O objetivo é que o gestor que os utiliza tome as decisões mais adequadas de acordo com a situação mais específica do ambiente e da organização em que atua.
As técnicas mais utilizadas, como as seguintes:
- Objetivos e políticas Manuais de processo e diagrama de fluxo Gráficos de Gantt PERT CPM (método do caminho crítico)
Manuais de Objetivos e Políticas.
Manuais
Os manuais são uma das ferramentas de que as organizações dispõem para facilitar o desenvolvimento de suas funções administrativas e operacionais. Eles são fundamentalmente um instrumento de comunicação.
Os manuais são uma das ferramentas de que as organizações dispõem para facilitar o desenvolvimento de suas funções administrativas e operacionais. Eles são fundamentalmente um instrumento de comunicação.
Este manual é um guia autorizado dentro da estrutura de uma organização social, contém um conjunto de objetivos a serem alcançados a curto, médio e longo prazo, classificando-os por departamentos, com expressão das políticas correspondentes a esses objetivos e por vezes algumas regras próprias. gerais que ajudam a aplicar corretamente as políticas.
Vantagens do fornecimento e uso de manuais.
- A gestão administrativa e a tomada de decisões não estão sujeitas a improvisações ou critérios pessoais do oficial interino em todos os momentos. Pelo contrário, são regidos por regras que mantêm a continuidade do processo ao longo do tempo, esclarecendo a ação a seguir ou a responsabilidade a assumir nas situações em que surjam dúvidas sobre as áreas a atuar ou a que nível chega a decisão ou execução. Mantêm a homogeneidade na execução da gestão administrativa e evitam a formulação de pretexto de desconhecimento da normativa em vigor, servem para auxiliar a organização a aproximar-se do cumprimento das condições que constituem um sistema, sendo um elemento de que o conteúdo foi enriquecido com o tempo.Eles facilitam o controle pelos supervisores das tarefas delegadas conforme existem.
Diagrama de processo e fluxo.
Os diagramas de processo e fluxo são usados para representar, analisar, melhorar e / ou explicar um procedimento, eles são considerados ferramentas de simplificação. Esses diagramas mostram um processo de tal forma que cada um de seus casos pode ser visto separadamente e nos permite ver essas etapas graficamente.
Sistemas de simplificação do trabalho, principalmente aqueles baseados em estudos de movimento.
Quando os procedimentos administrativos são realizados, existem também as mesmas etapas, uma vez que são:
Operações como escrever documentos, fazer cálculos, registrar, carimbar, etc. Eles são representados por um círculo ().
Transporte, como levar uma carta a um apartamento, passar um relatório, preencher certos formulários, etc. Eles são indicados por uma seta ().
Inspeções: como revisar contas, analisar um relatório, revisar correspondência antes de assinar, etc. Seu símbolo é ().
Atrasos: como cartas deixadas na "bandeja de saída", documentos aguardando processamento, etc. Eles são simbolizados pela letra D.,
Armazenamento: como documentos no arquivo.
Seu símbolo é um triângulo ().
Técnica de Diagrama de Processo
Os símbolos usados para formular o diagrama do processo são aqueles já indicados; mas há outra forma, com a única variante de usar outra forma de simbolização: as iniciais O - T - I - D - A, que equivalem a Operação, Transporte, Inspeção, Atraso e Armazenamento. Esses símbolos são usados para exemplificar outra forma de representação e, é claro, facilmente lembrados pela palavra "Otida".
Passos:
- Elabore a respectiva ficha, que no seu cabeçalho conterá dados de identificação do processo, tais como nome, departamento, secção onde começa e onde termina, data de preparação, etc. O corpo desta ficha é composto por cinco colunas: um para símbolos, outro para uma breve descrição do procedimento, outros dois para anotar as distâncias de transporte e os minutos de atraso para armazenamento e outro para observações. Em primeiro lugar, a descrição das várias etapas que compreende o processo, e Os pontos são marcados nas colunas dos símbolos Correspondentes, juntando-os com uma linha perceptível. Terminado o processo de descrição do processo, obtêm-se os totais das operações, transportes, inspeções e atrasos, bem como os metros percorridos e o tempo perdido na armazenagem e demora.Esses torais já indicam de certa forma o tipo de ação a ser realizada. Assim, v.gr.. se for constatado que os transportes e estocagem são exagerados nas operações ou fiscalizações, terá de se deduzir que este processo pode ser melhorado. Falta ainda uma análise mais aprofundada, a qual vale a pena consultar.
Gráficos de gantt.
É um diagrama ou gráfico de barras que é utilizado quando é necessário representar a execução ou produção total, mostra a ocorrência de atividades em paralelo ou em série em um determinado período de tempo.
Seu objetivo é controlar a execução simultânea de várias atividades que são realizadas em coordenação.
Como os gráficos PERT, os gráficos de Gantt são baseados em uma abordagem gráfica. Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras simples. Cada barra simboliza uma tarefa do projeto. Onde o eixo horizontal representa o tempo. Como esses gráficos são usados para encadear tarefas, o eixo horizontal deve incluir datas. Na vertical, e na coluna da esquerda, é oferecida uma lista das tarefas.
Uma vantagem importante dos gráficos de Gantt é que eles ilustram claramente a sobreposição entre as tarefas planejadas.
Ao contrário dos gráficos PERT, os gráficos de Gantt não mostram muito bem a dependência que existe entre as diferentes tarefas.
Como usar um gráfico de Gantt para o planejamento:
Primeiro, a lista de atividades é escrita na coluna esquerda do gráfico de Gantt. As datas correspondentes à duração do projeto são anotadas no eixo horizontal do gráfico. As datas de início e término de cada tarefa deverão ser determinadas, atentando para as dependências parciais ou totais entre as tarefas.
Os gráficos de Gantt são freqüentemente usados para mostrar o progresso do projeto, pois podem comparar convenientemente o planejamento original com o desenvolvimento real. Para relatar o andamento do projeto ou programa, as convecções do gráfico de Gantt devem ser expandidas. Se uma tarefa foi concluída, sua barra correspondente aparecerá mais escura. Se tiver sido apenas parcialmente concluído, a parte proporcional da barra ficará mais escura.
A porcentagem da barra escura deve corresponder à porcentagem da tarefa concluída. As barras mais claras simbolizam tarefas que não foram iniciadas. Em seguida, uma linha vertical será desenhada perpendicular ao eixo horizontal e que o cruzará na data de hoje. Em seguida, o andamento do projeto pode ser avaliado.
PERT (técnica de avaliação e revisão do programa)
O PERT foi desenvolvido por cientistas do Escritório de Projetos Especiais da Marinha. Booz, Allen e Hamilton e a Divisão de Sistemas de Armas da Lockheed Corporation
Aeronave. A técnica se mostrou tão útil que ganhou ampla aceitação tanto no governo quanto no setor privado.
Em gráficos PERT, projetos ou processos podem ser organizados em eventos e tarefas.
"Um evento (também chamado de marco) é um ponto no tempo que representa o início ou o fim de uma tarefa ou conjunto de tarefas"
Para ilustrar os eventos nos gráficos PERT, uma grande variedade de símbolos foi usada: círculos, quadrados e semelhantes. Em gráficos PERT, esses eventos costumam ser chamados de nós.
Cada nó é dividido em três seções. A parte esquerda do nó inclui o número de identificação do evento.
Esse número geralmente se refere a uma legenda que define explicitamente o evento. As partes superior direita e inferior direita do nó são usadas para registrar os tempos mínimo e máximo de conclusão do evento. Em vez de serem datas, esses tempos são contados a partir de TIME = 0, onde 0 corresponde à data de início do projeto.
EXEMPLO:
Onde:
IC: início mais próximo, ou seja, o mais cedo que a atividade pode começar.
TC: Fim mais próximo, ou seja, quanto mais cedo a atividade pode terminar.
IL: O início mais cedo, ou seja, tão tarde quanto a atividade pode começar sem atrasar a conclusão do projeto. TL: Mais longo prazo, ou seja, tão tarde quanto a atividade pode ser concluída sem atrasar a conclusão do projeto.
EXEMPLO:
Além disso, o termo folga é definido para cada atividade, que consiste no tempo máximo que o início de uma atividade pode ser adiado sem atrasar a conclusão do projeto. A folga de uma atividade pode ser obtida com a seguinte fórmula:
Liberação = IL - IC = TL - TC
EXEMPLO:
Para usar o método CPM ou Caminho Crítico, você precisa seguir as seguintes etapas:
- Defina o projeto com todas as suas atividades ou partes principais. Estabeleça relações entre as atividades. Decida o que deve começar mais cedo e o que deve seguir mais tarde Desenhe um diagrama conectando as diferentes atividades com base em suas relações de precedência Defina custos e tempo estimado para cada atividade Identifique a trajetória mais longa do projeto, que determinará a duração (Caminho Crítico) Use o diagrama para ajudá-lo a planejar, monitorar e controlar o projeto
EXEMPLO:
CPM ou PERT
Abaixo está um resumo das atividades que um projeto requer para ser concluído. A duração de cada atividade em semanas é fixa. Você deve estimar a duração total do projeto por meio do método CPM.
Exercício
Duração (semana)
Atividade Predecessora
Tendo em vista as etapas do método CPM definidas acima, neste caso devem ser desenvolvidas as etapas 3 e 5. Nesse sentido, é necessário construir o diagrama identificando as relações entre as atividades e com o objetivo de resumir a metodologia, o cálculo será incorporado imediatamente Liberação, IC, TC, IL, TL para cada atividade, juntamente com a identificação do caminho crítico
Havia um rato que estava sempre angustiado porque tinha medo do gato. Um mago teve pena dele e o transformou… em um gato. Mas então ele começou a temer o cachorro. Então o mago o transformou em um cachorro. Então ele começou a temer a pantera, e o mago o transformou em uma pantera. Com isso ele começou a temer o caçador. Nesse ponto, o mago desistiu e o transformou novamente em rato, dizendo: "Nada do que eu fizer por você vai te ajudar, porque você sempre terá um coração de rato."
A águia e os galos
Dois galos discutiram sobre a preferência das galinhas; e por fim um atingiu o outro. Resignadamente, o derrotado retirou-se para um matagal, escondendo-se ali. Por outro lado, o orgulhoso vencedor escalou um muro alto cantando com grande rugido. Mas não demorou muito para uma águia cair e sequestrá-lo. Desde então, o galo que havia perdido a luta fica com o galinheiro inteiro. Para aqueles que exibem seus próprios sucessos, não demora muito para que alguém os arrebate.
