Negociar requer conhecimentos, habilidades e atitudes. Para o sucesso de uma negociação é necessária uma preparação prévia, cujos principais aspectos são: definir os objetivos, aspirações e barreiras; delinear a estratégia, táticas e técnicas a serem aplicadas; estabelecer os limites da negociação e suas possíveis variantes; conhecer o arcabouço jurídico em que a negociação ocorrerá; caracterizar a contraparte, seu grupo de negociação e as pessoas que o compõem.
Para isso, a formação do grupo negociador é de vital importância, visto que o sucesso da negociação em questão dependerá, em grande medida, da sua preparação.
A abordagem que aqui se apresenta sobre o grupo negociador aplica e reconhece a utilidade das dinâmicas de trabalho grupal, que definem o grupo como um “conjunto restrito de pessoas por constantes de tempo e espaço, em contacto mútuo, articuladas pela sua representação interna e que uma tarefa é proposta –explicita ou implicitamente–… ».
Assim, o grupo negociador pode ser visto como um grupo focado na tarefa caracterizado pela execução de uma tarefa negocial específica, para a qual o enquadramento prévio do grupo é necessário para um melhor desempenho dos diferentes papéis de seus membros. Outra de suas características é a definição de um líder (coordenador) e a existência de redes de comunicação centrífugas (do grupo para o meio) e centrípetas (do meio para o grupo) em sua dinâmica.
A preparação do grupo negociador é fundamental, para que possa direcionar a negociação para os seus objetivos e aproveitar as oportunidades que surgem no seu desenvolvimento.
Durante as negociações, as tarefas que o grupo de negociação deve enfrentar são diferentes, portanto, e como mencionado acima, é necessário assumir diferentes papéis por seus membros.
O papel é um modelo organizado de comportamento que define a posição a ser assumida por um indivíduo. No grupo de negociação, os papéis são definidos previamente, de acordo com a estratégia a ser seguida na negociação e seus objetivos. Entre os mais importantes o autor considera:
- Motorista (Líder). Ele é o responsável pela formação e preparação do grupo negociador. Você deve assumir a responsabilidade pela equipe durante a negociação, mesmo quando não for o chefe em outras ocasiões. Não é essencial que seja o ranking mais alto, pode até ser uma tática que não o é.
É ele quem abre a sessão de negociação, fala e dá a palavra aos membros do seu grupo; detecta e indica obstáculos apresentados pela tarefa; analisar a funcionalidade das funções; fecha a sessão de negociação e se reporta a chefes superiores.
- Sintetizador. Ele é responsável por fazer perguntas, esclarecer, resumir generalidades, ganhar tempo na negociação em favor de seu grupo ou de seu motorista. Esclareça as propostas. É um driver auxiliar.
- Observador. Sua tarefa fundamental durante a negociação é ouvir, registrar sinais, captar sutilezas e nuances, "ler" a atmosfera geral e analisar reações, prontidão e relacionamentos entre os membros da contraparte.
- Emergente. Pode ser antecipado ou emergido na negociação. Responde à interpretação de uma situação específica. Ajuda o clima e a dinâmica do processo de negociação.
Afirma ou transmite algo como seu, mas que sempre corresponde aos interesses do grupo de negociação e aos objetivos da negociação. Diferentes pop-ups podem aparecer em diferentes situações.
- Bode expiatório. É um tipo especial de emergente ao qual certos aspectos negativos são atribuídos na negociação. Isso cria uma imagem desfavorável para a outra parte e ela geralmente é removida do grupo de negociação quando seu papel é cumprido.
Para conduzir o grupo de negociação, certas diretrizes metodológicas devem ser seguidas. Em primeiro lugar, deve-se definir a tarefa, o objetivo do grupo, respondendo a pergunta para quê? Em seguida, o conteúdo das sessões, o tema a ser abordado, que deve responder à pergunta o quê? Eles seguem os procedimentos para a realização de sua atividade, ou seja, as técnicas de negociação que serão aplicadas, que respondem à pergunta como? Tudo isso requer coordenação para orientar o processo grupal e as formas como a tarefa será realizada: dinâmica.
DIRETRIZES Metodológicas para conduzir o grupo de negociação
1. Tarefa: Objetivo do grupo. para que?
2. Tema: Conteúdo das sessões. do que?
3. Técnicas: Procedimentos para desenvolver a atividade. como?.
4. Coordenação: Orienta o processo do grupo.
5. Dinâmica: Formas de realizar a tarefa.
Dever de casa
O objetivo do grupo é preparar e realizar uma determinada negociação, atividade na qual se concentrará a tarefa. A diversidade e complexidade das negociações muitas vezes exigem que o grupo seja composto por pessoas de diferentes especialidades (empresários, advogados, economistas, psicólogos, etc.).
Dominar a tarefa permite maior esclarecimento, compreensão, aceitação e mobilidade dos papéis que cada um dos membros do grupo deve desempenhar.
Temático
O conteúdo das sessões de trabalho do grupo está agrupado em duas etapas: uma anterior à negociação e outra para o desenvolvimento da negociação.
Na etapa anterior à negociação, o conteúdo das sessões será direcionado a esclarecer a tarefa e buscar todas as informações necessárias que permitam seu controle por cada um dos membros do grupo. Neste momento, é importante definir os papéis de cada um de seus membros no estágio posterior.
Durante o desenvolvimento da negociação, o conteúdo será determinado pelo andamento das negociações e pela habilidade com que as diferentes técnicas são tratadas e aplicadas. Todo o trabalho anterior é revelado nesta encenação em que nem sempre há tempo para consulta e por vezes os resultados dependem da habilidade dos membros da equipe e de sua agilidade de ação e resposta.
Técnicas
As técnicas costumam ser confundidas com a dinâmica. Ambos são elementos de grande importância. As técnicas de negociação são diversas e devem ser dominadas pelo grupo de acordo com a tarefa atribuída e a estratégia a ser seguida. Tanto as técnicas quanto a estratégia devem ser discutidas com o grupo, nunca impostas. Desta forma, o grupo estará mais comprometido com aquela tarefa que deve ser vista como sua.
As técnicas (como?) Devem responder ao tema (o quê?) E validar a tarefa (para quê?).
Coordenação
O coordenador do grupo deve ser um facilitador da comunicação e participar ativamente com o grupo. Possui, entre outras, as seguintes funções:
1. Manter e sustentar o quadro.
2. Crie, incentive e mantenha a comunicação.
3. Facilite o vínculo e a tarefa.
4. Detecte e aponte os obstáculos que surgem na tarefa.
5. Promova a investigação e a descoberta de novas contribuições.
6. Detectar situações emergentes: oportunidades e ameaças.
7. Analise a funcionalidade das funções.
8. Reflita sobre os relacionamentos dos membros.
Dinâmica
O tema está relacionado à tarefa central, sua clareza e objetividade. A dinâmica com as formas de realização desta tarefa (como?), O movimento de papéis e o clima ou ambiente que circunda aquele espaço grupal, entendido como o espaço gerado pela interação indivíduo-grupo no processo de sua em desenvolvimento.
Os elementos temáticos e dinâmicos devem ser equilibrados de modo que contribuam para o melhor desenvolvimento e desdobramento da tarefa sem gerar tensões entre os membros do grupo.
Pode-se dizer que não há duas negociações iguais, de modo que o mesmo grupo negociador enfrentará cada negociação de forma criativa, mesmo quando envolva o mesmo produto e a mesma contraparte, a negociação terá características diferentes, desde o ambiente em que ocorrerá não é o mesmo que o anterior, nem seus participantes serão exatamente os mesmos. Saber negociar, dominar essas técnicas e fazê-lo com cultura contribui para dar uma boa imagem da entidade.
A preparação da negociação é uma atividade interna do grupo negociador que se desenvolve através de sessões de trabalho que visam esclarecer a tarefa, dominar o tema da negociação, buscar as informações necessárias e definir os papéis, para que cada um dos membros da equipe conhecer os aspectos gerais da negociação e as particularidades da sua participação, de forma a conseguir uma maior coerência e integração do grupo.
Não há duas negociações iguais, são tão diversas quanto a gama de produtos, serviços, atividades e ações que as diferentes instituições e empresas envolvidas neste tipo de função oferecem e desenvolvem.
Para uma preparação de negociação bem-sucedida, os seguintes elementos devem ser levados em consideração:
1. Localização do grupo na tarefa de negociação:
- O que deve ser alcançado. Por que se pretende alcançar. Conflito de interesses. Coincidência de interesses 2. Objetivos da negociação: O que deve ser alcançado. O que você gostaria de alcançar.
3. Informações sobre a contraparte:
- Membros: cargos, nível cultural, estilo e formação. Poder dos negociadores. Pontos fortes e fracos Atitudes em comunicação sustentada com o grupo de negociação. Previsão dos seus objetivos de negociação: ordem de prioridade Previsão dos resultados a serem alcançados: ordem de importância. Definição das informações a serem fornecidas. Faça uma estimativa de quando a desinformação funcionará.
4. Planejamento:
- Elaboração do plano de ação (estratégia) para atingir os objetivos. Bem como medidas concretas (táticas). Decisão da abordagem geral da negociação: atacar, esperar, apoiar-se no poder, etc. Decisão do cargo a manter e oferta inicial. Nível de flexibilidade. Cenário: ambiente que favorece o tom desejado da negociação; lugar, atenções, serviços, etc., que ajudem a criar um ambiente de acordo com a estratégia escolhida, o nível de negociação e a imagem que se pretende projetar.
5. Definição da Agenda de Trabalho:
- Local e horário da reunião, condições, contexto Agenda: questões a serem discutidas por ordem de importância Resultados desejados por ordem de prioridade.
6. Funções:
- Definição dos papéis dos membros da equipe para o início das negociações. Revise no final de cada sessão de trabalho.
em formação
A preparação da negociação depende, em grande medida, da organização do sistema de informação da entidade. Isso deve ser baseado na estrutura, missão e possibilidades da entidade. Dentre as principais atividades de informação, destacam-se: a coleta de informações internas e externas sobre o objeto da negociação, a contraparte e seus negociadores, bem como a avaliação e análise dessas informações e sua divulgação aos membros do Grupo de Negociação e demais envolvidos..
Conhecer essas informações permite:
- Avalie os pontos fortes e fracos da contraparte e identifique os seus em relação ao objeto da negociação, conheça a opinião da outra parte. Saber opiniões sobre o assunto Reduzir incertezas e evitar surpresas Elaborar propostas e suas variantes Reconhecer e enfrentar as mudanças no desenvolvimento da negociação.
Comunicação
A comunicação na negociação é importante, pois a gestão da entidade se expressa por meio de suas formas e se projeta a imagem de sua cultura organizacional, daí sua importância na preparação do Grupo Negociador.
Dessa forma, a negociação é também uma forma de comunicação entre duas ou mais partes com interesses comuns e opostos. Os pontos de vista são fornecidos durante a negociação; Outros são recebidos, que são trocados, para chegar a soluções adequadas e chegar a um compromisso aceitável para todos.
Como gestores, especialistas, vendedores, promotores e outros da entidade, participam frequentemente nas negociações com clientes, fornecedores, distribuidores ou outras pessoas relacionadas com a atividade, comunicação que se estabelece na preparação da negociação e durante a mesma., cria, mantém e desenvolve relações humanas, por vezes mais importantes do que a concretização de um acordo isolado.
Formas de comunicação
Na negociação, as formas de comunicação podem ser diversas: escrita, verbal e não verbal.
Por meio da forma escrita, são trocadas mensagens que podem contribuir para a preparação do Grupo Negociador e suas informações sobre o objeto da negociação ou sua contraparte, inclusive para estabelecer ou manter relacionamentos e criar um clima de confiança mútua.
A forma verbal é a principal no desenvolvimento da negociação e define seu curso e conclusão bem-sucedida.
A forma não verbal é usada durante a negociação. É composto por gestos e ações que atuam como sinais ou significantes e podem ser usados de forma independente ou em combinação com a forma verbal.
Em todas essas formas de comunicação, deve-se atentar para que a mensagem a ser transmitida chegue e seja compreendida pelo receptor.
A negociação também é uma forma particular de comunicação semiótica que, por sua confluência de códigos (linguagem administrativa, jurídica, técnica, artística etc.) adquire características específicas, pois, nesse processo comunicativo, cada parte emite mensagens destinadas à compreensão dos de outros. Lembre-se que no ato da comunicação eles intervêm em uma espécie de cadeia: emissor, receptor, mensagem, código, referente:
- O remetente é quem elabora e emite a mensagem.
- O receptor é quem recebe esta mensagem. (O conhecimento do receptor e de seus códigos contribui para um melhor desenho da mensagem).
- O código, por sua vez, é o sistema de signos convencionais necessários à comunicação, cujo conhecimento é essencial para elaborar e compreender a mensagem. O conhecimento do código (técnico ou artístico, ou o conhecimento da linguagem em que é desenvolvido) é necessário para a realização de uma negociação específica. O negociador deve conhecer esses códigos e saber como usá-los na comunicação.
- O referente, por sua vez, é o sujeito ou objeto a que se refere a mensagem.
Elaboração da mensagem
Convencionalmente, a comunicação é explicada como um processo pelo qual um remetente, com base em determinados códigos, elabora uma mensagem que transmite por um canal, que ao ser recebida é decodificada por seu receptor, que dará uma resposta que pode consistir em um mensagem de retorno, em uma atitude, uma decisão ou um comportamento.
Ora, a elaboração da mensagem também é um processo, só que é realizada de forma inversa: começa por definir qual é a resposta desejada do receptor, a partir do conhecimento dos códigos deste receptor, é definido o canal mais conveniente e que melhor se adapta à mensagem que você deseja transmitir. Em seguida, a mensagem é desenvolvida com os códigos (linguagem) utilizados. Dessa forma, a resposta obtida tem uma chance melhor de corresponder à resposta esperada.
A mensagem pode ter dois tipos de significados fundamentais: direto e indireto. O significado direto expressa o sentido correto do que é expresso. Sua manifestação mais frequente é a forma verbal. O significado indireto expressa um sentido nas entrelinhas, às vezes metafórico.
Toda a variedade de significados que podem ser recebidos em uma mensagem apontam para a complexidade do processo de comunicação e a necessidade de analisar cada um desses fatores para melhor compreender os significados das mensagens recebidas e emitidas durante a negociação.
Ponto de referência
A interpretação de uma mensagem depende dos códigos que são reconhecidos. É o que chamamos de quadro de referência. Na medida em que o quadro de referência entre emissor e receptor seja diferente ou semelhante, a comunicação será favorecida ou não.
Como a cultura do indivíduo desempenha um papel importante ao caracterizar e definir o seu comportamento, no quadro de referência este condicionante deve ser levado em consideração para a elaboração da mensagem e para estimar a sua compreensão. Quando se trata de remetentes e destinatários de culturas diferentes, o processo pode ser mais complexo.
Não se deve esquecer que os indivíduos que recebem uma mensagem costumam relacioná-la com o imaginário social e com as experiências dos grupos sociais a que pertencem. Eles julgarão a mensagem, eles a considerarão negativa ou positiva; aceitável ou condenável, dependendo de como ajude ou valorize seu grupo social. Esse quadro de referência constitui uma espécie de “filtro” da informação, pois diferentes grupos podem assimilar o conteúdo manifesto como conteúdo implícito e vice-versa, ou também podem transformar o conteúdo manifesto em seu oposto.
Barreiras na comunicação
Muito variadas podem ser as barreiras que ficam na comunicação durante a negociação. Um deles é a percepção diferente que as partes ou seus membros podem ter em relação a um problema ou aspecto da negociação. Essa percepção depende da formação profissional, cultura, experiências, códigos e linguagem do indivíduo.
Outra barreira pode ser a falta de controle das emoções. Raiva, atitudes defensivas, medo ou vergonha, que podem causar conflitos desnecessários.
Embora a linguagem seja o meio de comunicação por excelência, junto com ela, a influência dos movimentos corporais, da vestimenta, dos gestos e das expressões faciais se comunicam significativamente em determinadas situações de negociação, se o observador estiver atento. Saber disso permite-nos perceber quando não há correspondência entre a comunicação verbal e não verbal; se houver, é porque obviamente surgiu uma barreira de comunicação.
A desconfiança é outra barreira que existe no desconhecimento mútuo das partes, porém, pode ser superada no desenvolvimento da negociação, ou melhor, na fase de sua preparação.
Como já foi explicado, todo o trabalho de preparação para a negociação é revelado durante o desenvolvimento da negociação e das suas sessões de trabalho, estas constituem uma espécie de encenação (sem ensaio), em que nem sempre há tempo para consultas e que geralmente alcançam resultados que dependem da capacidade e agilidade de ação e resposta dos integrantes do grupo negociador.
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