São o conjunto de certificados e documentação fiável que contém os dados e informações obtidos pelo auditor no seu exame, bem como a descrição dos exames efectuados e os resultados dos mesmos, nos quais se baseia o parecer que emite aquando da assinatura do seu relatório.
OBJETIVO
O objetivo geral dos papéis de trabalho é ajudar o auditor a assegurar adequadamente que uma auditoria foi conduzida de acordo com os padrões de auditoria geralmente aceitos. Os papéis de trabalho, por corresponderem à auditoria do ano em curso, são uma base para o planejamento da auditoria, um registro das evidências acumuladas e dos resultados dos testes, dados para determinar o tipo adequado de relatório de auditoria e uma base de análise para supervisores e parceiros.
CLASSIFICAÇÃO
A classificação dos papéis de trabalho é a seguinte:
Classificação de documentos de trabalho de auditoria
ARQUIVO DE PAPEL DE TRABALHO
Todas as associações de contadores públicos estabelecem seu próprio método para preparar, projetar, classificar e organizar papéis de trabalho, e o auditor iniciante adota o método de seu escritório. Os conceitos gerais comuns a todos os papéis de trabalho são:
ARQUIVOS PERMANENTES. Seu objetivo é recolher dados de natureza histórica ou contínua relacionados com a presente auditoria. Esses arquivos fornecem uma fonte conveniente de informações de auditoria de interesse contínuo de ano para ano. Estudaremos mais sobre o arquivo permanente posteriormente.
ARQUIVOS PRESENTES. Incluem todos os documentos de trabalho aplicáveis ao ano auditado. Os tipos de informação incluídos no presente arquivo são: programas de auditoria, informações gerais, balancetes, lançamentos de ajustes e reclassificações e documentos de suporte.
CONTEÚDO
A preparação adequada dos certificados acumulados para documentar a evidência de auditoria, os resultados encontrados e as conclusões alcançadas é uma parte importante da auditoria. O auditor reconhece as circunstâncias que requerem um certificado e o projeto apropriado dos certificados que devem ser incluídos nos arquivos. Embora o design dependa dos objetivos envolvidos, os papéis de trabalho devem ter certas características:
- Cada papel de trabalho deve ser identificado com informações como o nome do cliente, período de abrangência, descrição do conteúdo, a assinatura de quem o elaborou, a data de elaboração e o código do índice Os papéis de trabalho são catalogados e cruzados. para ajudar no arquivamento e organização Os papéis de trabalho completos indicam claramente o trabalho de auditoria realizado. Cada papel de trabalho inclui informações suficientes para atender aos objetivos para os quais foi elaborado. As conclusões alcançadas sobre o segmento de auditoria que estão sendo considerados também são claramente expressos.
PROPRIEDADE DOS PAPÉIS DE TRABALHO.
Os papéis de trabalho preparados durante a auditoria, incluindo aqueles preparados pelo cliente para o auditor, são de propriedade do auditor. A única vez que outra pessoa, incluindo o cliente, tem direitos legais para examinar os papéis é quando exigida por um tribunal como prova legal. No final da auditoria, os papéis de trabalho são guardados nos gabinetes da contabilidade para consultas futuras.
CONFIDENCIALIDADE DOS PAPÉIS DE TRABALHO.
Da mesma forma que os livros, registos e documentos contabilísticos suportam e verificam os balanços e demonstrações financeiras das empresas, também os papéis de trabalho constituem a base da opinião que o contador público emite em relação a esses mesmos saldos e Estados financeiros.
Quando uma empresa divulga o resultado de suas operações, sempre o faz por meio das demonstrações financeiras por ela elaboradas, e não por meio dos livros e registros contábeis ou de procedimentos administrativos.
O relatório do auditor deve ser suficiente para fins de relatório, portanto, ele não revelará nenhuma informação confidencial que tenha obtido no decorrer de uma auditoria profissional, exceto com o consentimento do cliente.
Caso o relatório do auditor seja contestado ou refutado, o profissional pode recorrer - e em alguns casos é forçado - a apresentar sua carteira de trabalho, tanto como prova de sua boa fé, quanto da correção técnica de seus procedimentos para chegar a seu opinião.
CÉDULOS
Para realizar um trabalho de auditoria, seja como funcionário do departamento de auditoria interna ou como contador público, o auditor precisará examinar os livros e documentos que suportam as operações registradas e também deve manter um registro da extensão em que esse exame foi realizado., formulando, para o efeito, extratos das atas das assembleias gerais, do conselho de administração, dos contratos celebrados, etc. bem como a análise do conteúdo de seus livros contábeis, procedimentos de registro, etc. Esses extratos, análises, notas e outros registros constituem o que se denomina cédulas, e seu conjunto, devidamente classificado e organizado, os papéis de trabalho.
Esses documentos constituem a base e as evidências para a opinião ou relatório final.
Uma definição de certificados de auditoria pode ser:
Certificado de Auditoria: É o documento ou papel que registra o trabalho realizado pelo auditor sobre uma conta, item, área ou operação sujeita a exame.
CLASSIFICAÇÃO
Os certificados de auditoria podem ser considerados de dois tipos:
- Eventual Tradicional
Os tradicionais, também chamados de básicos, são aqueles cuja nomenclatura é padronizada e seu uso é muito comum e amplamente conhecido; dentro deles estão:
- Certificados sumários.- São resumos ou quadros sinóticos de conceitos e / ou cifras homogêneas de uma conta, item, área ou operação Células analíticas.- Neles se encontra o detalhamento dos conceitos que constituem um certificado sumário.
Por exemplo: A programação sumária das contas a receber de clientes reportará, por grupos homogêneos, os tipos de clientes que a entidade objeto de auditoria possui: clientes atacadistas, clientes governamentais, bem como o saldo total de cada grupo. Os certificados analíticos serão feitos um para cada tipo de clientela, indicando neles como é constituído o saldo de cada grupo.
Cronogramas eventuais não obedecem a nenhum tipo de padrão de nomenclatura padrão e os nomes são atribuídos a critério do auditor e podem ser cronogramas de observação, programa de trabalho, cronogramas de entrada de ajuste, cronogramas de reclassificação, confirmações, cartas de salvaguarda, cronogramas. de recomendações, controle de tempos de auditoria, pendências, entre muitos outros tipos de certificados que poderiam ser apresentados.
ASSENTOS DE RECLASSIFICAÇÃO
Os lançamentos de reclassificação devem ser registados apenas na carteira de trabalho do auditor e corresponder à adequada apresentação das demonstrações financeiras do correcto agrupamento de contas, independentemente de as operações efectuadas no período estarem devidamente registadas.
Para determinar a entrada de reclassificação necessária, o auditor deve assegurar a composição adequada do saldo da conta. Portanto, se o saldo da rubrica de obrigações pendentes inclui algumas obrigações que expiram no próximo ano, estas devem ser apresentadas como passivo circulante. O lançamento que corresponde a este caso será um débito de obrigações pendentes com o pagamento de uma parcela vencida das obrigações pendentes.
O auditor deve resumir esses lançamentos em uma lista dentro dos papéis de trabalho, codificá-los por carta e explicá-los ao cliente se necessário, mas não deve registrá-los; porque seu trabalho não é fazer a contabilidade.
Para facilitar a identificação, as entradas de reclassificação devem ser agrupadas adequadamente.
ASSENTOS DE AJUSTE
Quando o auditor descobre erros materiais nos registros contábeis, as demonstrações financeiras devem ser corrigidas. Por exemplo, se o cliente não reduziu adequadamente o estoque de matérias-primas obsoletas, o auditor pode fazer um ajuste para refletir o valor realizável do estoque. Embora o lançamento de ajuste descoberto na auditoria seja normalmente preparado pelo auditor, eles devem ser aprovados pelo cliente porque a administração tem a responsabilidade primária pela apresentação adequada das demonstrações financeiras.
Apenas devem ser feitos lançamentos que afetem significativamente a apresentação adequada das demonstrações financeiras. A determinação de quando ajustar um erro é baseada no impacto que tal erro terá nas demonstrações financeiras da empresa em questão. O auditor deve lembrar que várias distorções não relevantes que não se enquadram podem resultar em um grande erro geral quando combinadas. É comum que os auditores resumam todas as entradas que não foram registradas em um papel de trabalho separado, como meio de determinar seu efeito cumulativo.
ARQUIVOS PERMANENTES OU ARQUIVOS
Como seu nome indica, o arquivo permanente deve manter informações de interesse contínuo que se estendam além de qualquer período de auditoria específico.
Na parte introdutória deste arquivo, deverá ser incluído um certificado que funcionará como índice ou conteúdo que indicará as diferentes seções que o compõem, as quais, por sua vez, serão organizadas em ordem cronológica de acordo com a data de coleta. Portanto, é essencial planejar adequadamente as informações que este arquivo deve conter; prevendo assim o seu crescimento.
É importante que ao final do trabalho de auditoria seja feita uma revisão final das informações contidas no arquivo permanente, para garantir que sejam o que (na opinião do auditor) se considera conveniente manter.
Os arquivos permanentes destinam-se a coletar dados de natureza histórica ou contínua relacionados a esta auditoria. Esses arquivos fornecem uma fonte conveniente de informações de auditoria de interesse contínuo de ano para ano. Os arquivos permanentes incluem o seguinte:
- Programa geral de trabalho de auditoria e sua evolução Resumos ou cópias de documentos da empresa de importância contínua, como contrato social, estatuto social, emissão de títulos e contratos de compra e venda. Os contratos são planos de previdência, aluguéis, opções de ações, etc. Cada um destes documentos é importante para o auditor durante os anos de vigência. Obrigações fiscais e legais a que a entidade está sujeita. Cópia ou extrato dos principais contratos a que a entidade está vinculada. Análise dos anos contas anteriores, como dívida de longo prazo, contas de patrimônio líquido, fundo de comércio e ativos fixos.Por ter esta informação em arquivos permanentes, o auditor concentra-a analisando apenas a evolução do balanço do exercício em curso, mantendo os resultados das auditorias dos anos anteriores de forma acessível para um estudo posterior Evolução das contas do ativo capitalizado e sua correspondente depreciação e / ou amortização - informação relativa ao conhecimento da estrutura de controlo interno e à avaliação do risco de controlo. Inclui organogramas, fluxogramas, questionários e outras informações de controle interno, incluindo uma lista de controles e desvantagens do sistema Os resultados dos procedimentos analíticos de auditorias de anos anteriores. Entre esses dados estão os índices e percentuais calculados pelo auditor e o saldo total ou o saldo por mês para contas selecionadas.Esta informação é útil porque ajuda o auditor a decidir se há mudanças incomuns nos saldos das contas para este ano que devem ser investigadas mais completamente. Sistemas operacionais em uso, como sistemas de contabilidade geral e o sistema de contabilidade de custos (incluindo em ambos, plano de contas, guia de contabilidade e instruções de contabilidade).
EVIDÊNCIA SUBSTANTIVA.
Um teste substantivo é um procedimento destinado a testar o valor monetário dos saldos ou a ausência de erros monetários que afetem a apresentação das demonstrações financeiras. Esses erros (comumente conhecidos como erros monetários) são uma indicação clara de que os saldos das contas podem ser deturpados. A única dúvida que o auditor deve resolver é se esses erros são significativos o suficiente para exigir ajustes ou sua divulgação nas demonstrações financeiras.
Eles devem ser executados para determinar se erros monetários realmente ocorreram.
Em resumo, eles ajudarão a verificar se a informação foi corrompida, comparando-a com outra fonte ou revisando os documentos de entrada de dados e as transações que foram executadas.
Uma vez avaliados os resultados dos testes, são obtidas conclusões que serão comentadas e discutidas com os responsáveis diretos das áreas afetadas para corroborar os resultados. Por fim, o auditor deve emitir uma série de comentários descrevendo a situação, o risco existente e a deficiência a ser sanada e, quando apropriado, sugerir a possível solução.
Esta será a técnica a ser utilizada para auditar o ambiente geral de um sistema de banco de dados, tanto em seu desenvolvimento quanto durante sua operação.
TESTES DE CONFORMIDADE
Os testes de conformidade representam procedimentos de auditoria destinados a verificar se o sistema de controle interno do cliente está sendo aplicado de acordo com a maneira como foi descrito ao auditor e de acordo com a intenção da administração. Se, após a verificação, os controles do cliente parecem estar operando de forma eficaz, o auditor justifica poder ter confiança no sistema e, portanto, reduz seus testes substantivos.
O teste de conformidade está relacionado a três aspectos dos controles do cliente:
- A frequência com que os procedimentos de controle necessários foram realizados. Para reduzir os testes substantivos, os procedimentos prescritos no sistema devem ser seguidos de forma consistente, a qualidade com a qual os procedimentos de controle são executados. Os procedimentos de controle devem ser executados adequadamente. A qualidade de sua execução pode ser testada discutindo os critérios seguidos para tomar certas decisões. A pessoa que executa o procedimento. A pessoa responsável pelos procedimentos de controle deve ser independente de funções incompatíveis para que o controle seja eficaz.
PROCESSAMENTO DE DADOS ELETRÔNICOS (PED)
Com os avanços da tecnologia, é necessário que o auditor conheça os equipamentos eletrônicos que seu cliente utiliza para aproveitá-los na realização de sua auditoria. Não é necessário que o auditor seja especialista em programação, mas sim conhecer os programas de contabilidade que o cliente utiliza.
COMPLEXIDADE TÉCNICA
Os sistemas PED são definidos por sua complexidade técnica e o grau em que são usados em uma organização. Uma melhor medida de complexidade é a capacidade de um sistema em comparação com a capacidade de um sistema que é considerado o melhor padrão e é definido como complexo.
GRAU DE USO
Existem duas maneiras pelas quais o auditor pode usar equipamentos eletrônicos
- Para obter status, relacionamentos, análise de contas, etc. Que podem ser utilizados como certificados cujo conteúdo facilita a verificação de determinados itens, como meio de verificação do funcionamento do controlo interno, no caso de uma auditoria operacional.
O grau em que o PED é usado em um sistema também está relacionado à complexidade. Geralmente, à medida que mais funções comerciais e contábeis são realizadas pelo computador, o sistema se torna mais complexo para acomodar as necessidades de processamento. Uma maneira de tornar um sistema mais complexo é aumentando o número de ciclos de transação baseados em computador.
A complexidade também aumenta à medida que aumenta o número de funções baseadas em computador em um determinado ciclo.
EFEITO DO PED NAS ORGANIZAÇÕES
O PED tem vários efeitos importantes nas organizações. O mais importante de uma perspectiva de auditoria está relacionado a mudanças organizacionais, visibilidade de informações e potencial de erro.
A mudança organizacional refere-se às instalações, ao pessoal, à centralização de dados e à separação de responsabilidades e aos métodos de autorização das organizações que utilizam o PED, essas mudanças dependerão da complexidade do PED.
Em sistemas PED não complexos, geralmente há documentos de origem para dar suporte a cada transação e a maioria dos resultados do processamento são impressos. Assim, as entradas, saídas e também grande parte do processamento são visíveis ao usuário e ao auditor do PED. Com maiores volumes de dados e mais complexidade, a visibilidade dos dados de entrada, a visibilidade do processamento e a visibilidade da trilha da transação não serão mais possíveis.
Outros fatores que aumentam a probabilidade de erros significativos nas demonstrações financeiras são: redução da participação humana, uniformidade de processamento, acesso não autorizado e perda de dados. Esses fatores são importantes para o auditor.
COMITÊ DE AUDITORIA
Comitê de Auditoria é um grupo de pessoas que se reúne para discutir assuntos de responsabilidade de todos ou do interesse de todos, com o objetivo de receber, analisar, discutir e chegar a acordos ou conclusões em relação ao objetivo para o qual foi criada a auditoria. comitê. A hierarquia de seus membros deve ser despersonalizada para evitar imposições de autoridade, seus membros devem ser considerados no mesmo nível hierárquico, o que nos remete à necessidade de um alto grau de maturidade profissional e administrativa de seus componentes.
O objetivo será delineado pelo tipo e finalidade da organização, no entanto, pode-se entender que a finalidade de um CA será "Coordenar os esforços de auditoria de uma organização sob um esquema que dita políticas e diretrizes destinadas a apoiar e cumprir os objetivos Auditoria externa "
CICLO DE AUDITORIA
Período durante o qual todas as atividades de um determinado centro são auditadas.
Uma abordagem de auditoria eficaz nas revisões de operações e controle interno em obras onde é necessário relatar ou comentar o controle interno, como seria o caso da auditoria abrangente, é a dos ciclos de auditoria:
Essa abordagem está relacionada à auditoria dos controles das transações econômicas que originam as demonstrações financeiras, com ênfase nos controles internos. A abordagem para conduzir a auditoria por meio de uma revisão mais analítica e aprofundada do controle interno requer que as transações características de cada negócio sejam agrupadas de maneira ordenada. O estudo deste conceito requer como base fundamental que as referidas transações sejam definidas e a forma como podem ser agrupadas.
Embora as empresas tenham diferentes classes de transações de acordo com suas características, para fins práticos elas podem ser organizadas de acordo com seu desenvolvimento normal e apresentadas nos seguintes ciclos típicos geralmente aplicáveis à maioria dos negócios:
- Ciclo de renda. Refere-se à venda de bens e serviços a terceiros em troca de dinheiro.Ciclo de compra. Refere-se à aquisição de bens de capital, mão de obra, serviços e materiais em troca de dinheiro, folha de pagamento ou ciclo de pessoal. Está relacionado a gastos e transações de recursos humanos Ciclo da tesouraria. Compreender a gestão dos fundos da empresa; Começa com o reconhecimento da receita, inclui a distribuição do caixa nas operações correntes e outros usos e termina com a devolução deste aos investidores e credores Ciclo de produção. Consiste na transformação dos bens adquiridos em bens e serviços para venda.Ciclo da informação financeira.Inclui a preparação de demonstrações financeiras que resumem os resultados das atividades de negócios em uma data ou período específico.
MÉTODOS DE AVALIAÇÃO
Os métodos de avaliação de estoque mais comumente usados são os seguintes:
- Preço médio de custos identificados (PP) primeiras entradas, primeiras saídas ou (FIFO) últimas entradas, primeiras saídas ou método de varejo (UEPS).
MÉTODO DE CUSTO IDENTIFICADO
Este método pode produzir os valores mais precisos porque as unidades em estoque podem ser identificadas como pertencentes a certas aquisições.
PREÇO MÉDIO
Neste método, é necessário determinar o custo com o qual a mercadoria sairá do depósito da seguinte maneira: o saldo deve ser dividido pela quantidade de artigos no depósito após cada compra realizada.
FIFO
Este método parte do pressuposto de que os primeiros artigos e / ou matérias-primas a entrarem no armazém ou para a produção são os primeiros a sair, pelo seu custo de aquisição.
UEPS
Este método parte do pressuposto de que as últimas entradas no armazém ou no processo de produção são os primeiros itens ou matérias-primas a sair.
VAREJISTA
Com a aplicação deste método, o montante dos estoques é obtido pela valorização dos estoques a preços de venda, deduzindo os fatores da margem bruta de lucro, obtendo-se assim o custo por grupo de itens produzidos.
MÉTODOS DE DEPRECIAÇÃO
LINHA RETA
Este método tenta distribuir ao longo da vida útil, os valores o mais aproximados possível ao custo de um ativo ou grupo de ativos menos o que pode ser esperado com o valor da sucata. Este é o método mais utilizado pelos contadores.
UNIDADES PRODUZIDAS
Este método é semelhante ao método da linha reta, só se diferencia pelo fato de distribuir a depreciação com base nas unidades que serão produzidas a cada ano, método recomendado para ativos que estão em departamentos de produção, como máquinas e equipamentos que são transportados internamente.
MÉTODO DE REDUÇÃO DE TAXAS (DEPRECIAÇÃO ACELERADA)
Neste método, os encargos de depreciação são mais elevados durante os primeiros anos de vida de um novo ativo fixo do que nos anos posteriores. Sob este método de depreciação, uma porcentagem constante será aplicada ao valor contábil ou valor depreciável do ativo. Como o valor contábil diminui a cada ano, os encargos de depreciação são altos no início e, em seguida, ficam cada vez mais baixos. Geralmente, novos ativos fixos são capazes de produzir receitas maiores do que as unidades antigas, a depreciação é obtida nos primeiros períodos quando o ativo produz seu lucro econômico máximo.
MÉTODO DA SOMA DOS ANOS DOS DÍGITOS
Este método pretende que os encargos de depreciação nos primeiros anos de vida do ativo fixo sejam suficientemente elevados. A depreciação para cada um dos anos representará uma fração desprezível do valor. O denominador da fração é obtido pela numeração dos anos de vida útil e soma dos mesmos. O numerador para o primeiro ano será igual à vida útil estimada.
BIBLIOGRAFIA
- Santillana González. Editorial "Conheça as Auditorias": ECASA. Quarta edição. Luis Ruiz de Velasco e Alejandro Prieto. "Auditoria Prática" Editorial: Banca y Comercio, SA de CV. Décima edição.Heffes - Holguin - Galas. “Auditoria de demonstrações financeiras, técnicas e aplicações modernas” o Grupo Editorial Iberoamérica lafacu.com Alvin A, Arenas, James K. Loebbeecke. "Auditando uma abordagem abrangente" Editorial: Pearson Education. Sexta edição.
TRABALHOS
Contribuição de: Beatriz Zamarron
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