1. Técnicas de controle
Controle, conceito:
Processo para garantir que as atividades reais estejam em conformidade com as atividades planejadas. Ele permite manter a organização ou sistema no caminho certo.
A palavra controle tem sido usada em vários sentidos diferentes:
• Controle como função coercitiva e restritiva, para inibir ou prevenir comportamentos indesejáveis, como chegar atrasado ao trabalho ou às aulas, fazer escândalos e assim por diante.
• Controle como verificação de algo, para ver se está correto, como verificar evidências ou notas.
• Controle como uma comparação com algum padrão de referência, como pensar em uma mercadoria em outra escala, comparar as notas dos alunos, etc.
• O controle como função administrativa, ou seja, como a quarta etapa do processo administrativo.
• Constitui a quarta e última etapa do processo administrativo. Isso tende a garantir que as coisas sejam feitas de acordo com as expectativas ou conforme planejado, organizado e direcionado, apontando falhas e erros a fim de repará-los e evitar que se repitam.
Estabelecimento de padrões: Um padrão pode ser definido como uma unidade de medida que serve como modelo, guia ou padrão com base no qual o controle é realizado.
Padrões são critérios estabelecidos contra os quais os resultados podem ser medidos, eles representam a expressão das metas de planejamento da empresa ou departamento em termos de tal forma que o cumprimento real das funções atribuídas possa ser medido em relação a eles.
Os padrões podem ser físicos e representar quantidades de produtos, unidades de serviço, horas-homem, velocidade, volume de rejeição, etc., ou podem ser expressos em termos monetários, como custos, receitas ou investimentos; ou outros termos de medição.
Medição de resultados: se o controle for definido corretamente e se houver meios disponíveis para determinar exatamente o que os subordinados estão fazendo, é fácil comparar o desempenho real com as expectativas. Mas existem atividades em que é difícil estabelecer padrões de controle, dificultando a medição.
Correção: Se em decorrência da medição desvios forem detectados, corrija imediatamente esses desvios e estabeleça novos planos e procedimentos para que não sejam apresentados novamente.
Feedback: Uma vez corrigidos os desvios, reprograme o processo de controle com as informações obtidas causando o desvio.
2. Fatores de controle
Existem quatro fatores que devem ser considerados ao aplicar o processo de controle.
• Quantidade
• Clima
• Custo
• Qualidade
Os três primeiros são de natureza quantitativa e o último é eminentemente qualitativo. O fator quantidade se aplica a atividades nas quais o volume é importante. Por meio do fator tempo, as datas programadas são controladas. O custo é utilizado como indicador de eficiência administrativa, pois por meio dele são determinados os gastos de determinadas atividades. Qualidade refere-se às especificações que determinado produto ou certas funções da empresa devem atender.
Controles usados com mais freqüência em fatores de controle
| Quantidade | Clima | custo | Qualidade |
| Orçamentos | Estudos de tempo | Orçamentos | Avaliação de desempenho |
| Estimativas | Prazos | Custo por metro quadrado | Testes psicológicos |
| Produtos finalizados | Programas | Custos padrão | Inspeções visuais |
| Unidades vendidas | Máquina do tempo | Previsões | Coeficientes |
| Unidades Rejeitadas | Medição de trabalho | Contabilidade | Desempenho da equipe |
| Inventários de pessoal | Procedimentos | Produtividade | Relatórios |
| Medição de trabalho | Padrões | Retorno do investimento | Procedimentos |
| Previsões | Padrões | ||
| Controle de estoque | Avaliação de mérito |
Importância do controle
Estabelece medidas para corrigir as atividades, de forma que os planos sejam cumpridos com sucesso. Aplica-se a tudo: às coisas, às pessoas e aos atos. Determine e analise rapidamente as causas que podem levar a desvios para que não se repitam no futuro. Localiza os setores responsáveis pela administração, a partir do momento em que são estabelecidas as medidas corretivas. Fornece informações sobre o andamento da execução dos planos, servindo de base para o reinício do processo de planejamento. Reduza custos e economize tempo evitando erros. A sua aplicação afeta diretamente a racionalização da gestão e consequentemente, no alcance da produtividade de todos os recursos da empresa.
Tipos de controles
• Controle preliminar: Este controle ocorre antes do início das operações e inclui a criação de políticas, procedimentos e regras destinadas a garantir que as atividades planejadas sejam executadas de forma adequada. A consistência no uso de políticas e procedimentos é promovida por esforços de controle.
• Controle concorrente: Este controle ocorre durante a fase de ação de execução dos planos e inclui o direcionamento, monitoramento e sincronização das atividades à medida que ocorrem.
• Controle de feedback: Este tipo de controle foca no uso de informações de resultados anteriores, para corrigir possíveis desvios futuros do padrão aceitável.
Áreas de Controle
O controle atua em todas as áreas e em todos os níveis de uma empresa. Praticamente todas as atividades de uma empresa estão sob alguma forma de controle ou monitoramento.
De preferência, deve abranger funções básicas e áreas-chave de resultados, como:
• Controle de produção. A função de controle nesta área visa aumentar a eficiência, reduzir custos e uniformizar e melhorar a qualidade do produto, aplicando técnicas como estudos de tempo e movimento, inspeções, programação linear, análise estatística e gráfica.
• Controle de qualidade. Refere-se à fiscalização que deve ser feita para verificar uma qualidade específica tanto nas matérias-primas quanto nos produtos acabados; estabelece limites aceitáveis de variação em termos de cor, acabamento, composição, volume, dimensão, resistência, etc.
• Controle de estoque. É responsável por regular de forma otimizada os estoques nos depósitos de peças de reposição e ferramentas, matérias-primas, produtos em processamento e acabados; protegendo a empresa de custos desnecessários devido ao acúmulo ou falta de estoque no armazém.
• Controle de compras. Esta função verifica o cumprimento de atividades como:
a) Seleção adequada de fornecedores, b) Avaliação da quantidade e qualidade especificada pelo departamento solicitante, c) Controle dos pedidos desde o momento da sua requisição até a chegada do material, d) Determinação do ponto de pedido e novo pedido, e) Verificação de preços.
• Controle de marketing. É realizado através do estudo de relatórios e estatísticas onde se analisa se os objetivos de marketing foram atingidos ou não; compreende áreas como vendas, desenvolvimento de produtos, distribuição, publicidade e promoção.
• Controle de vendas. Previsões e orçamentos de vendas são essenciais para o estabelecimento desse controle. A função deste sistema é medir o desempenho da força de vendas em relação às vendas previstas e tomar as medidas corretivas adequadas.
• Controle financeiro. Fornece informações sobre a situação financeira da empresa e o desempenho monetário dos recursos, departamentos e atividades que a integram.
• Controle de recursos humanos. A sua função é a avaliação da eficácia na implementação e execução de cada um dos programas de pessoal e do cumprimento dos objectivos deste departamento, aplicando a avaliação ao recrutamento e selecção, formação e desenvolvimento, motivação, salários e vencimentos., segurança e higiene e benefícios.
3. Técnicas de controle
Técnica: Conjunto de procedimentos típicos de uma arte, ciência ou comércio. Habilidade com a qual esses procedimentos são usados. Método de habilidade, tática
Levando em consideração a definição da palavra técnica, técnicas de controle podem ser definidas como todos os procedimentos ou métodos usados por uma organização para controlar ou supervisionar um processo automatizado ou atividade humana.
Existem diferentes técnicas de controle de planejamento que um executivo usa. Por exemplo, regras administrativas, que são um tipo importante de planejamento, também são usadas para fins de controle. Da mesma forma, orçamentos são planos, e sua utilização, apropriadamente chamada de orçamento, é essencialmente uma função de controle, assim como os estudos de avaliação de pessoal são conduzidos de acordo com o processo de controle.
Aqui estão algumas das técnicas de controle mais comumente usadas:
Despesas:
Um mecanismo amplamente utilizado para controle administrativo é o orçamento. Portanto, às vezes se presume que o orçamento é o mecanismo para realizar o controle.
O orçamento é a formulação de planos para um determinado período futuro em termos numéricos. Assim, os orçamentos são demonstrações de resultados antecipadas, tanto em termos financeiros - como em receitas e capital - ou em aspectos não financeiros - como no caso de horas de mão-de-obra direta, materiais, volume físico de vendas ou unidades de produção. -. Diz-se que os orçamentos são a monetização dos planos.
Os orçamentos forçam o planejamento e permitem que a autoridade seja delegada sem perda de controle. Ou seja, a redução dos planos a números definitivos exige o uso de um tipo de método que permite ao gerente ver claramente qual capital será necessário, para quem, onde e que custo, receita ou unidades de entrada ou saída física incluirão seus planos. Tendo descoberto isso, você pode delegar mais livremente a autoridade para realizar o plano dentro dos limites do orçamento.
Balanço Comparativo:
Eles são especialmente úteis no controle da operação geral da empresa. Nele você pode observar as mudanças que são feitas e analisar os desenvolvimentos gerais.
Um resumo dos itens do balanço patrimonial que abrangem um período relativamente longo mostra tendências importantes e permite ao gerente obter uma ampla avaliação do desempenho geral e do que pode exigir algumas modificações.
Demonstração de resultados:
Eles mostram resumidamente o valor da receita, deduções e receita líquida. As declarações comparativas de lucros e perdas permitem ao gerente localizar as dificuldades e remediá-las.
Demonstrações provisórias de lucros e perdas podem ser criadas, usando-as como metas para as quais devemos avançar. O desempenho é medido em relação a essas metas, que são equivalentes aos padrões para fins de controle.
Esse tipo de instrumento é mais comumente aplicado a uma empresa inteira ou, no caso de uma corporação, a suas subsidiárias. Qualquer que seja a unidade do gerente, ele deve ter autoridade suficiente para gerenciá-la, pois, do contrário, ele não divulgará totalmente as atividades sobre as quais pode exercer controle e, portanto, não será um bom meio de controle.
Auditoria Financeira:
A auditoria financeira é a inspeção periódica dos registros contábeis, para verificar se estão adequadamente elaborados e corretos, além de auxiliar no controle geral da empresa.
É feito para verificar a veracidade dos registros, ao mesmo tempo em que revisa e avalia os projetos, atividades e procedimentos da empresa.
Ele permite que você faça comparações entre o que você esperava alcançar (padrão) e o que está realmente alcançando. Ele destaca quaisquer desvios e oferece sugestões de ações corretivas.
Esse tipo de auditoria de registros e relatórios contábeis da mesma área deve ser realizada por empresa externa de contabilidade.
Saber que os registros são precisos, verdadeiros e de acordo com as práticas contábeis aprovadas constitui uma base confiável para fins de bom controle geral.
Auditoria administrativa:
É o enfrentamento periódico do planejamento, organização, execução e controle administrativo de uma empresa. Reveja o passado, o presente e o futuro da empresa. Além disso, verifica as diferentes áreas da empresa para verificar se estão obtendo o máximo resultado de seus esforços.
Uma auditoria administrativa só pode ser realizada em uma organização que está em funcionamento há muito tempo. Isso ajuda a estabelecer um padrão para seu comportamento.
Os benefícios deste tipo de auditoria são: a) Revisão de novas políticas e práticas, tanto quanto à sua conveniência e conformidade, b) Identificação de áreas frágeis dentro da organização que requerem maior suporte, c) Melhor comunicação, Isso permite que os funcionários sejam informados sobre a situação da empresa, d) Mede o grau de eficácia dos controles administrativos em vigor, e) A auditoria administrativa trata do ponto de vista geral, não avalia o desempenho pessoal.
Os resultados da auditoria administrativa são refletidos em um relatório de auditoria que é redigido de um ponto de vista e em um estilo que apresenta resultados objetivos e recomendações, tornando-os o mais impessoais possível. O trabalho do auditor é praticar a auditoria; a implementação de suas recomendações é responsabilidade do gerente, que tem autoridade suficiente sobre a área ou atividade em questão. Em outras palavras, se um funcionário pode fazer a mudança desejada, um relatório de auditoria deve ir para ele.
A própria auditoria certifica: a) O que a organização fez por si e o que fez pelos seus clientes ou destinatários dos produtos ou serviços que presta, para isso deve avaliar alguns fatores como: atributos de estabilidade financeira, eficiência produção, eficácia de vendas, desenvolvimento de pessoal, crescimento de lucro, relações públicas e responsabilidade cívica, etc.
Relatórios - Relatórios:
São todos aqueles que facilitam o processo de controle, como relatórios de produção, relatórios de embarque, relatórios financeiros, etc. O estudo dos dados que produzem e a sua comparação com outros relatórios semelhantes, auxiliam o gestor na tomada de decisões e um melhor conhecimento do estado da empresa.
4. Análise estatística
É muito importante para um bom controle as análises estatísticas dos inúmeros aspectos do funcionamento de um negócio ou empresa, bem como a apresentação clara destes, sejam históricos ou de previsão.
Os dados estatísticos são mais bem compreendidos pela maioria dos gerentes quando são apresentados graficamente, onde tendências e relacionamentos são melhor representados.
Os dados devem ser apresentados de forma que as comparações possam ser feitas com determinados padrões. Exemplo: O que significa um aumento de 3 a 10%, ou uma redução nas vendas ou custos? O que era esperado? Qual foi o padrão? Quão sério é o desvio? Quem é responsável?
Uma vez que nenhum gerente pode fazer nada sobre o passado, é essencial que os relatórios estatísticos mostrem tendências para que os observadores possam extrapolar e estimar o curso, ou tendência. Isso significa que a maioria dos dados, quando apresentados em gráficos, devem estar disponíveis em médias temporais para eliminar variações decorrentes de períodos contábeis, fatores sazonais, ajustes contábeis e outras variações associadas a determinados momentos.
Gráfico de pontos de equilíbrio:
O gráfico de equilíbrio é um método de controle interessante, ele ilustra a relação entre vendas e despesas de uma forma que indica qual volume de receita cobre exatamente as despesas. Um volume de vendas menor em relação ao ponto de equilíbrio causaria prejuízo e um volume maior traz maior lucro. O ponto de equilíbrio também pode ser expresso em unidades de itens vendidos, porcentagem da planta utilizada ou em termos semelhantes.
A análise do ponto de equilíbrio com orçamento variável costuma ser confundida. Embora ambas as ferramentas usem amplamente o mesmo tipo de dados básicos de entrada, o orçamento variável se destina a controlar os custos, enquanto o gráfico de equilíbrio se destina a prever lucros, o que significa que deve incluir dados de renda. Além disso, por serem utilizados para controle de orçamento, os orçamentos variáveis podem refletir unidades organizacionais, enquanto o gráfico geralmente é utilizado para saber a rentabilidade de um determinado curso de ação, em comparação com outras alternativas.
Essa análise é especialmente útil no planejamento e controle porque enfatiza o impacto dos custos fixos nos lucros das vendas ou custos adicionais.
O gráfico de Gantt:
Embora o conceito seja simples, este gráfico, que mostra as relações temporais entre os eventos em uma programação de produção, foi considerado a inovação revolucionária da gestão. O que Gantt identificou foi que os objetivos gerais do programa devem ser vistos como uma série de planos derivados inter-relacionados (eventos) que as pessoas podem entender e seguir. Os desenvolvimentos mais importantes neste tipo de controle refletem este princípio simples e também princípios básicos de controle, como a escolha de elementos estratégicos ou críticos de um plano para verificá-los cuidadosamente.
Pert (Técnica de Avaliação e Revisão do Programa):
A técnica PERT é amplamente utilizada em muitas operações e particularmente em projetos de construção. Essa técnica treina os administradores para saberem que terão problemas em áreas como custos ou entregas dentro do prazo, a menos que ajam agora.
O Pert obriga os gestores a planejar porque é impossível fazer uma análise de tempo e eventos sem planejamento e sem observar como os elementos se encaixam. Além disso, impõe planejamento em todas as esferas de autoridade, pois cada administrador subordinado deve planejar o evento pelo qual é responsável.
Concentra a atenção em elementos críticos que podem exigir correção e torna possível um tipo de controle de feed-forward, um atraso afetaria os eventos subsequentes e, possivelmente, todo o projeto, a menos que o gerente possa de alguma forma ganhar tempo reduzindo o de alguma outra atividade no futuro.
O sistema de rede com seus subsistemas permite direcionar relatos e pressões para agir no lugar certo e no nível certo de organização, no momento certo.
PERT não é uma panacéia. Não faz planejamento, embora o imponha. Não torna o controle automático, embora estabeleça um ambiente no qual princípios de controle sólidos podem ser apreciados e usados.
5. Bibliografia
Terry, George R., Administrative Principles. Compañía Editorial Continental, SA México, 1977.
Biblioteca de prática de negócios. McGraw-Hill. Volume I. Administração moderna. México. mil novecentos e noventa e seis
Teoria Organizacional e Teoria Administrativa aplicada ao ensino superior. Material documental de apoio. Universidade de Carabobo, área de Pós-graduação PEDES. Prof. Cecilia Guerra. Valência, 2000.
www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema6_1.htm
Dicionário Larousse.
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