Informação, avaliação e controle de um grande número de ações sempre foram um problema para as empresas. Para resolver este problema e conseguir uma gestão de armazém eficaz, foi criada a transcrição (no setor público do Peru é conhecido como Estoque de Armazém Valorizado), que é um cartão onde está registrado, com base na documentação correspondente, o movimento de entrada e saída de mercadorias que nos ajudará a obter de imediato o seu equilíbrio físico, bem como o respectivo valor. Recomenda-se que seja realizado em uma área diferente do depósito, que pode ser a Contabilidade. Nestes tempos tecnológicos a transcrição foi informatizada deixando de lado o aspecto manual e o cartão físico, já foi criado software especializado ou pode ser criado com Excel,mas não é por isso que seus fundamentos não devem ser ignorados.
Na verdade é simples, mas sua utilidade é enorme, ele informa com precisão, em qualquer data, a quantidade e o valor do estoque, desde que a receita dada seja correta. A matemática utilizada é a aritmética, o único problema que pode surgir é quando um novo lote de mercadoria chega a um preço de custo diferente do que tinha. Exemplo: o saldo de um bem X em 9 de junho é de 4.000 quilogramas (kg). Para S /. 11,00 cada quilo, o que dá um total de S /. 44.000. Em 20 de julho, um novo pedido de 6.000 kgs., Mas a um novo preço de S /. 12,00 o quilo.
Existem vários métodos para a sua avaliação, os mais utilizados são:
- Método FIFO ou FIFO, primeiro a entrar, primeiro a sair. UEPS ou método LIFO, último a entrar, primeiro a sair. Preço médio ou média ponderada.
Os métodos a) ec) são aceites pela autoridade fiscal, o método b) foi revogado.
- Método FIFO (first in, first out) ou FIFO (First In, First Out), é um método que se baseia no critério lógico que indica que o que entrou primeiro deve sair para evitar a obsolescência ou deterioração Método LIFO (Last In, First Out) ou LIFO (Last In, First Out), o último a chegar será o primeiro a sair, ou seja, uma entrega de mercadoria contrária ao método anterior. Este método é considerado muito conservador porque mantém os ativos baixos, consequentemente determinando menores lucros e menores impostos.Método do Preço Médio (Média Ponderada), há uma atualização constante dos preços após cada aquisição. Sua fórmula é igual a:
Método de preço médio (média ponderada), Exercício para o leitor. O saldo de um produto XYZ em 20 de setembro é de 8.200 libras em S /. 3,00 cada libra, o que dá um total de S /. …………….…. Uma semana depois, mais 1.800 libras do produto entram no depósito, mas a um preço de S /. 4,00 o quilo. Encontre o preço médio e o novo saldo.
Solução do exercício: o preço médio é S /. 3,18 e o novo saldo é de 10.000 libras.
Cartão de transcrição: Caso prático. Vamos tratar a transcrição como ela é usada no setor público, incluindo seu formato que pode ser visto na parte inferior. A coluna 3 refere-se a valores físicos e a coluna 6 refere-se a valores monetários. Suponhamos que a polícia compre para seu pessoal masculino (depois do concurso) calças que serão distribuídas imediatamente. As seguintes operações são realizadas:
- Com a Ordem de Compra (O / C) 138, de 11 de fevereiro de 2013, a favor da empresa Galia, são adquiridas na loja S / 1.200 calças azuis esverdeadas masculinas. 18,00 cada. Com o PECOSA (PCS) 41 de 20/02/13, o VIII-DIRTEPOL foi atendido com 80 calças. Com o PECOSA 56 de 25/02/13, a DIRGEN foi atendido com 150 calças. Com o PECOSA 65 em 02/03/13 FOVIPOL foi visto com 12 calças, com PECOSA 66 em 02/03/13, DIRECFIN foi visto com 224 calças, com PECOSA 78 em 14/03/13, DIRBIE foi atendido com calças 125. Com o PECOSA 85 de 15/03/13, o X-DIRTEPOL contou com 146 calças. Com o PECOSA 90 de 21/03/13, o SOT1.PNP foi atendido. AYALA VIVANCO Luis, de 2 calças. Com o PECOSA 93 de 25/03/13, o VII-DIRTEPOL contou com 458 calças. Com o PECOSA 96 de 28/03/13, foram atendidos os seguranças do DIRLOG com 3 calças.
A operação 1 é a entrada da mercadoria no almoxarifado através do documento denominado Pedido de Compra, as demais operações são saídas através do Documento de Comprovação de Saída do Pedido (Pecosa). Como todas as mercadorias foram distribuídas no final, o saldo será zero. Leve em consideração que o Pedido de Compra é formulado pela unidade de compras da entidade, enquanto o Pedido Freckled é formulado pelo almoxarifado.
| 1 | dois | 3 | 4 | 5 | 6 | |||||
| COMPROVANTE | QUANTIDADES | PREÇO | QUANTIAS | |||||||
| ENCONTRO | CLASSE | Não. | ENTRADA | SAÍDA | SALDO | UNITÁRIO | ENTRADA | SAÍDA | SALDO | |
| 11/02/2013 | O / C | 138 | 1.200 | 1.200 | 18,00 | 21.600,00 | 21.600,00 | |||
| 20/02/2013 | PCS | 41. | 80 | 1.120 | 18,00 | 1.440,00 | 20.160,00 | |||
| 25/02/2013 | PCS | 56. | 150 | 970 | 18,00 | 2.700,00 | 17.460,00 | |||
| 02/03/2013 | PCS | 65 | 12 | 958 | 18,00 | 216,00 | 17.244,00 | |||
| 02/03/2013 | PCS | 66. | 224 | 734 | 18,00 | 4.032,00 | 13.212,00 | |||
| 14/03/2013 | PCS | 78 | 125 | 609 | 18,00 | 2.250,00 | 10.962,00 | |||
| 15/03/2013 | PCS | 85 | 146 | 463 | 18,00 | 2.628,00 | 8.334,00 | |||
| 21/03/2013 | PCS | 90 | dois | 461 | 18,00 | 36,00 | 8.298,00 | |||
| 25/03/2013 | PCS | 93 | 458 | 3 | 18,00 | 8.244,00 | 54,00 | |||
| 28/03/2013 | PCS | 96 | 3 | 0 0 | 18,00 | 54,00 | 0,00 | |||
| FORMATO CONT.ABAST-10 | ||||||||||
| ARTIGO | UNIDADE | CÓDIGO | ||||||||
| UND | 2.3.12.11 |
Questões:
- Quantas calças havia em 14/03/13? Resposta.- Calça 609. Qual era o saldo monetário de 21/03/13? Respostas /. 8.298,00 Em que data havia 970 calças? Resposta.- Em 25/02/13 Quanto custa 224 calças? Respostas /. 4.032.
Exercício
Para o leitor, este exercício fica a seu cargo, neste caso por uma questão de decimais o preço do bem terá dois preços, diferenciados um do outro por apenas um centavo. Se você não consegue descobrir, na próxima página está a solução. Não se esqueça que o saldo final será zero.
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- Uma entidade pública pretende renovar as suas secretárias, por isso adquire 445 secretárias de metal ao preço de S /. 216.271,00, incluindo impostos. A vencedora da licitação é a empresa Inversiones Sur Pacífico para a qual foi formulado o Pedido de Compra nº 101, de 15 de fevereiro de 2013. A empresa cumpre com a colocação das carteiras no almoxarifado prontas para serem distribuídas. Na Seção de Transcrição, os cálculos correspondentes são feitos estabelecendo que 325 carteiras têm um preço de S /. 486,00 cada e 120 mesas custam S /. 486,01 cada. Com o PECOSA 120 de 20/02/13, a sede de Lima foi atendida com 90 mesas. Com o PECOSA 145 de 25/02/13, a sede do Ica foi atendida com 23 mesas. Com a PECOSA 151 de 02/03/13, a sede do Tumbes atendeu com 12 mesas, sendo a PECOSA 168 de 10/03/13,A sede de Puno foi atendida com 41 mesas Com o PECOSA 172 de 14/03/13, a sede de Loreto foi atendida com 25 mesas Com o PECOSA 173 de 15/03/13, a sede de Ancash foi atendida com 45 balcões. Com o PECOSA 189 de 21/03/13, a sede de Madre de Dios contou com 30 balcões. Com o PECOSA 197 de 25/03/13, a sede de Junín contou com 42 balcões. Com o PECOSA 210 Em 28/03/13, a sede da Piura atendeu com 17 mesas. Com o PECOSA 216, em 30/03/13, a sede de Cajamarca contou com 23 mesas. Com a PECOSA 218 em 02/04/13, atendeu a sede da La Libertad com 22 mesas Com PECOSA 223 de 04/05/13, a sede de Cusco contou com 20 mesas Com PECOSA 235 em 10/04/13, a sede de Arequipa contou com 30 mesas Com o PECOSA 247 datado de 14/04/13, a sede da Pasco era atendida com 15 mesas.Com o PECOSA 258 datado de 20/04/13, a sede de Tacna era atendida com 10 mesas.
| ARMAZÉM ESTOQUE COM VALOR | Nenhum cartão. | 1 | ||||||||
| ARTE: METALLIC DESK | ||||||||||
| 1 | dois | 3 | 4 | 5 | 6 | |||||
| COMPROVANTE | QUANTIDADES | PREÇO | QUANTIAS | |||||||
| ENCONTRO | CLASSE | Não. | ENTRADA | SAÍDA | SALDO | UNITÁRIO | ENTRADA | SAÍDA | SALDO | |
| FORMATO CONT.ABAST-10 | ||||||||||
| ARTIGO | UNIDADE | CÓDIGO | ||||||||
| UND | 2.6.32.81 |
Solução para exercitar
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- Uma entidade pública pretende renovar as suas secretárias, por isso adquire 445 secretárias de metal ao preço de S /. 216.271,00, incluindo impostos. A vencedora da licitação é a empresa Inversiones Sur Pacífico para a qual foi formulado o Pedido de Compra nº 101, de 15 de fevereiro de 2013. A empresa cumpre com a colocação das carteiras no almoxarifado prontas para serem distribuídas. Na Seção de Transcrição, os cálculos correspondentes são feitos estabelecendo que 325 carteiras têm um preço de S /. 486,00 cada e 120 mesas custam S /. 486,01 cada. Com o PECOSA 120 de 20/02/13, a sede de Lima foi atendida com 90 mesas. Com o PECOSA 145 de 25/02/13, a sede do Ica foi atendida com 23 mesas. Com a PECOSA 151 de 02/03/13, a sede do Tumbes atendeu com 12 mesas, sendo a PECOSA 168 de 10/03/13,A sede de Puno foi atendida com 41 mesas Com o PECOSA 172 de 14/03/13, a sede de Loreto foi atendida com 25 mesas Com o PECOSA 173 de 15/03/13, a sede de Ancash foi atendida com 45 balcões. Com o PECOSA 189 de 21/03/13, a sede de Madre de Dios contou com 30 balcões. Com o PECOSA 197 de 25/03/13, a sede de Junín contou com 42 balcões. Com o PECOSA 210 Em 28/03/13, a sede da Piura atendeu com 17 mesas. Com o PECOSA 216, em 30/03/13, a sede de Cajamarca contou com 23 mesas. Com a PECOSA 218 em 02/04/13, atendeu a sede da La Libertad com 22 mesas Com PECOSA 223 de 04/05/13, a sede de Cusco contou com 20 mesas Com PECOSA 235 em 10/04/13, a sede de Arequipa contou com 30 mesas Com o PECOSA 247 datado de 14/04/13, a sede da Pasco era atendida com 15 mesas.Com o PECOSA 258 datado de 20/04/13, a sede de Tacna era atendida com 10 mesas.
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| ARMAZÉM ESTOQUE COM VALOR | Nenhum cartão. | 1 | ||||||||
| ARTE: METALLIC DESK | ||||||||||
| 1 | dois | 3 | 4 | 5 | 6 | |||||
| COMPROVANTE | QUANTIDADES | PREÇO | QUANTIAS | |||||||
| ENCONTRO | CLASSE | Não. | ENTRADA | SAÍDA | SALDO | UNITÁRIO | ENTRADA | SAÍDA | SALDO | |
| 15/02/2013 | O / C | 101 | 325 | 325 | 486,00 | 157.950,00 | 157.950,00 | |||
| 15/02/2013 | O / C | 101 | 120 | 445 | 486,01 | 58.321,20 | 216.271,20 | |||
| 20/02/2013 | PCS | 120 | 90 | 355 | 486,00 | 43.740,00 | 172.531,20 | |||
| 25/02/2013 | PCS | 145 | 2. 3 | 332 | 486,00 | 11.178,00 | 161.353,20 | |||
| 02/03/2013 | PCS | 151 | 12 | 320 | 486,00 | 5.832,00 | 155.521,20 | |||
| 10/03/2013 | PCS | 168 | 41. | 279 | 486,00 | 19.926,00 | 135.595,20 | |||
| 14/03/2013 | PCS | 172 | 25 | 254 | 486,00 | 12.150,00 | 123.445,20 | |||
| 15/03/2013 | PCS | 173 | Quatro cinco | 209 | 486,00 | 21.870,00 | 101.575,20 | |||
| 21/03/2013 | PCS | 189 | 30 | 179 | 486,00 | 14.580,00 | 86.995,20 | |||
| 25/03/2013 | PCS | 197 | 42. | 137 | 486,00 | 20.412,00 | 66.583,20 | |||
| 28/03/2013 | PCS | 210. | 17 | 120 | 486,00 | 8.262,00 | 58.321,20 | |||
| 30/03/2013 | PCS | 216 | 2. 3 | 97 | 486,01 | 11.178,23 | 47.142,97 | |||
| 02/04/2013 | PCS | 218 | 22 | 75 | 486,01 | 10.692,22 | 36.450,75 | |||
| 05/04/2013 | PCS | 223 | vinte | 55 | 486,01 | 9.720,20 | 26.730,55 | |||
| 10/04/2013 | PCS | 235 | 30 | 25 | 486,01 | 14.580,30 | 12.150,25 | |||
| 14/04/2013 | PCS | 247 | quinze | 10 | 486,01 | 7.290,15 | 4.860,10 | |||
| 20/04/2013 | PCS | 258 | 10 | 0 0 | 486,01 | 4.860,10 | 0,00 | |||
| FORMATO CONT.ABAST-10 | ||||||||||
| ARTIGO | UNIDADE | CÓDIGO | ||||||||
| UND | 2.6.32.81 |
Bibliografia
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- Maria Vildoso Picón. Contabilidade Geral e Empresas. Universidade Inca Garcilaso de la Vega. Lima, 1998, Jorge Dias Mosto. Contabilidade Geral (Comercial). Editorial Universo. Lima, 1979, Roberto Salazar Guzmán. Curso de Técnicas de Armazenamento e Inventário, notas de aula. Lima, 2012.
