Os diagnósticos de comunicação organizacional estão mostrando dois grandes focos de problemas de comunicação na organização, por um lado, os relacionados à tecnologia e, por outro, os problemas de comunicação entre as áreas ou dependências que compõem as instituições públicas.
Diante dos desafios e mudanças que a globalização e os novos mercados trazem, é necessário que as empresas desenvolvam processos de gestão modernos e se consolidem como organizações sólidas que projetam crescimento ao longo do tempo.
Da mesma forma, as entidades públicas não devem desconhecer essa transformação, pois sempre será essencial trabalhar para o seu fortalecimento, o que garante o desenvolvimento sustentável de uma nação, buscando, portanto, diferentes alternativas para melhorar os processos de gestão. e serviço ao usuário.
É assim que em nossos dias a implantação de processos efetivos de comunicação interna nessas instituições assumiu uma importância vital, permitindo uma melhoria no clima organizacional.
Em primeiro lugar, é necessário determinar as funções da comunicação horizontal, pois da mesma maneira que a comunicação de cima para baixo visa direcionar os esforços dos colaboradores, a comunicação horizontal pretende que eles se coordenem entre si para otimizar esforços e recursos.
Além disso, a comunicação deve aproveitar os recursos compartilhados, gerando sinergias. Um efeito disso é que a comunicação horizontal deve “amarrar” a dinâmica de gerenciamento das diferentes partes da organização, gerando um certo sincronismo que, de um ponto de vista macro, está envolvido com a dinâmica geral de gerenciamento da instituição.
Embora o principal problema seja a comunicação entre as áreas e a falta de uma cultura de reconhecimento que contribua para o clima organizacional a partir das comunicações, vale destacar a necessidade de aprimoramento tecnológico, entendido não apenas pela compra de ferramentas tecnológicas, mas também pela trabalho conjunto entre as áreas de comunicação e tecnologia, especialmente em relação à comunicação de processos e aquelas voltadas para a prestação de um melhor serviço aos cidadãos.
Também vale destacar a necessidade de fortalecer a cultura comunicativa dos líderes para que eles possam usar a comunicação interna como um recurso estratégico focado em direcionar, coordenar e adaptar a organização às necessidades e expectativas dos cidadãos.
Além disso, devemos nos referir à melhoria contínua, que exige não apenas obter informações dos clientes, mas também adaptar a organização a esses requisitos e, para isso, é necessário fortalecer a comunicação entre áreas e equipes trabalho. Kaizen se refere a isso como "comunicação interfuncional".
Esse tipo de exercício é baseado em processos de depuração e os torna consistentes com as expectativas dos clientes em relação aos serviços ou processos da organização.
Nesse sentido, o trabalho de "Equipes Interfuncionais", "Reuniões de Aperfeiçoamento", "Logs de Qualidade" etc. é comum.
As equipes multifuncionais são compostas por pessoas de diferentes áreas e seu objetivo é focar os processos da organização em uma unidade ou projeto de trabalho específico, reduzindo o desperdício e os erros de congruência entre as áreas.
As reuniões de melhoria, por outro lado, são geralmente reuniões de apenas duas áreas em que a colaboração mútua é buscada para reduzir erros e estabelecer melhorias na produção (tempos, esforços, desenvolvimento de sinergias etc.)
Finalmente, os logs de qualidade são registros de solicitações que uma área faz para outra para melhorar um determinado procedimento e, assim, otimizar o trabalho que está sendo realizado. Uma área faz uma solicitação para outra e essa outra deve oferecer uma resposta para saber se é possível fazer a alteração ou como o que a área solicitante solicitada pode ser alcançada.
Como mencionado acima, o conhecido modelo weberiano que dividia processos para especializá-los e, assim, torná-los mais eficientes, tudo o que fazia era interromper o fluxo de informações nas organizações.
Por esse motivo hoje, quando esse fluxo é o senso competitivo vital da organização, as estruturas organizacionais são abaladas em busca de novas formas. A especialização do trabalho pelos departamentos isolou as partes do processo, por isso hoje a comunicação é a ferramenta fundamental para a redução de tempo e erros e para a compreensão global do processo.
Uma pesquisa com 57 instituições públicas para determinar como é a comunicação interna indica que os principais problemas são: falta de comunicação entre as áreas, falta de expressão de reconhecimento e deficiências tecnológicas, pois resultaram em média 3,4 em uma escala de 1 a 5.
Segue-se muito de perto: falta de canais de via dupla e problemas generalizados de atitude com uma média de 3,3; problemas de relacionamento interpessoal em equipes com 3,2; Falta de informação das diretrizes e distâncias geográficas com 3.0.
E, finalmente, processos cujo design impede a comunicação entre as partes da organização e a má comunicação entre o superior imediato e o colaborador com 2.8.
Em média, as organizações públicas pesquisadas indicaram que as origens de seus problemas de gestão estão 80% relacionadas a problemas de comunicação interna, comparável à pesquisa latino-americana realizada por estudantes da Universidade Sergio Arboleda a empresas privadas e onde os A média para o continente também foi de 80%.
Por fim, diante dos diferentes problemas que afligem diariamente as instituições públicas, é necessário destacar a importância da implementação de processos adequados de comunicação interna que permitam a essas entidades ter uma gestão muito mais eficaz, uma imagem mais aceitável e estabelecer uma relação mais cordial com seus usuários, que no final são os que qualificarão e reconhecerão seu trabalho, é aí, a partir dos objetivos estabelecidos e dos ares da mudança, que nasce esse grande desafio, cuja comunicação está pronta para superar.
