O objetivo deste artigo é descrever a importância e o processo de aplicação da Auditoria Administrativa e Operacional, elaborada no âmbito de uma investigação formativa aplicada e orientada no curso de Auditoria Administrativa e Operacional do nono semestre do programa de Contabilidade Pública, no Empresa Global Confecciones y Textiles SAS na cidade de Ibagué, durante o semestre A de 2017, com base na análise do crescimento econômico que esta empresa alcançou em seu último ano.
O tipo de pesquisa aplicada é o Estudo de Caso, com uma metodologia qualitativa e descritiva; por meio da aplicação de técnicas de coleta de informações, como entrevistas, visitas físicas na empresa, observação, revisão documental e aplicação do programa de auditoria nas áreas selecionadas: Estampagem, Embalagem, Faturamento e Despachos. É importante mencionar que o resultado da auditoria permitiu, nessas áreas funcionais de grande importância no processo produtivo, identificar achados em seus processos que foram reportados à organização, a fim de estabelecer medidas preventivas e corretivas, visando atingir os objetivos de negócios. e controle de seus recursos. Portanto, como produto final para o final do semestre, o grupo de auditoria produziu um relatório em vídeo no qual,O processo realizado em conjunto com este artigo e o documento final da auditoria realizada são resumidos.
Palavras-chave: Auditoria, Recurso, Controle, Gestão, Crescimento.
PALAVRAS-CHAVE: Auditoria, Recurso, Controle, Gerenciamento, Crescimento.
Global Confecções e Têxteis SAS "Global Contex SAS", é uma empresa ibaguerana, do setor de confecções criada em 2017, com o objetivo de oferecer ao mercado o serviço de confecção e comercialização de roupas em malha, esta organização Durante o último ano, teve um crescimento importante em sua atividade produtiva, gerando trabalho direto e indireto e contribuindo para o crescimento econômico da região. É assim que, na verificação da parte financeira, foi evidenciado um crescimento no volume de vendas, passando de faturamento de 4.900 milhões de pesos em 2015 para 12.900 milhões de pesos em 2016, atendendo clientes como: Didetexco, Leonisa, Nalsani Kenzo Jeans, da mesma maneira que desenvolveu diretamente sua própria marca, cujo nome é BocaRed,com o qual é projetado para satisfazer as necessidades do mercado em termos de roupas baseadas em tricô.
Esse crescimento gerou exponencialmente que todas as suas áreas crescem no gerenciamento de recursos e procedimentos para gerenciar seus negócios, motivo pelo qual é necessário aplicar uma auditoria administrativa e operacional que permita à Administração identificar como procedimentos dentro da sua organização e o uso de recursos para cumprir seus objetivos. Foi assim que o grupo do IX semestre de Contabilidade Pública da expansão de Ibagué da Instituição de Ensino Superior ITFIP teve a possibilidade de aplicar essa auditoria. Levando em consideração o período de tempo para essa atividade, estabeleceu-se como escopo a auditoria de três de suas áreas, a seleção delas,Foi elaborado após a elaboração do mapa do processo que o grupo de auditoria construiu após conhecer e observar o processo de produção e organização da Global Contex SAS.
Razão pela qual, o principal objetivo da auditoria era identificar e descrever a operação dos processos das áreas selecionadas, a fim de dar a aplicação do programa de auditoria preparado e, assim, ser capaz de identificar descobertas e evidências que permitissem avaliar o sistema de controle interno, permitindo entregar sugestões e recomendações à organização em busca da melhor gestão administrativa e do bom uso dos recursos, que são de vital importância e muito mais com o crescimento operacional que a organização teve.
PROJETO METODOLÓGICO
A abordagem de auditoria faz parte da investigação formativa no curso de Auditoria Administrativa e Operacional do programa de Contabilidade Pública do IX semestre, com a abordagem adotada na unidade de negócios Global Contex SAS e nas diretrizes do professor do curso, foi aplicado um estudo qualitativo, descritivo, por meio da aplicação de técnicas para a coleta de informações como observação, revisão de documentos, entrevistas e aplicação do programa de auditoria desenvolvido para cada uma das áreas auditadas e obtendo assim os elementos que possibilitaram avaliar o sistema de controle interno das áreas de Estamparia, Embalagem, Faturamento e Despacho da empresa Global Contex SAS.
Para isso, diante do tipo de pesquisa, o estudo de caso é abordado como uma estratégia pedagógica do processo de ensino e aprendizagem, Bernal (2016) define esse tipo de metodologia como uma estratégia pedagógica que consiste em apresentar ao aluno informações sobre a situação de um caso real (empresa, organização, grupo ou pessoa), para análise, reflexão e proposta de soluções alternativas à situação apresentada e aplicada ao caso a que a informação se refere.
RESULTADOS ALCANÇADOS
Equipe de auditoria Global Contex SAS
Devido ao crescimento que a organização Global Contex SAS alcançou, no último ano, a necessidade de estabelecer medidas que levem ao controle e avaliação adequados de seu sistema de controle interno, para os quais a auditoria administrativa e operacional permite Este trabalho. A primeira atividade desenvolvida pelo grupo de auditoria foi identificar os elementos para a construção do mapa de processos da organização e, uma vez elaborado, estabeleceu-se como o escopo da auditoria realizada, selecionar os processos para os quais auditoria para o caso Global Contex SAS; Por esse motivo, os processos de estampagem, embalagem, cobrança e despacho identificados no seu mapa de processos foram auditados:
Mapa de processo Global Contex SAS
Assim, por meio da aplicação de técnicas de coleta de informações, tais como: entrevistas, observação, visitas, roteiro dos diferentes processos e aplicação do programa de auditoria para cada processo auditado, foi possível identificar:
Área de estampagem.
- Em cada uma das áreas é sugerida sinalização para medir o perigo das máquinas, uma vez que possuem um forno de 360 graus. Recomenda-se obrigar os funcionários a usar ferramentas de risco para suas atividades, que são luvas e máscaras faciais De acordo com o Inen, que é a norma que rege a ISO, a marcação adequada de cada trabalho deve ser feita de acordo com a área da empresa, uma vez que há uma perda desordenada de tempo por parte dos operadores na busca de ferramentas e objetos de trabalho. Recomenda-se atualizar os termofusores ou trazer novas tecnologias, há indícios de um atraso no tempo de fixação do tecido termicamente, de acordo com as especificações, esse tempo de espera para a estrutura secar deve ser tecnizado e, assim, alcançar uma agilidade no processo, observa-se que não há extratores de calor.Recomenda-se levar em consideração a pasta de entradas e saídas diárias consecutivas da produção de roupas para a área de Estampagem.Recomenda-se a importância de transportar uma única pasta para a entrada e saída de roupas de estampar. 9001: 2008 nos processos de estampagem, para obter a certificação futura da qualidade do serviço prestado e garantir a melhoria contínua. A empresa tem esse poder de ter estampagem em seu processo, levando em consideração que, se fosse para ser enviado os satélites incorrem em mais custos e prolongam o ciclo de produção.Recomenda-se a importância de transportar uma única pasta para a entrada e saída de peças estampadas. Implemente a ISO 9001: 2008 nos processos de estampagem, para obter uma futura certificação da qualidade do serviço prestado e garantir a melhoria contínua. A empresa tem essa força de ter estampado em seu processo, levando em consideração que, se fosse enviado para satélites, incorreria em mais custos e prolongaria o ciclo de produção.Recomenda-se a importância de transportar uma única pasta para a entrada e saída de peças estampadas. Implemente a ISO 9001: 2008 nos processos de estampagem, para obter uma futura certificação da qualidade do serviço prestado e garantir a melhoria contínua. A empresa tem essa força de ter estampado em seu processo, levando em consideração que, se fosse enviado para satélites, incorreria em mais custos e prolongaria o ciclo de produção.tendo em mente que, se fosse enviado aos satélites, incorreria em mais custos e prolongamento do ciclo de produção.tendo em mente que, se fosse enviado aos satélites, incorreria em mais custos e prolongamento do ciclo de produção.
Área de embalagem.
Após a aplicação do programa de auditoria para esse processo, as evidências e recomendações feitas são as seguintes.
- A empresa deve implementar a sinalização nesta área.As remissões por serem produtores manuais podem apresentar algum tipo de adulteração.A documentação que é tratada não contempla nenhum tipo de consecutivo.A empresa adquiriu atualmente uma nova vinícola que permitirá a essa área, uma Foi possível observar que, no momento da embalagem, o armazenamento das caixas não é bem gerenciado, colocando em risco as mercadorias, evidenciando que o responsável tem grande conhecimento e gerenciamento do processo devido à sua experiência. No entanto, recomenda-se documentar os procedimentos realizados na embalagem.
Área de Cobrança e Escritório
Durante a visita, ficou evidente que na área de cobrança é necessário ter um banco de dados de clientes com os requisitos solicitados por cada um deles, o que permite que consultas sejam feitas por qualquer membro da empresa.
A solicitação consecutiva de uma nota de crédito foi revisada e ficou evidente que ela não foi totalmente concluída; algumas assinaturas de autorização são necessárias.
DISCUSSÃO
Toda unidade de negócios em seu planejamento estratégico estabelece as principais diretrizes que lhe permitem cumprir seu objetivo corporativo, com a melhor gestão de recursos e dentro dela: objetivos, políticas, planos, estruturas, orçamentos, canais de comunicação são estabelecidos, sistemas de informação, procedimentos, controles etc.
Diante do exposto, a auditoria Administrativa e Operacional emergiu como uma necessidade de avaliar dentro da organização seus processos que permitissem conhecer desvios dos planos elaborados pela gerência.
Villarroel (2017) define a auditoria operacional como:
O exame crítico, sistemático e imparcial da administração de uma entidade, para determinar a eficácia com a qual alcançou os objetivos pré-estabelecidos, além da eficiência e economia utilizadas e os recursos obtidos, com o único sentido de sugerir as recomendações que melhorará a gestão no futuro. (Citação integral do livro Nudman-Puyol "Manual de Auditoria Operacional).
O autor destaca que essa Auditoria deve ser crítica, sistemática e imparcial, permitindo o estabelecimento de ferramentas que identifiquem deficiências e vantagens em cada uma das áreas da organização, buscando melhorias, alcançando eficiência e efetividade de seus processos. Esse tipo de auditoria inclui os seguintes estágios: Planejamento, Execução e Relatório Final.
Segundo Marlene (2008), as auditorias administrativas e operacionais estão vinculadas no exame metódico e sistemático, o que permite que uma organização seja avaliada no todo ou em parte, incluindo a eficácia com a qual seus objetivos pré-estabelecidos são alcançados e, controlando o uso de seus recursos para melhorar o gerenciamento no futuro da organização.
A auditoria administrativa e operacional tem dois objetivos:
- Avalie o nível de recursos da empresa e Examine os métodos e procedimentos das operações, observando o grau de confiabilidade e eficiência.
Portanto, após conhecer o ambiente ou o ambiente das auditorias, serão elaborados planos táticos, estratégicos, corporativos e cooperativos, a fim de alcançar seus objetivos.
Como principal objetivo do processo de auditoria administrativa e operacional dentro da organização, busca-se a avaliação da eficiência e eficácia dos sistemas utilizados, a fim de alcançar os objetivos propostos, permitindo identificar as causas que geram o desvio e estabelecer controles. necessário para o melhor uso dos recursos e gerenciamento administrativo.
Portanto, esse processo é de vital importância para qualquer organização que sempre deve buscar uma resposta para a pergunta: a organização está obtendo o desempenho máximo dos recursos disponíveis? Essa autoria pode contribuir para identificar como seus processos são estruturados e como seus recursos são gerenciados.
Fases da auditoria administrativa e operacional.
Por sua parte, Quintanar (1980) concebe que o auditor deve possuir interesse e imaginação e enxergar os problemas com uma abordagem construtiva e positiva (nunca crítica), uma vez que ele deve ser um bom entrevistador (não um interrogador) e saber sintetizar a escrita. Resultados encontrados, portanto, é recomendável atuar em equipe; Este autor descreve sete fases para o desenvolvimento da auditoria, que podem ser centralizadas nas cinco fases seguintes. Levando em consideração as fases declaradas, o processo foi realizado dentro da empresa, foi desenvolvido um plano de trabalho que permitiria obter informações durante o semestre que permitissem identificar as constatações, que foram entregues no relatório final à gerência.
Levando em consideração os resultados e de acordo com os objetivos estabelecidos por Marlene (2008), para a realização e o cumprimento do plano estratégico que a organização possui, é necessário implementar os mecanismos que permitam avaliar o nível e o uso de recursos da mesma maneira. que os métodos e procedimentos das operações, permitindo um grau de confiabilidade e eficiência na gestão das diferentes áreas da empresa.
Da mesma maneira que Ducker (2013) o expressa "o que pode ser medido pode ser controlado", levando em consideração que a auditoria permite à organização medir o grau de conformidade com seu controle interno e, assim, identificar as possíveis falhas que Você pode apresentar, a fim de propor medidas corretivas e preventivas e corrigir desvios no cumprimento dos procedimentos, nos processos das diferentes áreas da organização, tudo isso, em duas etapas: controle de recursos e gerenciamento adequado Dos mesmos.
CONCLUSÕES
O processo de aplicação de uma auditoria administrativa e operacional na empresa Global Contex SAS, permitiu concluir que:
- Existem dois fatores de grande importância para a organização de qualquer uma de suas áreas: O controle de recursos e o gerenciamento administrativo de seus processos, levando em consideração que a soma de cada um deles aponta para o cumprimento do plano estratégico em vigor. É necessária e importante uma revisão periódica na avaliação do controle interno, a fim de conhecer os desvios no cumprimento dos procedimentos estabelecidos na organização, levando em consideração o crescimento econômico alcançado pela organização e, a fim de proteger e aproveitando seus recursos, conclui-se que o controle interno é importante para a estrutura administrativa, contábil e operacional da empresa. Além disso, pontos fracos e oportunidades para melhoria de processos foram identificados no nível operacional.Deficiências significativas no controle interno de uma organização são identificadas no processo de auditoria. Isso identificará as conclusões sobre quais medidas corretivas devem ser aplicadas, nesse sentido, o trabalho do auditor será estendido à proposta de melhoria do sistema de controle interno.Para toda organização, é essencial e necessário documentar todos os seus processos, com Para identificar os procedimentos e atividades que devem ser realizadas em cada um deles e, assim, avaliar periodicamente o cumprimento da gestão administrativa.O trabalho do auditor será estendido à proposta de melhoria do sistema de controle interno.Para todas as organizações, é essencial e necessário documentar todos os seus processos, a fim de identificar os procedimentos e atividades que devem ser realizados em cada um dos eles podem, assim, avaliar periodicamente a conformidade com o gerenciamento administrativo.O trabalho do auditor será estendido à proposta de melhoria do sistema de controle interno.Para todas as organizações, é essencial e necessário documentar todos os seus processos, a fim de identificar os procedimentos e atividades que devem ser realizados em cada um dos eles podem, assim, avaliar periodicamente a conformidade com o gerenciamento administrativo.
REFERÊNCIAS
- Bernal, C (2016). Metodologia da Investigação. Quarta edição. Pearson. Página 151. Bogotá, Colômbia. Ducker P. (2013). Princípios de qualidade e produtividade. Visto em https://jummp.wordpress.com/tag/peter–drucker/ Marlene (2008) Puyol, Nudman (1985). Manual de auditoria operacional. Visto em: http://www.emagister.com/uploads_courses/Comunidad_Emagister_67166_67166.p df Quintanar Romero E. (1980). A auditoria operacional. Revista Espanhola de Financiamento e Contabilidade. Vol. 31. Pg. 151-170Villarroel González, EF (2017). Curso de Auditoria Operacional. Universidade Central. Lic. Em Contabilidade Pública. Visto em: http://www.emagister.com/uploads_courses/Comunidad_Emagister_67166_67166.p df
