O mundo da comercialização e dos negócios torna-se cada vez mais competitivo, exige maior qualidade na concepção e controle da execução dos projetos e apela ao uso de Novas Tecnologias da Informação e Comunicações (NTIC), para garantir maior qualidade Eficiência na Gestão Integrada de Projetos (DIP) associada ao processo de investimento, melhoria do negócio e desenvolvimento da Ciência e Tecnologia de forma a satisfazer os requisitos da gestão de projetos com base no cliente.
O principal objetivo do trabalho é apresentar uma metodologia que integre estrategicamente a gestão por objetivos ao nível do projeto, planeamento com abordagem sistémica, gestão da qualidade, utilização de sistemas avançados de custos, contabilidade, aplicação de TIC e logística num único sistema informático capaz de garantir a gestão dos projectos e promover a sua utilização em universidades e empresas avançadas, como meio de organizar e orientar o processo de investimento.
A metodologia é desenvolvida em suporte de hipertexto em CD, com links para demonstrações ilustrativas em Power Point, Excel e Access. Os métodos de trabalho são descritos fazendo uso de e-mail, Outlook, servidores e páginas da web. Projetos reais executados seguindo a metodologia desenvolvida são desenvolvidos como exemplos e exercícios. O aconselhamento à distância é fornecido com o apoio do CD.
O sistema de cut-off, fazendo uso de marcos, linhas de evolução e link em Excel, permite desenvolver a análise do comportamento do projeto e tomar decisões com base no cumprimento dos objetivos e na satisfação do cliente.
GESTÃO INTEGRADA DE PROJETOS (GESTÃO DE PROJETOS) SUPORTADA POR TECNOLOGIAS DE COMPUTADOR E COMUNICAÇÕES NO ÂMBITO DA MELHORIA DE NEGÓCIOS.
Apresentação
O desenvolvimento acelerado da Ciência e Tecnologia, a política de organização por projetos e de valorização do negócio, criam as condições necessárias para a aplicação da Gestão Integrada de Projetos (DIP) com o apoio das Novas Tecnologias da Tecnologia da Informação e Comunicações (NTIC) de forma a atingir os objetivos, encurtando os prazos, dentro do orçamento e com a qualidade exigida nos projetos de investimento.
Para atingir este objetivo, é necessário integrar no projeto a gestão estratégica, gestão da qualidade, sistemas avançados de custos, contabilidade e logística, apoiados pelos NTICs, O trabalho permite, com o uso das TIC e com abordagem sistêmica, estabelecer um sistema de Gestão de Projetos que permite seu desenvolvimento desde a fase de Planejamento e Programação até o Controle de Execução utilizando técnicas de previsão que vinculam o Projeto e o Excel.
O trabalho realizado consiste na elaboração de uma metodologia de organização e gestão de projetos com a utilização de sistemas informáticos profissionais atualizados que permitam a sua aplicação nos setores da economia nacional.
A metodologia proposta analisa a sequência de execução para a concepção de projetos de organização e gestão, com base no método de rede e apoiada nos mais modernos sistemas informáticos profissionais como o Project 2 000 e add-ons Office 2000. É desenvolvida a aplicação de algoritmos de otimização, avaliação de variantes e análise de custo e tempo. O diagrama de barras e a curva de distribuição de recursos são obtidos em função do cronograma. No processo de controlo de execução, desenvolve-se a avaliação do projecto ou grupo de projectos, com técnicas de diagnóstico e prognóstico que fornecem os elementos necessários à tomada de decisão no âmbito do DIP recorrendo a redes informáticas e correio. eletrônico.Para definir o sistema informático a utilizar partimos do estudo dos sistemas que são utilizados internacionalmente nesta área, como Primavera, Champion, Superproject e Microsoft Project. A determinação da proposta de utilizar o Microsoft Project como sistema profissional para adaptá-los à metodologia descrita baseou-se em dois aspectos fundamentais: O primeiro nas possibilidades que oferece devido à sua ligação com Word, Access e Excel bem como com a utilização do e-mail através do Outlook que valorizam diretamente o sistema e no segundo através da formação de especialistas em cursos de pós-graduação, mestrado e diploma que tenham como conteúdo uma formação inicial básica ligada aos conhecimentos de Microsoft Office em todos estes cursos.
Este sistema permite o desenvolvimento de projetos, dos mais simples aos mais complexos, com participação multidisciplinar. O sistema possui uma ajuda que facilita seu uso.
No processo de planejamento dos projetos de uma empresa fazendo uso de programação estruturada, marcos e subprojetos quando necessário, esta programação passa a fazer parte de um banco de dados, fazendo uso de e-mail em alguns casos e em outros o disquete pode ser usado como um meio de atualização. Os data warehouses também podem ser uma boa solução .
O loop de controle de execução é repetido tantas vezes quanto os marcos têm o cronograma estruturado.
O sistema será depositado em um servidor onde cada gerente de projeto poderá inicialmente depositar sua documentação e posteriormente atualizá-la desde o local de origem por e-mail, de acordo com os desligamentos programados para relatar o cumprimento dos objetivos associados aos critérios de a medida. As informações são recebidas pelo administrador do servidor e nele depositadas para facilitar seu uso pelos usuários ou interessados.
Os participantes do projeto terão acesso às informações independentemente de onde estejam desenvolvendo seu trabalho. A continuidade do desenvolvimento do projecto é garantida independentemente de os interessados se encontrarem em locais, zonas ou países diferentes desde que as tarefas precedentes que terminem, depositem no sistema a informação dos resultados necessários para dar continuidade nas restantes tarefas.
A gestão poderá entrar no sistema e ser informada da situação apresentada pelos projetos e tarefas em execução para avaliar o cumprimento dos objetivos através do cumprimento dos critérios de medição e analisar as possíveis soluções para os problemas apresentados, com base nos sistema de informação e fazendo uso de tecnologias de informação e comunicação.
A administração avaliará a proposta e, uma vez aprovada, passará para a próxima etapa. O mesmo procedimento será seguido para a etapa de encerramento.
Na fase de projeto é avaliada a programação no tempo, com análise do caminho crítico onde é essencial e os custos por tarefas ou etapas com o seu fluxo de caixa. Para projetos complexos, problemas de qualidade e logística são inseridos nas etapas de projeto e controle de execução.
A fase final de encerramento do projeto não terá início até que a administração avalie e aprove os resultados finais obtidos e sua correspondência com os objetivos do projeto e a satisfação do cliente.
Nas etapas de desenvolvimento do projeto, a execução é uma das mais importantes devido à sua complexidade e à importância de tomar as decisões necessárias para atingir seus objetivos no menor tempo possível, dentro do orçamento e do orçamento. com a qualidade requerida.
Um projeto bem planejado, com estudo de alternativas, avaliações, com bom cronograma, definições de qualidade e orçamento, facilita a tarefa de gestão na fase de execução.
Durante o processo de planejamento foi desenvolvida a programação estruturada do projeto e, com base nisso, foi elaborado o mapa computacional com o objetivo de facilitar a gestão do conhecimento do projeto, conceito muito importante para desenvolver um bom controle de execução.
Para desenvolver um processo eficiente, é necessário ter uma programação estruturada com pontos de corte, um sistema de informação atualizado capaz de garantir uma análise da informação, onde é selecionada, de acordo com o nível da estrutura correspondente, com o objetivo desenvolver um sistema de controle eficiente no qual é feita uma avaliação do projeto no corte I, é feita uma previsão com metas viáveis a serem alcançadas no corte seguinte e as decisões cabíveis são tomadas, com base na caracterização do comportamento do esboço, projeto.
Para o sucesso da execução é necessário desenvolver um trabalho de gestão de equipe onde o papel do gestor como líder seja decisivo.
Na programação, as I cortes são feitos de acordo com a estratégia seguida, a informação é organizada em armazéns de dados, tabelas gráficas e avaliações entre outros, as informações são analisadas e agrupadas de acordo com os interesses das partes interessadas, com vista para que possam realizar o controle de execução do projeto, os resultados da avaliação dos critérios de medição, os controles anteriores, o controle com análise de variantes para o ajuste associado a custo, logística, tempo e qualidade para finalmente tome decisões, faça previsões e proceda para ajustar e atualizar o sistema. O diagrama representa aproximadamente as etapas mais importantes no controle de execução.
Para ver o gráfico selecione a opção ¨Download work¨ no menu superior
No processo de execução, o conceito de mapa informatizado facilita a interpretação gráfica dos controles por cortes que são executados no sistema. Definida a data de corte I, a linha de progresso e o acompanhamento, fica disponível a informação correspondente ao progresso físico real do projeto e os custos para esta data.
No corte I-1 anterior, as tarefas com dificuldades foram detectadas e os objetivos a serem alcançados para este corte foram definidos com as ações necessárias tanto pelo gerente do projeto quanto pela direção da empresa.
Esta análise também é válida para especificar o controle entre o gerente de projeto e os gerentes de tarefas de resumo.
Com as informações e análises desta seção I e da anterior I - 1 é possível organizar as informações para realizar o controle do projeto.
O uso de servidores e páginas da web são meios que facilitam as informações e comunicações entre interrupções programadas para controlar a execução do projeto.
Esses cortes serão espaçados adequadamente de acordo com os pontos críticos de controle que o projeto possui, mas no intervalo existem dificuldades que devem ser tratadas em tempo hábil dentro das projeções de trabalho dadas no corte anterior. O trabalho dinâmico da equipe entre os cortes programados, garante um direcionamento adequado dentro dos critérios neles definidos. É necessário equilibrar o uso de estratégias em cortes, táticas em cortes e operacionais.
A caracterização dos problemas com a análise da informação requerida permite fazer um diagnóstico para realizar um controlo da execução do projecto e avaliar o desempenho nos diferentes níveis da estrutura.
Uso de redes de computadores no trabalho em equipe
No processo de integração do projeto, são definidos a sua estrutura, grupo de trabalho inicial, métodos de comunicação, sistemas de controle e meios de trabalho. No processo de trabalho à medida que o diretor aperfeiçoa suas relações, o grupo passa a atuar como uma equipe integrada, na qual as caracterizações dos problemas, o diagnóstico, as avaliações e as propostas de decisão são implementadas de forma eficaz.
A equipa de trabalho avalia as opções sobre o método de envio de mensagens que pode utilizar para comunicar com os seus membros de acordo com os meios disponíveis. As opções podem ser: o Relatórios orais. o Relatórios escritos. o Disquetes. o Uso de redes eletrônicas.
o Email o Servidores. o Email e Web.
Técnicas de comunicação e redes de computadores bem utilizadas evitam reuniões e papelada desnecessários.
A estrutura funcional controla os objetivos parciais que correspondem a executar de acordo com a programação associada aos recursos humanos e materiais, deposita a informação na rede e o gestor do projeto conta com ela para a análise e avaliação dos problemas com os objetivos de tomar as decisões correspondentes.
Relatórios escritos e papelada dificultam o trabalho fundamental do gerente de projeto. O sistema de controle e as propostas para tomadas de decisão e ajustes podem ser depositados na rede para uso da alta administração. O uso de TICs facilita o trabalho dos gerentes de projeto.
Os controles são sistemáticos e planejados de acordo com os pontos críticos do projeto materializados em marcos e cortes, nos quais se combinam o controle de custo, prazo, qualidade e logística.
O sistema deve garantir as informações necessárias aos integrantes da equipe de trabalho, os ajustes realizados e as metas a serem alcançadas no próximo corte. Este processo é realizado, sempre que possível, valendo-se da rede informática e da pirâmide de gestão de acordo com a matriz de responsabilidades definida para o projeto.
Nesse processo, o email pode ser usado com grandes vantagens. Os ajustes do sistema devem ser enviados aos membros da equipe de trabalho para garantir uma boa conformidade com as metas no próximo corte.
Para os recursos atribuídos ao projeto, o sistema é configurado, enviando-lhes as informações de que precisam para direcionar seus trabalhos.
O gráfico a seguir representa a forma de envio de todo ou parte do projeto por e-mail.
A lista de endereços é compilada de acordo com as necessidades de informação do projeto.
O sistema informático, uma vez configurado o Projecto com Outlook, permite utilizar o e-mail enviando o projecto como um módulo com as respectivas configurações. Para facilitar a compreensão e caracterização dos problemas, os gráficos, fotos digitais ou diagramas em power point necessários podem ser associados às tarefas. Também é possível vincular a tarefa a um relatório em palavras que explica em detalhes a caracterização do problema, os efeitos e as possíveis decisões finais. Isso possibilita ter informações atualizadas sobre os projetos, facilitando a análise e a tomada de decisões.
Os interessados podem selecionar as informações de seu interesse e enviá-las por email.
O e-mail também será utilizado no trabalho da equipe gestora por meio da transferência de informações entre as partes interessadas nos projetos. Podem ser enviados diagramas de barras com a programação, tabelas e gráficos representativos do andamento do projeto, curvas de custo e tempo planejadas com seu cumprimento e muito mais dependendo das características do projeto e das necessidades de informação da gestão. As páginas da Web são uma ferramenta amplamente usada pelas facilidades que fornecem para a interpretação dos resultados em gráficos e tabelas.
A generalização do trabalho até agora possível a partir do Aconselhamento baseou-se fundamentalmente na estratégia de considerar então no resultado da aplicação, a formação de especialistas através da formação em serviço com a utilização do informação suportada em forma de hipertexto em word com links para Excel, Project, Access e Power Point com exemplos resolvidos e interações que facilitam a sua aplicação.
A crescente procura de aplicação do resultado e a análise da necessidade de alargar este resultado aos diferentes especialistas tem levado ao facto de já se estar a preparar um curso a distância nesta matéria tanto para garantir a formação dos especialistas da pós-graduação como para garantir a generalização do resultado aplicada às empresas produtivas e de serviços. A prova de introdução e aplicação foi desenvolvida através do curso de mestrado onde na sua avaliação foi apresentada a aplicação da metodologia a um projeto real. Foi então interessante o encaminhamento do projecto e o seu desenvolvimento pelos alunos através da intranet do ISPJAE com a utilização de hipertextos e a avaliação através da utilização de caixas de correio ou por email.garantindo a comunicação aluno-professor com a utilização do projeto como módulo integrado ao sistema informático.
Conclusões
O conteúdo do trabalho proporciona uma síntese da metodologia utilizada para a elaboração de projetos de investimento e destaca a utilização de ferramentas informáticas para a resolução de problemas profissionais com base na análise de sistemas Projeto 2.000 e seu OFFICE 2.000 acessórios.
A fase de controle da execução do projeto é a mais complexa do processo e deve ser abordada com pontos de corte a partir do cumprimento dos objetivos parciais, representados no cronograma estruturado pelos marcos onde se refletem os critérios de medição associados ao controle do projeto. custo, prazo, qualidade e logística.
A complexidade dos projetos, a participação multidisciplinar e a incidência de várias instituições em função da solução de um problema abordado em ciclo completo, exige a utilização de sistemas informáticos flexíveis de uso comum e de fácil acesso a especialistas.
As facilidades fornecidas pelo sistema de enviar todo o projeto ou parte dele como um módulo para os interessados, para que eles possam analisar a parte que lhes corresponde e tomar as medidas apropriadas para realizar as tarefas que lhes correspondem, de acordo com Com os resultados obtidos pelos antecessores, permite o desenvolvimento de trabalho conjunto e avaliações abrangentes que garantam o gerenciamento eficaz dos projetos, desenvolvendo a criatividade e a inovação com a participação ativa da equipe gerencial, permitindo a racionalização de relatórios e reuniões supérfluas que geram perdas. de tempo desnecessário.
A combinação de controle de tempo e custo, a utilização de um sistema de custos eficiente que permite avaliar alternativas, aproveitar o fluxo de caixa e desenvolver conceitos de gestão de projetos de acordo com as demandas atuais do meio ambiente, garante o sucesso do projeto.
A utilização de hipertexto na rede informática para a análise e resolução de problemas durante a execução do projecto, a aplicação do Projecto, Excel, Access e Word, o envio do projecto por e-mail para a caixa de correio do professor para revisão e seu retorno para sua adaptação, desenvolve no especialista as habilidades no uso das TIC. O desenvolvimento de competências nas NTIC permite a sua atualização remota permanente.
Tomando como base as informações nos cortes, as avaliações com as decisões tomadas, as características do próximo intervalo de corte e o conjunto de índices e indicadores representativos da caracterização do projeto, é possível avaliar o comportamento do projeto e as decisões necessárias para garantir seu desenvolvimento a partir da elaboração de uma previsão em bases objetivas que o caracterizam.
A metodologia garante um sistema único de documentação de projetos em base informática de fácil acesso aos integrantes do processo de investimento, garantindo a comunicação entre os participantes e a interpretação dos resultados nos cortes programados no sistema.
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Autores
Dr. Ing. MSc. Roberto Delgado Victore.
Dr. em Ciências Técnicas. Professor titular. Especialista em Desenho e Controle de Projetos de Engenharia e Arquitetura. Professor de Organização e Gestão de Projetos de Engenharia. Conselheiro do Ministério da Educação Superior para
Direção de Projetos de Ciência e Tecnologia. Formou-se na Universidade de Havana em 1968. Participou de cursos e projetos internacionais na Alemanha, Itália, Bélgica, Honduras e Espanha, entre outros. Possui inúmeras publicações e livros.
Lic. María Antonia Vérez García.
Diretor de Contabilidade. Professor assistente.
Formou-se em 1978 pela Universidade de Havana com o título de Bacharel em Controle Econômico. Participou de cursos e eventos internacionais na Espanha e Alemanha.
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