O diagnóstico organizacional é definido como a análise de proporcionar às organizações oportunidades de melhoria, tudo isso através de uma análise aprofundada que nos permite conhecer os pontos fracos e fortes da empresa ou organização.
O diagnóstico organizacional deve ser realizado nas melhores condições e, para que isso seja possível, são necessários alguns requisitos:
- Antes de iniciar o procedimento, você precisa ter certeza de que deseja uma alteração. O cliente deve estar totalmente comprometido e ser uma força de suporte para apoiar os resultados do diagnóstico.O cliente interessado deve fornecer ao consultor as facilidades para ter acesso às informações necessárias.O consultor que realiza a coleta de informações deve Manuseie-o confidencialmente, para que, ao fornecer os resultados, a fonte da qual eles foram obtidos não seja divulgada.O consultor deve estabelecer os pontos de melhoria através do feedback.Fazer os acordos entre cliente e consultor.
O processo de diagnóstico organizacional consiste em três etapas:
- Levantamento de informações
Nesta primeira etapa, a busca por ferramentas, informações e procedimentos a serem utilizados deve ser considerada; os métodos de coleta de informações, como questionários, entrevistas e os utilizados por meio da observação. A frequência e facilidade com que as informações podem ser obtidas dependerão em grande parte da estabilidade do sistema.
- Organização da informação.
Nesta segunda etapa, o desenho dos procedimentos para processar as informações, o armazenamento adequado dos dados e a organização das informações permitem ao consultor e ao cliente acesso fácil e rápido.
- Análise e interpretação da informação.
Neste último, o objetivo é analisar e examinar cada parte das informações coletadas, a fim de responder às perguntas colocadas no início da investigação.
O diagnóstico organizacional é dividido em dois tipos de diagnóstico ; cultural e funcional, cada um consiste em objetivos, métodos e técnicas que se complementam, aludindo ao método e às técnicas com as quais se complementa para atingir seus objetivos.
Diagnóstico funcional
O diagnóstico funcional recebe esse nome de uma perspectiva funcionalista, que examina principalmente as estruturas formais e informais de comunicação, as práticas de comunicação relacionadas à produção, satisfação da equipe, manutenção da organização e inovação..
Utiliza um processo de diagnóstico no qual o consultor assume quase total responsabilidade pelo seu design e gerenciamento (objetivos, métodos e interpretação dos resultados).
Nesse tipo de diagnóstico, os métodos de coleta de informações mais utilizados são a entrevista, o questionário, a análise de redes de comunicação, a entrevista em grupo, a análise de experiências críticas de comunicação e a análise da disseminação de mensagens.
- Essa técnica é complementada pelo questionário e permite coletar informações que podem ser investigadas até os mínimos detalhes em uma conversa pessoal com os membros de uma organização, além de coletar mais informações de mais pessoas e de maneira mais rápida e mais econômico do que outros métodos; e facilita a análise estatística. Análise de transmissão de mensagens. Consiste em um questionário especializado que descobre o processo de divulgação de uma mensagem na organização, desde seu ponto de origem até atingir seus diferentes membros. Esse método revela o tempo necessário para espalhar uma mensagem, seu processo de comunicação, que bloqueia a comunicação, as redes informais de comunicação e a maneira como as informações são processadas.Análise de experiências críticas de comunicação. É usado para conhecer as experiências positivas e negativas que existem dentro da organização e sua eficácia ou ineficácia. Análise de redes de comunicação. Analise a estrutura de comunicação de uma organização e sua eficácia. Quem se comunica com quem, quais grupos existem na organização, quais membros agem como uma ponte entre os grupos, são avaliados os bloqueios sofridos pelas informações, o conteúdo da comunicação e a quantidade de informações disseminadas. A entrevista em grupo. Essa técnica seleciona um certo número de membros representativos da organização para serem entrevistados como um grupo. A entrevista geralmente se concentra em aspectos críticos da comunicação organizacional.
Objetivos do diagnóstico funcional
- Avalie a estrutura interna formal e informal do sistema de comunicação e os diferentes canais de comunicação, avalie os sistemas e processos de comunicação nos níveis interpessoal, de grupo, departamental e interdepartamental e avalie os sistemas e processos de comunicação externa da organização. público e privado com os quais há interdependência.Avaliar o papel, a eficiência e a necessidade da tecnologia de comunicação organizacional.
Diagnóstico cultural
O diagnóstico cultural é uma série de ações projetadas para determinar os valores e princípios de uma organização, até que ponto eles são conhecidos e compartilhados por seus membros e a congruência salva com o comportamento organizacional.
Os objetivos desta perspectiva são:
- Avaliar o papel da comunicação na criação, manutenção e desenvolvimento da cultura de uma organização e avaliar o conteúdo das produções comunicacionais e o significado que ela tem para seus membros, como conversas, ritos, mitos, filosofia e valores. vida organizacional e o papel da comunicação na perspectiva dos membros da organização.
Os valores e princípios básicos de uma organização podem ser determinados através dos campos em que se manifestam, de modo que quanto mais manifestações culturais forem analisadas, mais rico e preciso será o diagnóstico.
As manifestações conceituais e simbólicas são compostas pelas seguintes categorias e elementos:
- Espiritual: Ideologia / filosofia, símbolos, mitos e história Comportamental: Linguagem, comportamento não verbal, rituais e formas de interação Estrutural: Políticas e procedimentos, normas, sistemas internos de status, estrutura de poder Materiais: Tecnologia, instalações, móveis e equipe.
O processo de diagnóstico cultural é suportado por certas ferramentas. Quanto à sua aplicação, podemos falar basicamente de duas abordagens: a qualitativa e a quantitativa.
A primeira busca a mensuração precisa de determinadas variáveis previamente estabelecidas e sua comparação subsequente; a segunda depende mais da nitidez da percepção do pesquisador ao analisar os dados.
Técnicas qualitativas aplicáveis:
- Observação. Para realizá-lo, o pesquisador pode optar por se tornar mais um membro do grupo (observação participante), ou pode observá-lo de fora (observação não participante ou comum). De qualquer forma, o pesquisador deve conquistar a confiança das pessoas que vão estudar, conseguir sua aceitação e evitar, tanto quanto possível, que sua presença interfira ou perturbe as atividades diárias do grupo. Entrevistas individuais. É muito importante que o que é conhecido como "simpatia" seja alcançado em entrevistas. Isso implica o estabelecimento de um clima de confiança mútua, compreensão e afinidade emocional entre o entrevistador e o entrevistado. Análise de documentos.O pesquisador reunirá uma coleção de diversos documentos que precisam ser interpretados para extrair as informações que eles contêm sobre a história e as características da organização e que o levarão a inferir alguns aspectos importantes da cultura da organização. Discussão em pequenos grupos. Sessões de grupo com uma discussão direcionada. Dramatização. Fornece dados sobre a percepção das pessoas sobre certos papéis, relacionamentos e situações de trabalho. Técnicas projetivas. Consiste em apresentar um assunto com um pouco de material estruturado, com instruções vagas e pedir a ele para organizá-lo à sua maneira, coisas que ele não pode fazer sem projetar a estrutura de sua própria personalidade.
Técnicas quantitativas aplicáveis:
- a) As informações coletadas por meio dessa técnica podem ser usadas para uma análise quantitativa, a fim de identificar e conhecer a magnitude dos problemas que são parcial ou imprecisamente assumidos ou conhecidos. O método que pode ser usado para concluir a pesquisa é o questionário.
Na aplicação de um diagnóstico organizacional, é conveniente ter em mente que todo processo tem vantagens e desvantagens, dependendo do que você deseja alcançar.
Vantagem:
- Um espírito de grupo é despertado, é participativo, as pessoas sentem-se comprometidas com as soluções, dão uma estrutura lógica ao problema, são a maneira mais eficiente e eficaz de gerenciar recursos, cumprir e encontrar problemas, permitindo conhecer processos operacionais onde você precisa começar a trabalhar com urgência e obter melhorias imediatas, fornece dados para estruturar um planejamento temporário, até que os novos objetivos da organização sejam definidos e as mudanças sejam implementadas nos sistemas e processos da organização. muito claro e contém elementos que podem ser combinados com outras técnicas para criar abordagens específicas mais eficientes.
Desvantagens:
- O modelo normativo nunca é especificado e pode ser diferente para pessoas diferentes. Nem todos os grupos sociais estão prontos para esse tipo de interação. A definição de problemas gera expectativas de soluções, pode causar conflitos interpessoais e pode ser tendenciosa.
As ferramentas utilizadas na aplicação do diagnóstico organizacional são baseadas na participação do capital social da empresa e podem ser de dois tipos, quantitativas e qualitativas. Em termos metodológicos, as ferramentas e técnicas facilitam e melhoram a possibilidade de coletar e organizar informações com eficiência. Para isso, serão colocadas em prática técnicas participativas, sendo as mais utilizadas a entrevista, o questionário, a análise da comunicação, a análise SWOT, a compilação documental e bibliográfica, observação, entre outras.
Técnicas qualitativas:
São técnicas baseadas na descrição de eventos, ou seja, palavras são usadas para narrar os fatos que cercam o desenvolvimento de um fenômeno ou evento de interesse. Entre estes destacam-se:
| TÉCNICA QUALITATIVA | DESCRIÇÃO |
| Entrevista | É uma conversa que tem um objetivo definido e esse objetivo é dado dependendo do tópico sob investigação. Em geral, é considerado como um processo de transação para fornecer e receber informações, perguntas e respostas, do remetente e do destinatário, até que os objetivos estabelecidos pelos pesquisadores sejam atingidos. |
| Questionário | Coleta sistemática de dados em uma população e de forma mais rápida, mais barata que outros métodos e facilita a análise estatística. |
| A entrevista em grupo | Ele está coletando dados de um grupo de pessoas que representam a organização. A entrevista geralmente se concentra em aspectos relacionados à crise que está ocorrendo atualmente na empresa |
| Observação | É um dos instrumentos mais amplamente utilizados e mais antigos da pesquisa, por ser um procedimento fácil de aplicar. O ato de observar e perceber é a maneira mais direta e imediata de conhecer os fenômenos, os processos e as atividades que acontecem em torno das quais você está interessado. |
| Dramatização | Ele fornece informações sobre a apreciação da comunidade por situações que surgem no trabalho ou na empresa. |
Técnicas projetivas Baseia-se em fornecer instruções vagas a uma pessoa e solicitar que ela a organize à sua maneira, o que lhes permite refletir sua personalidade
SWOT É uma das técnicas mais usadas para preparar estratégias
| superar conflitos ou crises apresentados em uma empresa ou comunidade, onde seus pontos fortes, oportunidades, fraquezas e ameaças são identificados. | |
| A compilação documental e bibliográfica | A coleta de dados começa em fontes secundárias, ou seja, a partir de informações obtidas por meio de documentos, livros ou pesquisas realizadas por pessoas externas ao pesquisador. Aqui, o documento é um testemunho escrito de um evento passado ou histórico e é obtido das pessoas ou do ambiente em que as situações e fenômenos estudados são gerados e desenvolvidos. |
Técnicas quantitativas:
As ferramentas quantitativas para apoiar a tomada de decisões têm vantagens, como ser capaz de dividir problemas complexos em fragmentos menores que podem ser facilmente diagnosticados. No entanto, não é uma fonte de decisões e respostas automáticas para todos os problemas que os gerentes enfrentam.
| TÉCNICA QUANTITATIVA | DESCRIÇÃO |
| Simulação | É um procedimento que estuda um problema criando um modelo do processo envolvido nessa dificuldade e, em seguida, através de uma série de soluções organizadas de tentativa e erro, tenta determinar uma maneira melhor de resolver esse problema. |
| A matriz de resultados | É um instrumento amplamente utilizado que mostra os possíveis resultados que podem ser alcançados seguindo cursos de ação alternativos (estratégias) em diferentes circunstâncias. |
| O sistema de inventário | Eles ajudam a controlar os custos totais de estoque; Essas abordagens podem reduzir com êxito o custo total da compra para armazenar, transportar estoque e esgotar-se. |
