Introdução
Na organização e coordenação, estabelecem-se os pontos principais para poder realizar de forma eficaz a gestão da organização atual, visto que estes dois termos são muito úteis para uma correta tomada de decisão.
A realização do desenho de uma estrutura hierárquica dá ao administrador a oportunidade de conseguir a coordenação dos elementos que compõem a organização. A seguir veremos esses dois termos em profundidade e de forma rápida, a fim de fornecer ao administrador a base para a correta aplicação das técnicas e a correta tomada de decisão.
1.1 A organização como entidade
“Conjunto de pessoas com os meios necessários e adequados que se relacionam entre si e trabalham para atingir um fim específico que pode ser lucrativo e sem fins lucrativos” (Campos, 1996)
1.2 A organização como função gerencial
A origem da organização se deu para satisfazer necessidades humanas que não se realizaria por si mesmo, o que faz com que as atividades pessoais não sejam tão caras e se alcança melhor produtividade, mas para alcançar melhores resultados e avançar constantemente é preciso realizar de forma organizada. Por isso, a organização é uma ferramenta para realizar com eficácia o trabalho de um determinado grupo de pessoas, ou seja, a organização não é um fim em si mesma, mas um meio para realizar esse fim. (Nekane Aramburu)
Hoje em dia, não é apenas importante para a empresa ter pensamentos de estrutura ordenada e funcional, mas devido às mudanças atuais e às novas tendências, é necessário que a empresa tenha gestores que pensem e atuem estrategicamente, a fim de ficar no mercado, de forma adequada.
1.2.1 Design organizacional
Este é um processo no qual a administração toma decisões para escolher a estrutura organizacional apropriada para a estratégia da organização e o ambiente no qual a estratégia é colocada em prática pelos membros da organização. Portanto, o desenho organizacional faz com que a gestão leve em consideração dois pontos importantes da empresa, para dentro e para fora.
No início, os processos de desenho organizacional giravam de acordo com o funcionamento interno de uma organização, por isso, na época conhecida como Revolução Industrial, não era fácil realizar a organização de empresas de grande porte. (Stoner, 1996)
1.3 Técnicas de organização
Dentro da área administrativa, a utilização de diversas ferramentas e técnicas é imprescindível, para que haja um bom controle e gestão para a tomada de decisões.
1.3.1 Organograma
O organograma é a representação gráfica simplificada da estrutura formal que uma organização adotou. O objetivo do organograma é mostrar de forma mais clara a descrição dos eventos e processos. As seguintes vantagens dos diagramas podem ser levadas em consideração.
- Reduzem o espaço de apresentação através da utilização de símbolos, são um meio eficiente de comunicação e análise, permitem a localização rápida de inconsistências, erros, tendências, gargalos, etc., nos factos apresentados, facilitando a representação de problemas complexos. Fácil de comparar com outros sistemas Mais fácil de atualizar
Existem várias formas de design em termos de representação gráfica dos diagramas, dependendo da aplicação em que se utiliza com maior ou menor intensidade, serão apresentadas as formas mais utilizadas. De todas elas, considera-se que a forma de representação vertical é a que apresenta uma interpretação mais simples, ao mesmo tempo que apresenta maiores possibilidades em termos de informação a apresentar.
O diagrama é estruturado em representação vertical.
Ilustração 1. O diagrama está estruturado em uma representação vertical.
Diagrama de estrutura da representação horizontal.
Ilustração 2. O diagrama de estrutura forma a representação horizontal.
O diagrama é uma representação circular estruturada.
Ilustração 3. Diagrama da estrutura de representação circular.
Diagrama de estrutura da representação semicircular.
Ilustração 4. O diagrama de estrutura forma a representação semicircular.
1.3.2 Manuais
Um dos problemas mais comuns na gestão é manter uma comunicação adequada entre os diferentes níveis organizacionais. A utilização de manuais administrativos auxilia muito na solução desse tipo de problema, pois essas instruções são recebidas e podem ser estudadas metodicamente para realizar um processo de preparação adequado.
A finalidade de um manual administrativo depende em grande parte do que você deseja realizar ou dos objetivos a serem alcançados, a primeira coisa a determinar é a quem o manual se dirige e por quê. Os manuais administrativos podem ser usados para treinamento e orientação de pessoal, padronizar e controlar etapas de procedimentos, resolver conflitos hierárquicos ou jurisdicionais e outros problemas administrativos que surgem quando a comunicação é encerrada.
1.3.3 Procedimento ou fluxograma
Esta ferramenta consiste em representações gráficas do algoritmo, é amplamente utilizada em programação, processos industriais, economia, etc., a fim de representar fluxos de trabalho passo a passo.
Diagrama de fluxo.
Ilustração 5. Símbolos diversos, adaptados de: Farina, Mario V. Diagrama de fluxo. Diana, México. 1976. p.13.
O computador pode produzir fluxogramas automaticamente, o que permite que o administrador tenha ajuda imediata para seu trabalho. O seguinte mostra a simbologia usada no diagrama. (Viquez, 1979).
1.3.4 Coordenação
O que a administração busca de forma direta é obter resultados de máxima eficiência, e isso só se consegue com coordenação, ou seja, que seja máxima eficiência ou aproveitamento de recursos materiais, estes podem ser capitais, matérias-primas, máquinas, etc.
Um bom administrador não é um bom administrador porque é engenheiro, contador, economista, advogado, etc., mas é bom quanto às qualidades e técnicas que possui para coordenar com eficiência. Por isso, a coordenação é considerada a essência da administração. (Ponce, 2004)
conclusão
No que diz respeito à organização e coordenação, ambas as partes podem ser consideradas como um processo que consiste na integração das atividades de departamentos independentes para a prossecução efetiva dos objetivos organizacionais. Esses dois termos são de grande importância para serem aplicados na organização atual, pois proporcionam ao administrador o controle e o comando para tomar as decisões mais precisas possíveis e para continuar crescendo como organização.
A coordenação é o complemento para alcançar a divisão do trabalho e a especialização do trabalho. Hoje é fundamental conhecer as diversas técnicas e ferramentas administrativas, sobretudo saber aplicá-las para realizar a resolução de problemas.
Bibliografia
- Campos, B. (1996). Organização das empresas: Estrutura, Processos e Modelos. Madrid: Pirâmide, Nekane Aramburu, OR (sf). Organização de empresas. San Sebastian: Deusto.Ponce, AR (2004). Administração de empresas, parte um. México, DF: Limusa.Stoner, JA (1996). Administração. México: Pearson Education. Viquez, JU (1979). Agendamento de operações. State Distance University.
