Controle interno

Antecedentes e origem.

Nas cidades do Egito, Fenícia, Síria, entre outros, observamos a contabilidade de entrada única. Na Idade Média, os livros contábeis pareciam controlar as operações comerciais; é em Veneza que, em 1494, o franciscano Fray Lucas Paccioli ou Pacciolo, mais conhecido como Lucas di Borgo, escreveu um livro sobre contabilidade de dupla entrada.

É na revolução industrial que surge a necessidade de controlar as operações que, devido à sua magnitude, foram realizadas por máquinas operadas por várias pessoas.

Pensa-se que a origem do controle interno surge com a dupla entrada, que era uma das medidas de controle, mas não foi até o final do século XIX que os empresários se preocuparam em formar e estabelecer sistemas adequados para a proteção de seus interesses. interesses.

Em geral, podemos afirmar que a consequência do crescimento econômico dos negócios implicou maior complexidade na organização e, portanto, em sua administração.

Qual é o controle interno?

O Controle Interno é a base onde repousam as atividades e operações de uma empresa, ou seja, que as atividades de produção, distribuição, financiamento, administração, entre outras, são regidas pelo controle interno.

É um instrumento de eficiência e não um plano que fornece uma regulamentação policial ou do tipo tirânico; o melhor sistema de controle interno é aquele que não prejudica as relações empresa-cliente e mantém relações de alta dignidade humana. empregador para empregado.

A função de controle interno é aplicável a todas as áreas de operação do negócio, sua eficácia depende da administração obter as informações necessárias para selecionar as alternativas que melhor atendem aos interesses da empresa.

O controle interno deve estabelecer um estudo prévio das necessidades e condições de cada empresa.

O controle interno de acordo com as normas e procedimentos de auditoria em seu glossário técnico define-o como:

"É representado pelo conjunto de políticas e procedimentos estabelecidos para fornecer garantia razoável de ser capaz de alcançar os objetivos específicos da entidade."

A estrutura do controle interno

Consiste nos seguintes elementos:

Ambiente de controle.

Sistema de contabilidade.

Procedimentos de controle.

Qual é o objetivo de um sistema de controle interno?

Tem vários objetivos, tais como:

Evite ou reduza a fraude. Salvaguardas contra resíduos. Salvaguardas contra a insuficiência. Conformidade com políticas operacionais em bases mais seguras. Verifique a correção e a veracidade dos relatórios contábeis. Proteger os ativos da empresa. Promover a eficiência na operação e fortalecer a adesão aos padrões estabelecidos pela administração.

Controle Interno na Auditoria das Demonstrações Financeiras

1. Estudo e avaliação da organização.

2. Estudo e avaliação de sistemas e procedimentos.

3. Estudo e avaliação de fluxogramas.

4. Estudo e avaliação do sistema de controle interno.

5. Análise fatorial:

Técnicas a serem aplicadas no planejamento da auditoria.

1. Estudo e avaliação da organização.

Para que o auditor esteja plenamente consciente da estrutura orgânica e colete elementos para estudar e avaliar a organização e a equipe humana que a compõe, deve começar obtendo um organograma detalhado da mesma, caso não exista, será necessário mais uma razão para o auditor prepará-lo ou atualizá-lo e, no desenvolvimento dessa tarefa, você encontrará uma magnífica oportunidade para começar a conhecer o funcionamento organizacional da entidade ou a função sujeita a auditoria e, acima de tudo, as pessoas envolvidas.

Na obtenção do organograma, recomenda-se que seja preparado cobrindo os seguintes pontos:

Abranja toda a entidade ou função sujeita a revisão. Conter as posições principais da entidade e toda a estrutura no caso de revisão de uma função. Os tipos de autoridade são perfeitamente estabelecidos se forem lineares, funcionais e de pessoal.

2. Estudo e avaliação de sistemas e procedimentos.

Representa uma das ações mais importantes no planejamento e desenvolvimento de qualquer trabalho de auditoria.

Toda entidade deve ter manuais de sistemas e procedimentos operacionais nos quais o auditor deve basear-se para fazer seu estudo e avaliação desses conceitos, mas descobrimos que muito poucas são as entidades que os possuem; nesses casos, o auditor deve desenvolvê-los. para seus propósitos.

Podemos observar alguns problemas:

A extensão que deve ser dada e que está diretamente relacionada ao tempo atribuído ao auditor para realizar seu trabalho. Bem como a capacidade de descrever procedimentos operacionais.

Vamos considerar que um sistema é a conjunção de procedimentos operacionais enquadrados em políticas administrativas e / ou disposições de controle, o estudo e a avaliação desses procedimentos devem ser realizados independentemente por cada um dos que compõem esse sistema, Posteriormente, uma vez identificados todos os que compõem o sistema, realize o estudo e a avaliação geral do sistema.

O estudo e a avaliação de um procedimento operacional podem ser realizados na seguinte ordem:

Primeiro: identifique as generalidades do procedimento:

a nome, b) A que sistema ou função operacional pertence.

c) Por onde começa?

d) Onde termina.

e) Quais objetivos ela busca.

f) Quais políticas administrativas e / ou disposições de controle devem ser respeitadas.

Segundo: Descreva sequencialmente as atividades envolvidas no procedimento, sujeitas a análise e avaliação.

3. Estudo e avaliação de fluxogramas.

O estudo e avaliação de fluxogramas é realizado por meio de uma representação gráfica dos procedimentos operacionais.

Técnica de fluxograma (fluxograma)

Indica o ponto de partida do diagrama e sua localização.

Significa um documento.

Letras maiúsculas dentro do retângulo indicam o documento afetado, por exemplo, OC = pedido e números de compra são colocados nas bordas para mencionar se é o original (1) e se são cópias (2).

Com a marca no índice inferior direito

Indica a preparação de um documento.

Documento com assinatura ou lacrado.

Indica que servirá de base na preparação de documentos contábeis ou apoiará esses documentos.

Mostra o movimento físico dos documentos.

Indica que um documento nunca retornará ao fluxo. Também é usado para mostrar que o documento é enviado a alguém de fora da empresa ou enviado a algum departamento interno onde os detalhes ou usos não são de responsabilidade da auditoria.

Documento para algum propósito especial, registro de livro ou base para a preparação de outro documento.

Arquivo de documento temporário.

Documento destruído.

- Os documentos podem terminar em:

o arquivo permanente.

o Vá para outro fluxo.

o Passe para fora do fluxo.

o Destruir.

Indica operação, descrevendo-se brevemente.

Relatórios ou listagens.

Inclui o sistema contábil, como livros, registros contábeis, documentos comprovativos.

Registro contábil de auxiliares e registros até o último destino.

As descrições no diagrama devem ser anotações mínimas e simples de letras ou números, anexando em uma folha adicional o significado dessas letras.

4. Estudo e avaliação do sistema de controle interno.

O controle interno inclui o plano da organização e todos os métodos e procedimentos coordenados em uma entidade para proteger seus ativos, verificar a razoabilidade e confiabilidade de suas informações financeiras e as informações administrativas e operacionais complementares, promover a eficiência na operação e provocar adesão às políticas prescritas pela administração.

De acordo com o Boletim 3050, emitido pela Comissão de Normas e Procedimentos de Auditoria, dentro de suas generalidades, explica-nos que o estudo e a avaliação do controle interno são realizados para cumprir o padrão de execução do trabalho que exige que “o auditor deve executar um estudo e avaliação adequados do controle interno existente, que servirá de base para determinar a natureza, extensão e oportunidade que dará aos procedimentos de auditoria ”.

O controle interno é dividido em:

Controle Administrativo, onde deve ser observado e aplicado em todas as fases ou etapas do processo administrativo.

Financeiro - Controle contábil, principalmente orientado ao controle das atividades financeiras e contábeis de uma entidade.

A conjunção desses dois elementos leva ao Sistema de Controle Interno Abrangente.

A Comissão de Normas e Procedimentos de Auditoria do Instituto Mexicano de Contadores Públicos, em seu boletim 5030, mostra a metodologia para o Estudo e avaliação do Controle Interno, onde recomenda que esse processo seja realizado por ciclos de transação, uma vez que um estudo por contas perde da dinâmica dos negócios. Os ciclos básicos de transações a serem considerados são: receita, compras, produção, folha de pagamento e tesouraria.

O estudo do controle interno visa saber como é o controle interno, não apenas nos planos de gerenciamento, mas na execução real das operações do dia-a-dia.

A avaliação do controle interno é a estimativa do auditor, feita com base nos dados que ele já conhece no estudo e com base em seu conhecimento profissional, do grau de eficácia que esse controle interno fornece.

A partir deste estudo e avaliação, o Contador Público pode deduzir a natureza dos diferentes testes no mesmo item. A extensão dos procedimentos de auditoria dos funcionários e a oportunidade em que serão utilizados para obter os resultados mais favoráveis possíveis dependerão disso.

Maneiras de fazer o estudo e avaliação do controle interno.

Métodos:

a) Método descritivo ou de memorando.

b) Método gráfico.

c) Método de questionário.

Método descritivo:

Consiste na descrição das atividades e procedimentos utilizados pelo pessoal nas várias unidades administrativas que compõem a entidade, fazendo referência aos sistemas contábeis ou registros relacionados a essas atividades e procedimentos.

A descrição deve ser feita de forma que siga o curso das operações em todas as unidades administrativas que intervenham, nunca será praticada isoladamente ou subjetivamente.

Detalhar por escrito os métodos contábeis e administrativos em vigor, mencionando os registros e formulários contábeis utilizados pela empresa, os funcionários que os administram, quem são as pessoas que guardam ativos, quanto recebem por salários, etc.

As informações são obtidas e preparadas conforme apropriado pelo Contador Público, por funções, por departamentos, por algum processo adequado às circunstâncias.

A forma e extensão da aplicação deste procedimento dependerá, é claro, da prática e julgamento do Contador Público observado a esse respeito, e que pode consistir em:

A. Prepare suas anotações sobre o estudo da empresa para cobrir todos os aspectos de sua revisão.

B. Que as notas relativas contêm observações apenas sobre as deficiências do controle interno encontrado e devem ser mencionadas em seus documentos de trabalho, também quando o controle existente nas outras seções não cobertas por suas notas for adequado.

A operação na unidade administrativa anterior e seu impacto na próxima unidade devem sempre ser levados em consideração.

Vantagem:

O estudo é detalhado de cada operação com a qual é obtido um melhor conhecimento da empresa.

O contador público é obrigado a fazer um esforço mental, que é habitual na análise e análise das situações estabelecidas.

Desvantagens:

Algumas situações anormais podem passar despercebidas.

Não há índice de eficiência.

Método Gráfico

Consiste no uso de questionários previamente preparados pelo auditor, que incluem perguntas sobre como as operações são gerenciadas e quem é responsável pelas funções.

Os questionários são formulados de forma que as respostas afirmativas indicam a existência de uma medida de controle adequada, enquanto as respostas negativas indicam falha ou fraqueza no sistema estabelecido.

Vantagem:

Representa uma economia de tempo.

Devido à sua amplitude, abrange diferentes aspectos, o que contribui para descobrir se algum procedimento foi alterado ou descontinuado.

É flexível conhecer a maioria das características do controle interno.

Desvantagens.

O estudo deste questionário pode ser trabalhoso devido ao seu comprimento.

Muitas das respostas, positivas ou negativas, são irrelevantes se não houver uma idéia completa do motivo pelo qual essas respostas existem.

Seu uso é o mais difundido, devido à velocidade de aplicação.

Dos métodos vistos acima, nenhum deles lida em profundidade relativa com o elemento chave da entidade, o humano.

Para cobrir essa lacuna, é apresentado um quarto método:

Detecção de funções incompatíveis.

O auditor, através do uso de questionários simples, detectará funções incompatíveis do pessoal envolvido na operação, administração, controle e operação da entidade sujeita a auditoria.

É apresentada como uma folha de questionário, na qual a função principal é mencionada no canto superior direito, e os nomes dos artistas são anotados lá; então, no lado esquerdo da folha, outras funções são registradas onde nomes dos artistas, se o nome da pessoa que executa a função principal for repetido nas outras funções, isso constitui uma função incompatível que será anotada abaixo na coluna de observações e, consequentemente, teremos descoberto uma falha no controle interno.

Estudo e avaliação do controle interno por ciclos de transação.

Consiste em identificar, pelo auditor, ciclos de transações cujo controle interno estará sujeito a revisão e avaliação. Essa identificação inclui a determinação das funções aplicáveis a cada ciclo com base em suas características específicas.

Para ajudar o auditor, ele deve confiar nos boletins da série 6000 de Normas e Procedimentos de Auditoria emitidos pela Comissão de Normas e Procedimentos de Auditoria do Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

5. Análise fatorial:

Consiste na distinção e identificação dos fatores que concorrem nos resultados operacionais de uma entidade para chegar ao conhecimento de cada fator, a fim de determinar sua contribuição para o resultado das operações realizadas.

A análise fatorial é concebida como a operação de uma entidade como resultado da combinação ponderada de seus componentes genéricos, alguns internos e outros externos, chamados de "fatores operacionais".

A identificação, análise e estudo desses fatores devem ser levados em consideração a atividade ou negócio da entidade e sua finalidade, uma vez que é óbvio que eles não serão os mesmos fatores que afetam entidades industriais ou comerciais, a venda de serviços ou produtos com fins lucrativos, sem fins lucrativos, governamentais ou não governamentais.

Para ilustrar o exposto, mencionaremos os fatores internos de uma entidade industrial.

- Meio Ambiente.

Administração.

- produtos.

- processos.

- função financeira.

- Instalações de produção

- Mão de obra

- Matérias primas.

- Produção.

- Marketing.

- contabilidade.

- Estatisticas.

O objetivo da análise fatorial aplicada a uma entidade é quantificar a contribuição de cada fator no resultado das operações que ela realiza; é, portanto, um meio de controle.

O auditor deve confiar no uso de questionários para esse fim.

Esta declaração deve ser complementada com a aplicação de índices financeiros simples, comparando quantitativamente os componentes de cada fator para avaliar sua contribuição para o resultado das operações da entidade.

Conclusões

O controle interno é definido como: "É representado pelo conjunto de políticas e procedimentos estabelecidos para fornecer garantia razoável de que é possível atingir os objetivos específicos da entidade".

O Contador Público deve realizar um estudo e avaliação adequados dos controles internos existentes na empresa que ele examina, com o objetivo básico de determinar a confiança que ele pode atribuir a cada fase e atividade do negócio, para especificar a natureza, o escopo e a oportunidade que ele deve dê sua evidência de auditoria.

Técnicas a serem aplicadas no planejamento da auditoria.

1. Estudo e avaliação da organização.

2. Estudo e avaliação de sistemas e procedimentos.

3. Estudo e avaliação de fluxogramas.

4. Estudo e avaliação do sistema de controle interno.

5. Análise fatorial:

O estudo do controle interno visa saber como é o controle interno, não apenas nos planos da administração, mas na execução real das operações diárias.

A avaliação do controle interno é a estimativa do auditor, feita com base nos dados que você já conhece no estudo e com base no seu conhecimento profissional, sobre o grau de eficácia que esse controle interno fornece.

Maneiras de fazer o estudo e avaliação do controle interno.

Método descritivo:

Método gráfico.

Indica por meio de tabelas e gráficos o fluxo de operações pelos postos ou locais onde são estabelecidas as medidas de controle para o exercício das operações.

Método de questionário.

Consiste no uso de questionários previamente preparados pelo auditor, que incluem perguntas sobre como as operações são gerenciadas e quem é responsável pelas funções.

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