Controle interno na administração pública

O Controle Interno é um processo realizado pela Alta Administração de uma organização e deve ser projetado para proporcionar segurança razoável, em relação à consecução dos objetivos previamente estabelecidos nos seguintes aspectos básicos: Eficácia e eficiência das operações; confiabilidade dos relatórios financeiros e conformidade com leis, regras e regulamentos, que enquadram as ações administrativas.

Papel do controle interno

Uma definição retirada do documento conhecido como Standars (Standars for the Professional Practice of Internal Auditing, 1997) diz:

“Controle Interno é definido como qualquer ação tomada pela Administração para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam alcançados. A gerência estabelece o controle interno por meio do planejamento, organização, direção e execução de tarefas e ações que garantem razoavelmente que os objetivos e metas serão alcançados. ”

Os padrões também estabelecem que os principais objetivos do Controle Interno devem alcançar:

Confiabilidade e integridade das informações Cumprimento de políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos Salvaguarda de ativos Uso eficiente e econômico de recursos Cumprimento de objetivos e metas estabelecidos de operações e programas.

Como visto, o Controle Interno é um conceito universal aplicado de forma intercambiável em todas as empresas e especialmente nos países com alto desenvolvimento gerencial.

Se essa é a situação do Controle Interno Comparativo, na Colômbia, todos os Diretores de organizações públicas exigem uma garantia melhor e proativa do desenvolvimento do controle e, principalmente, da detecção de possíveis problemas. O Controle Interno implica a disseminação de responsabilidade para todos os indivíduos em uma organização pela prevenção de riscos e para evitar o acaso em ações administrativas. Isso requer uma comunicação alta e clara entre os membros e a garantia de uma coordenação adequada e, o mais importante, a responsabilidade e o compromisso de todos.

É de suma importância enfatizar que o Controle Interno, por melhor que tenha sido projetado e operado, só pode dar à Alta Administração uma garantia razoável sobre a consecução de seus objetivos. A probabilidade de realização e eficácia do Sistema é afetada em muitas ocasiões, por limitações inerentes ao Sistema de Controle Interno.

Essas limitações podem incluir falhas nas decisões tomadas com relação à política da entidade, falhas no design de custos versus benefícios, excessos da Administração, falhas no controle devido às pessoas que se juntam para burlar os controles ou simplesmente erros dos diferentes membros da organização.

Essa metodologia, apresentada no Sistema de Controle Interno, não pretende dogmatizar, mas enriquecer as bases conceituais que de uma maneira ou de outra foram cultivadas no Município de Palmira.

AVALIAÇÃO E SUA IMPORTÂNCIA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Segundo o Dicionário da Academia Real da Língua Espanhola, "avaliar é dar valor a uma coisa". Do ponto de vista dos processos sociais: avaliar é comparar, em um dado momento, o que foi alcançado por meio de uma ação, com o que deveria ter sido alcançado de acordo com a programação anterior.

A avaliação e o controle na administração pública têm o papel fundamental de ajudar pessoas e organizações a crescer em todas as suas dimensões.

De acordo com o exposto, a avaliação requer conhecimento prévio de uma situação, de forma que facilite a medição de sua melhoria. Se os dois momentos do conhecimento são diferentes, o objetivo da avaliação é medir os efeitos de um programa ou projeto, através de um processo analítico e técnico entre o que é planejado e o que é executado, que determina o grau (índices) de sucessos e fracassos de acordo com os resultados.

A avaliação permanente facilita a melhoria contínua, portanto, é pertinente responder às seguintes perguntas:

O que avaliar Onde avaliar Quando avaliar Como avaliar Com que recursos avaliar?

Atividades passíveis de serem avaliadas

Os seguintes aspectos devem ser adequadamente garantidos em cada operação e em cada processo executado na organização.

Aspectos a serem reconhecidos na avaliação do Controle Interno

Operações básicas de compras

Planejamento de comprasFolha de dados técnicosEstudo de mercadoControle de preços Acompanhamento pós-compraQualificação do fornecedorQualidade e oportunidadePedido de cotação

Operações básicas de armazém

Recebimento de mercadorias Armazenamento adequado Registro e kardex Relatórios diários, mensais e anuais Controles internos Expedição de mercadorias

Operações básicas em Tesouraria, Orçamento e Contabilidade

Relatórios diários Prova de receita Prova de despesas Reconciliações Controle anterior Disponibilidade Demonstrações financeiras Gerenciamento de capital de giro (Cajas Mayores y Menores; Bancos, investimentos de curto prazo)

Operações básicas em Recursos Humanos

Relatório de registro e folha de pagamento Treinamento Indução Revisão de horas extras Avaliação de desempenho Seleção de pessoal

Operações Gerais

Conformidade com o manual de funções Aplicação de processos e procedimentos Tomada de decisão sobre qualidade Sistemas de informação

PONTOS-CHAVE para avaliar com controle interno

Os pontos principais do controle interno são descritos na tabela a seguir.

Tabela 1. Pontos Principais do Controle Interno

solicitações de	Documentos de recebimento
Minutos de recebimento	Estoques físicos
Condições de conservação	Segurança
Ordem e limpeza	Equipes
Relatórios	Sistematização
Planos operacionais	Relatórios de armazém
Notas de compra	Metas orçamentárias
Fornecedores	Método de compra
Ordem de Compra	Preços
Documentos de pedidos	Fatura e suporte
Disponibilidade do orçamento

ALERTAS DE CONTROLE INTERNO

Alertas de controle de armazém

Disponibilidade de ativos Manutenção de ativos Qualidade de ativos Preços Status do estoque Consumo Processos relacionados

Alertas do Tesouro, Contabilidade e Orçamento

DisponibilidadeReservasApropriaçõesContratosAtos e registrosSuporteLegalidadeControle financeiroRegistrosFalhas

Alertas da equipe

Horários de chegada e partida Horas extras Comissões Feriados Licenças Permissões Descontos (Parafiscal, embargos, etc.)

Alertas de compras

TecnologiaOrçamentoEspecificaçõesPreçosFornecedoresCitaçõesLicitações

Alertas de operações gerais

Reclamações dos usuários Evidência de ofensas disciplinares Elevação de taxas de falhas e erros Serviço lento

DEPENDÊNCIAS PARA AVALIAR

Todas as dependências da Administração são suscetíveis de avaliação, por meio dos critérios mencionados acima.

QUANDO AVALIAR

A avaliação deve obedecer a critérios de previsão definidos anteriormente, isso significa que deve haver todo um processo de planejamento que deve conter:

Planos Anuais de AuditoriaPlano de Auditoria Mensal

A metodologia mais utilizada é a dos projetos, isto significa que deve ser estabelecida com antecedência:

Nome do projeto de auditoria Setor da administração a ser auditada Data de início Data de término

Abaixo está um exemplo de uma programação:

Exemplo de uma programação de controle

O cronograma permite conhecer os funcionários do Gabinete Consultivo de Controle Interno, como eles trabalharão durante o ano e as datas das auditorias, situação que influencia positivamente sua preparação e coordenação.

De maneira semelhante, são realizadas auditorias específicas, detalhando aspectos fundamentais da avaliação de cada processo. O plano conteria os seguintes pontos:

Nome do projeto de auditoria (Processo a ser avaliado) Objetivo geral proposto Objetivos específicos Atividades a serem desenvolvidas Data de início Data de término Data de entrega do relatório Auditor responsável Recursos a serem usados