As decisões são uma parte essencial da vida, tanto dentro quanto fora do trabalho. Os executivos são responsáveis por decidir entre duas ou mais opções. A tomada de decisão abrange todo o processo de tomada de decisões boas e eficazes, desde a liberação inicial até a implementação.
Definir decisões
Uma decisão é um julgamento ou uma escolha entre duas ou mais opções, e é algo que surge em inúmeras situações, seja para resolver um problema ou para aplicar uma medida. Por definição, os gerentes devem saber tomar decisões.
Quem toma as decisões?
A decisão é escolher entre várias possibilidades, e é o executivo quem faz essa escolha. Uma decisão pode ser tomada imediatamente, mas geralmente envolve um processo de identificação, análise, avaliação, escolha e planejamento. Para chegar a uma decisão, você deve definir seu objetivo, listar as opções disponíveis, escolher entre elas e, em seguida, aplicar essa opção. As decisões e o processo de tomá-las são essenciais na gestão.
Classificar decisões
As decisões que um gestor deve tomar incluem rotina, emergência, estratégica e funcional. Muitas decisões são rotineiras: repetem-se as mesmas circunstâncias e decide-se por medidas cuja eficácia já foi comprovada. No entanto, existem situações que não têm precedentes: a decisão é tomada naquele momento, à medida que os acontecimentos se desenrolam. São decisões emergenciais e podem ocupar quase todo o tempo de um gerente. A maneira mais exigente de tomar decisões está relacionada às decisões estratégicas: a tarefa mais importante de um gerente é decidir metas e objetivos, e transformá-los em planos concretos ou decisões secundárias. As decisões funcionais, especialmente aquelas relacionadas a 'questões de pessoal' (contratação e demissão), requerem um tratamento particularmente delicado.
Divida o processo
Chegar a uma decisão é um processo mental. O primeiro passo é identificar o tema a ser abordado e priorizar os objetivos. Uma análise da situação revelará as opções impossíveis ou impraticáveis, deixando uma série de outras possibilidades para uma avaliação mais detalhada. Neste ponto, você pode recorrer à opinião de outras pessoas. As vantagens e desvantagens de cada medida devem ser avaliadas cuidadosamente, tendo em mente o objetivo final. Finalmente, um plano pode ser elaborado para mostrar como a decisão será implementada.
Compare Soluções
A maioria das decisões executivas envolve a solução de um problema e pode ser encontrada de várias maneiras. Por exemplo, pode haver uma solução clara e correta (baseada em fatos e números); pode haver uma intuição que parece correta (baseada na experiência); pode haver uma solução que precisa ser testada realizando-a (ou simulando-a); pode haver uma solução que funcione a longo prazo, mas não a curto prazo (como consertar um gargalo na fábrica investindo dinheiro), ou pode haver uma solução confusa, que aparentemente funciona, mas não tem limites claros (como o lançamento de um novo produto e espere para ver se ele modifica os parâmetros de mercado).
Entenda os riscos
A maioria das decisões envolve certo risco, embora existam algumas mais arriscadas do que outras. Às vezes, mesmo quando há opções teóricas, suas desvantagens são tão grandes que não há alternativa real. Isso pode ser o resultado de uma decisão original inadequada. Uma empresa pode ter usado seus recursos ao máximo ao decidir investir em uma nova fábrica. Você pode decidir interromper o projeto, mas corre o risco de falência. É impossível evitá-lo se a nova planta atender aos objetivos. Portanto, aposentar-se é mais arriscado do que seguir em frente. Você também pode considerar os riscos de repercussões. Reduzir a força de trabalho pode parecer um risco baixo, mas não é se você correr o risco de deteriorar o serviço.
A filósofa Ruth Chang apresenta na palestra a seguir uma visão muito interessante de por que é tão difícil para nós tomar decisões "complexas" e como devemos abordar esse processo para fazê-lo da melhor maneira possível. Super recomendado !!!
Estilo na tomada de decisão
Cada pessoa tem um estilo na hora de tomar decisões. Independentemente de seu estilo ser lógico ou criativo, o método deve ser racional e simples. Bons executivos não permitem que decisões ou seus resultados sejam afetados por circunstâncias pessoais.
Intuição e lógica
Acredita-se que a emoção, a imaginação, a intuição e a criatividade estejam localizadas de um lado do cérebro e a lógica, a linguagem, a matemática e a análise do outro. Embora as pessoas tendam a ter um lado dominante, isso não significa que os executivos caiam em duas categorias: o executivo intuitivo que decide de forma criativa e espontânea e o executivo lógico que trabalha de forma racional, com base no julgamento determinado por os dados. Qualquer que seja o estilo natural de tomada de decisão, sempre tente encontrar um equilíbrio entre os dois.
Seja sistemático
Independentemente do seu estilo de vida de tomada de decisão, ser sistemático tem suas vantagens. Métodos sistemáticos para chegar a uma decisão garantem que todas as questões relevantes sejam abordadas: as informações necessárias são coletadas, todas as alternativas são devidamente consideradas e comparadas, as dificuldades são identificadas e a viabilidade avaliada e as consequências são consideradas. Uma abordagem sistemática permite que você prepare medidas lógicas e eficazes para que o processo de decisão possa ser claramente explicado a qualquer colega ou cliente.
Correr riscos
Não são apenas as pessoas intuitivas que assumem riscos; qualquer resultado com um resultado incerto carrega algum elemento de risco, e até mesmo pessoas cujo pensamento é lógico estão em risco. Grande parte da diferença entre os dois métodos de se chegar a uma decisão está na abordagem mental: os pensadores intuitivos apostam em uma opção de cuja certeza estão convencidos, embora outros a considerem altamente improvável, enquanto os pensadores lógicos calculam todas as possibilidades e apenas então eles decidem tentar chegar à melhor opção. De uma forma ou de outra, tente minimizar o risco.
Responsabilidade própria
A tomada de decisão de cima para baixo leva à delegação de tarefas. Isso é natural para hierarquias, mas você deve decidir quais decisões tomar e quais delegar a outros.
Tome suas próprias decisões
Você tem que decidir quais decisões pode tomar sozinho. Avalie quais os seus subordinados podem fazer. Se a resposta for "nenhuma", sua avaliação da situação ou a contratação e o treinamento de sua equipe falharão. É preciso avaliar quais aspectos têm maior impacto nos resultados. As decisões relacionadas a estes aspectos devem ser reservadas para que possamos delegar os demais. Reservar uma tarefa não significa monopolizar o processo: a equipe pode participar da tomada de decisão enquanto continuamos com a decisão final.
Dan Ariely, renomado economista comportamental, expõe no vídeo a seguir algumas de nossas falhas na tomada de decisão e demonstra como a racionalidade nem sempre nos acompanha quando o fazemos. Interessante e divertido, além de educacional.
Delegar decisões
Lembre-se de que você é sempre responsável pelas decisões que delega; delegados de controle, especialmente nas áreas mais sensíveis. Você tem que usar essa visão geral para treinar e controlar; Tente conquistar a confiança das pessoas às quais você delega, mantenha o fluxo de informações e incentive outras pessoas a tomar iniciativas. Não antecipe ou dê contra-ordens a menos que seja absolutamente necessário. Uma decisão só deve ser rejeitada após uma discussão aprofundada com a pessoa em questão.
Decisão de Nível Inferior
Ao analisar as possibilidades, fica claro que quem tem mais liberdade para agir também deve tomar decisões. Por exemplo, é melhor aprovar pedidos de hipoteca nas filiais, é melhor decidir sobre as modificações da planta na fábrica, é melhor que a contratação seja feita por quem trabalha com o contratado, etc. Quem tem que conviver com as decisões tomadas deve participar delas. Mover as decisões para cima causa atrasos; quanto mais níveis hierárquicos houver, maiores serão os atrasos. Decidir em um nível inferior tem bons resultados em termos de velocidade e eficiência. Embora seja necessário controlar os delegados, eles logo se adaptarão ao seu papel.
Chegar a uma decisão
É essencial diagnosticar corretamente os problemas. Antes de tomar uma decisão, você deve identificar e definir claramente o problema e seus limites. Também significa identificar as outras pessoas que devem se comprometer e analisar o que esse compromisso implica.
Consultar outros
Além de identificar os problemas, você deve identificar as pessoas envolvidas. Você deve listar todos os que seriam afetados por uma decisão, como gerentes que têm seu próprio poder de decisão, outros departamentos cujo trabalho seria afetado e clientes e fornecedores. É necessário avaliar quem consultar para garantir que seu apoio e boa vontade possam ser obtidos. Quando uma decisão for tomada, certifique-se de que todos na lista saibam que você decidiu e por quê, independentemente de tê-los consultado ou não.
Quem envolver na decisão?
Como executivo, sua primeira decisão deve ser quem engajar, e como o número de pessoas que você pode engajar varia de nenhuma a todas, como quando se trata de uma equipe inteira em busca de consenso.
Uso dos Diretores
Os argumentos para tomar decisões coletivas são poderosos. É verdade que quatro olhos veem melhor do que dois, mas você não deve permitir que a responsabilidade se dilua entre tantas pessoas. Em qualquer caso, os conselheiros podem trazer experiências e conhecimentos valiosos. É preferível que uma pessoa com experiência na área em questão forneça o conselho. No entanto, uma vez considerada, a pessoa responsável deve usar sua autoridade para garantir que sua decisão seja respeitada, seja ela qual for.
Examine as decisões
Caso não possua total autonomia para atuar, não deixe de consultar a autoridade competente, não apenas para sua aprovação, mas para sua opinião. É sempre bom ter seus planos examinados por qualquer colega sênior, cuja opinião e experiência inspiram confiança. Mesmo que você não precise que seus superiores aprovem sua decisão, lembre-se de que é muito mais provável que eles forneçam informações valiosas se você os mantiver totalmente informados durante todo o processo de decisão.
Consulte Eficiência
Os membros da equipe de consultoria podem aumentar a eficácia de uma decisão de duas maneiras: primeiro, aqueles para quem você pede sua opinião devem ser capazes de dar uma contribuição real para o processo. Em segundo lugar, a chance de implementar sua decisão com sucesso sempre aumenta se as pessoas souberem o que estão fazendo e por quê: a maioria trabalha melhor se seu compromisso com o projeto for total. Não se esqueça de mostrar que as contribuições e opiniões que obteve foram tidas em consideração na sua decisão final.
Evite armadilhas
Em alguns casos, consultar outras pessoas pode levar a outras desvantagens. Primeiro, existe o fator tempo: quanto mais pessoas você consultar, independentemente de sua capacidade de contribuir com ideias, mais tempo levará para tomar uma decisão. E quanto maior o número de pessoas consultadas, maiores as chances de chegar a um beco sem saída. Em segundo lugar, você pode perder o controle de todo o processo se muitas pessoas estiverem envolvidas. Para evitar essas armadilhas, certifique-se de manter o controle sobre as questões e limitar o número de opiniões às que são realmente essenciais. Ao envolver outras pessoas em uma decisão, explique toda a situação. Falar pela metade pode rapidamente desencadear boatos, com a conseqüente redução do moral da equipe.
Diferenças culturais
Em todas as culturas, existem diferenças na realização de consultas. O método japonês chamado ringi é a forma formal de consultoria no Japão e possui profundas raízes culturais. Apesar de seu respeito inato pela hierarquia e autoridade, os japoneses discutem seus argumentos com seus superiores, mas uma vez que uma decisão consensual é tomada, conformidade e apoio são totais, e esta é a tendência em todo o Sudeste Asiático. No mundo britânico e norte-americano, continua a haver uma tendência de "comando e comando", ou seja, gestão de cima para baixo, mesmo entre os escalões superiores, embora um sistema de tomada de decisão mais consultivo tenha se tornado cada vez mais popular em Estes paises. Embora no topo sejam consultivas, as empresas europeias permanecem hierárquicas,tanto em níveis inferiores quanto na tomada de decisão.
Escute os outros
O gerente que revoga uma decisão após ouvir opiniões contrárias não está dando sinais de fraqueza, mas de bom senso. Ouvir positivamente não significa apenas ouvir as palavras, mas também compreender seu significado. O apoio à decisão impensado é inútil. Incentive aqueles que você consultar a serem honestos e certifique-se de que os interesses e as ideias sejam amplamente representados. Incentive a consulta contínua usando todos os métodos possíveis, desde reuniões de equipe até caixas de sugestões. Isso permitirá que você tome decisões com base em uma compreensão real das atitudes dos outros. Lembre-se de que consultar outras pessoas não significa estimular um debate sem fim, tentar obter opiniões e informações e ouvir o que está sendo dito, mas é você quem deve decidir as ações adequadas.
Métodos analíticos
Para chegar a uma decisão sólida, você deve analisar todos os dados relevantes. Existem várias ferramentas analíticas que são úteis e fáceis de usar. Use a análise para chegar a conclusões sólidas e, conseqüentemente, à tomada de decisões estratégicas sólidas.
Analise o VDOA
A análise VDOA é usada para determinar a posição de uma empresa, uma equipe ou um produto no mercado. O VDOA da sua empresa, um acrônimo para Virtues, Weaknesses, Opportunities, and Threats, é a chave para decisões futuras. Faça uma lista sincera e realista de acordo com os títulos que indicamos. Ao fazer isso, você pode descobrir dados valiosos - a análise sozinha muitas vezes revela áreas que você pode ter perdido - e pode querer perceber que as falhas de sua empresa podem ser tão importantes quanto seus pontos fortes. Depois de analisar seu próprio VDOA, analise o de seus concorrentes.
Relacionando Preço com Qualidade
Uma decisão importante é onde colocar um produto no mercado. Use uma matriz de preço / qualidade. Se o seu objetivo final for alto preço / alta quantidade, você pode inicialmente querer usar outra estratégia, como vender o produto a preço médio / qualidade média como uma etapa intermediária. Se a análise mostrar que suas margens de lucro mais baixas são compensadas pelo ganho de maior participação de mercado, ainda é possível lucrar vendendo produtos de alta qualidade a preços médios ou até mais baixos.
O objetivo das empresas é geralmente colocar um produto de alto preço / alta qualidade no mercado
Usando a Matriz Preço / Qualidade
Esta matriz demonstra que o aumento da qualidade do produto pode ser acompanhado por um aumento correspondente no preço, levando a melhores margens de lucro. A matriz oferece nove alternativas para posicionar a posição global do produto no mercado.
Combine várias análises
Para obter uma visão geral do quadro geral, várias análises podem ter que ser combinadas. A análise básica garante que os problemas sejam compreendidos e que decisões seguras possam ser tomadas para melhorar drasticamente os resultados. Combinar diferentes tipos de análise é uma forma de reforçá-la, e quanto mais robusta, mais fortes são os indicadores da decisão correta e maior a possibilidade de fazê-la corretamente. Por exemplo, a matriz preço / qualidade pode ser combinada com um estudo da taxa de crescimento do mercado e da participação relativa no mercado, ou PRM. O PRM representa as vendas como uma porcentagem das vendas combinadas de seus três principais rivais. O melhor PRM é 100% ou mais; se for menor, você não deve reduzir o alto preço do seu produto a um preço médio,porque sua participação de mercado não é grande o suficiente.
Diferenças culturais
O fenômeno da "paralisia pela análise" refere-se a um excesso de dependência da análise nos negócios que pode levar à incapacidade de decidir. É comum entre a comunidade empresarial americana, que pode se tornar obcecada por números. Os britânicos tendem a fazer análises inadequadas, enquanto outros europeus estão em algum lugar entre os dois extremos. Os japoneses fazem testes extensivos, mas evitam a "paralisia" agindo rapidamente.
Gere ideias
Criar novas ideias é essencial para dar um ar fresco à tomada de decisões. Ao procurar fontes de novas ideias, esforce-se para encontrar um equilíbrio entre imaginação e ação. O primeiro obstáculo a superar é fazer com que outras pessoas tenham novas ideias.
Tradições de perguntas
Ao tomar decisões, não aceite a “sabedoria convencional” cegamente. Verifique você mesmo e seja implacável em sua aplicação e aberto sobre as alternativas. Não é errado usar uma abordagem convencional, mas isso só deve ser feito depois de você ter examinado outras ideias novas e mais inovadoras de forma completa e objetiva. Compare o óbvio e fácil com o não-ortodoxo e difícil, e você poderá descobrir que o último é a melhor solução.
Debate
São realizadas reuniões de brainstorming para gerar novas ideias, para um grupo de pessoas entre três e oito - e pedir a cada um que apresente uma ideia (ou uma lista de ideias) sobre a decisão a ser tomada. À medida que cada ideia é apresentada, o facilitador deve anotá-la. Seja democrático, não rejeite nenhuma ideia e certifique-se de dar o mesmo valor à ideia de um subordinado e à de um gerente. Quanto mais ideias geradas, melhor, mas não as julgue, nem as analise, nem tome qualquer decisão durante a sessão.
Produza novas ideias
Ao formar um grupo para gerar ideias, os participantes devem ter diferentes conhecimentos e experiências. Defina tópicos e critérios relevantes de forma clara e certifique-se de que todas as ideias sejam registradas. É útil ter um moderador, que não contribua com ideias, para que a sessão não perca o rumo. Parte da função do moderador é usá-lo para gerar novas ideias. Quando ideias suficientes forem apresentadas, feche a reunião. Escolha as melhores ideias e dê seguimento. Você pode usar o mesmo grupo de pessoas para avaliar as análises e aconselhar a melhor alternativa.
Desenvolva o pensamento criativo
Em geral, há uma tendência a acreditar erroneamente que o pensamento criativo e, portanto, a capacidade de tomar decisões inovadoras, é algo inato que não pode ser aprendido. Tente desenvolver a qualidade e originalidade de suas ideias, adotando novas formas de pensar.
Contribua com novas ideias
Pessoas e empresas adotam formas de pensar assim como adotam outras coisas. Muitas empresas que rejeitam ideias avançadas inteiramente o fazem porque consideram as mudanças arriscadas. No entanto, existem maneiras de superar esse foco negativo e incentivar a aceitação do novo. Por exemplo, em qualquer tipo de reunião de brainstorming, você deve proibir o uso da resposta “Sim, mas…..”.
Decidir sobre uma medida
O objetivo de gerar novas ideias é encontrar a melhor e colocá-la em prática. Mark Brown usa um modelo de 5 estágios (conhecido como AGISA) para representar o processo de pensamento de grupo. Começa com a análise, selecionando as questões que afetam a decisão. Isso permite que você defina metas, sejam "oportunidades" (codificadas em branco) ou "problemas" (codificados em cinza). As ideias são então buscadas, que são "convencionais, ligeiramente originais" (azul claro) ou "não convencionais, exigindo uma discussão mais aprofundada" (azul). Na fase de triagem (vermelho), as ideias são selecionadas em busca de falhas e as soluções são descartadas ou adotadas. As adotadas requerem uma medida (verde), por meio da qual a decisão é posta em prática.
A Validade das Idéias
Depois de gerar várias ideias, você deve avaliá-las. Aplique critérios objetivos e use métodos racionais para reduzir a gama de opções e seja justo ao decidir quais você deseja avançar para a próxima fase.
Opções de redução
Quando chegar a hora de avaliar o valor das ideias, aplique a análise “E se…?”. Pergunte a si mesmo quais seriam as consequências prováveis de tomar a decisão A, B ou C. Discuta em discussões em grupo onde a situação é considerada de todos os ângulos. Aproveite ao máximo essas reuniões, solicitando que as opiniões sejam apresentadas uma a uma em um local para transformar o debate em uma batalha campal.
Reduza o pensamento rígido
Existem vários métodos para superar o pensamento rígido. Em primeiro lugar, certifique-se de que a estrutura e as regras da sua empresa não inibam a adoção de ideias inovadoras. Em segundo lugar, peça às pessoas que reflitam sobre suas idéias antes das reuniões. Terceiro, empregar grupos que transcendam as fronteiras departamentais para que as pessoas conheçam diferentes disciplinas e experiências.
Reduzir ideias
A melhor maneira de restringir uma lista de opções é ter critérios claros. Tomar uma decisão sobre o investimento máximo, o tempo para obter benefícios e o ajuste estratégico. Assim que os critérios forem selecionados, destaque as ideias que não passaram neste teste. Se tal teste se revelar inadequado, relacione as vantagens e desvantagens de cada opção e atribua uma pontuação de até dez a cada vantagem e menos de dez a cada desvantagem, de acordo com sua importância relativa. Descarte as opções com menor pontuação.
Minimize os riscos
A maioria das decisões contém algum grau de incerteza. Você deve usar suas próprias opiniões e experiência para eliminar todas as dúvidas possíveis. É bom refletir sobre as consequências das ações tomadas, estar preparado para comprometer e considerar o programa cuidadosamente.
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