Os processos são aqueles que nos permitem ter um "modelo" que funciona como um guia para as pessoas envolvidas no projeto e, além disso, são eles que mantêm cada uma das contribuições consistentes com o projeto; Tudo isso para que, uma vez executada, a equipe de gerenciamento - e também a equipe de campo ou "operacional" - entenda o que fez e como o fez.
Esse é um elemento muito importante para desenvolver relatórios de progresso e gerar a riqueza de lições aprendidas, sem contar que isso ajuda a moral do grupo, porque seus membros não apenas sabem o que é esperado de cada equipe, mas também entendem como é que todos Os resultados e as tarefas interagem entre si para alcançar um fim e como outras equipes fazem sua parte do trabalho.
Vale ressaltar que os processos utilizados por uma equipe não se limitam apenas às áreas de conhecimento utilizadas no gerenciamento de projetos; Eles podem incluir desde questões de acessibilidade até a criação de documentos que tratam de casos de negócios ou códigos do sistema, atualização do cronograma do projeto, teste da funcionalidade do sistema e muitas outras tarefas que devem ser executadas. desenvolver durante a realização de um projeto, mesmo quando eles não estão diretamente vinculados às entregas específicas do projeto. Certamente, também haverá organizações onde um processo formal é estabelecido para criar novos processos… mas isso pode ser um tanto burocrático ou exagerado - e talvez até patológico -; no entanto, cada organização é um mundo que opera sob suas próprias regras.
Independentemente de quantos e quais processos são usados em um projeto, o mais importante é avaliá-los constantemente. Se as metas estabelecidas não estiverem sendo cumpridas, mesmo que muito pouco, os processos precisam ser revisados e essa responsabilidade recai sobre a equipe de gerenciamento de projetos. Temos que garantir que o processo seja refinado para que beneficie o projeto atual e os projetos futuros. Inicialmente, devemos sempre ser detalhados e objetivos com os processos que estamos usando. Se for necessário fazer uma alteração em um projeto e, especialmente, em um que já esteja em fase de execução, precisamos tomar as medidas necessárias e entender que ele deve ser realizado (ou realizado,se envolver várias mudanças), proceda com muita cautela, pois estamos em terrenos desconhecidos - não importa quão bem aprendemos o processo ou quantas vezes o realizemos… as mudanças podem torná-lo algo completamente novo.
Porém, para minimizar os possíveis riscos e o trabalho que teria que ser feito, sugerimos que você considere essas cinco etapas que ajudarão a garantir que você esteja avaliando seus processos com muito cuidado e corrigindo o necessário com eficiência, sem negligenciar cuidado a qualquer momento. Dessa forma, a equipe do projeto pode adotá-los e seguir em frente porque agora eles têm um processo aprimorado.
Etapa 1: avaliar
O que há de errado com o processo? Olhando atentamente e prestando atenção aos detalhes que à primeira vista estão fora de lugar, a primeira coisa que devemos fazer é registrar onde notamos coisas que não funcionam ou dificultam o processo. Agora, não se deve ser exaustivo ou redescobrir o fio preto, muito menos descartar qualquer documento que se refira a ele… porque esse não é o momento certo para fazê-lo. Se o projeto estiver em execução, é provável que não haja tempo ou recursos suficientes - e muito provavelmente não exista - para redesenhar completamente o processo. Portanto, para não ficar muito cansada, a avaliação deve se concentrar no (s) elemento (s) que causam problemas (aqueles que estão "danificados") no processo, como foi realizado até agora. Claro,pode ser necessário uma pesquisa e discussão muito mais séria entre os membros da equipe para expor essa parte específica do processo; Porém, depois de identificarmos o item que não está funcionando, o líder do projeto pode determinar por que não está funcionando. Pensamos que a realização de uma revisão da história do processo será de interesse e utilidade durante o desenvolvimento de nossa avaliação; Saber por que foi instituído da maneira como foi feito pode nos ajudar a entender por que parece não funcionar 100%. Embora seja verdade que a parte que não está funcionando, talvez seja uma pequena parte de todo o processo, é lógico supor que haverá mais etapas - antes e depois - que seriam afetadas pelas alterações a serem feitas e, por esse motivo,também temos que levá-los em consideração durante a avaliação.
Etapa 2: receber feedback e registrá-lo
Bem, agora que avaliamos o processo e identificamos as etapas do processo que precisamos mudar, como líderes do projeto, devemos solicitar feedback e sugestões da equipe do projeto e de alguns especialistas no assunto sobre o que pode ser feito para resolver o problema.. Se um processo estiver sendo alterado, as pessoas que o usarem devem opinar sobre o que pode funcionar melhor, pois são a melhor fonte de informação para confirmar o que pode funcionar e o que não funcionaria. Essas idéias são importantes para a revisão do processo, embora em muitas ocasiões as pessoas que o executam talvez não consigam ver o quadro todo - especialmente se algumas partes do processo se cruzam com outros recursos ou equipes do projeto e,a partir de então, os membros da equipe "geradora" perdem o controle dele. Portanto, o líder do projeto deve coletar esse feedback e examiná-lo com muito cuidado para que eles possam criar uma revisão validável.
Etapa 3: Esboço
Este é o momento em que colocamos os lápis para trabalhar e começamos a conceber os cenários de mudança. Temos que prestar atenção especial para considerar todos e cada um dos impactos que a mudança planejada poderia gerar. Também é muito importante manter um registro completo de todas as alterações que foram feitas, para que as pessoas que executam o processo possam vê-las facilmente. Pode ser necessário criar uma "tabela de referência" ou "guia rápido", pois é uma excelente ferramenta para comunicar essas alterações e ajudar outras pessoas a usá-las e para poder permanecer no processo, conforme estipulado pelo Escritório de Gerenciamento. Projetos (PMO). No entanto, temos que avisá-lo: o desenho não pode ser feito isoladamente e com firmeza.Da mesma forma que opiniões e idéias foram recebidas sobre o que poderia ser alterado, é necessário receber feedback específico sobre os documentos gerados nesta etapa e, além disso, as opiniões devem ser de usuários diretos e daqueles que podem ser vistos. envolvidos no processo de uma maneira ou de outra.
Etapa 4: Comunicar
Quando o esboço se tornar o rascunho final - já que o aperfeiçoamos ao máximo -, o líder do projeto deve comunicar à sua equipe que existe um processo revisado. Isso deve ser feito antes da implementação efetiva, mas sugerimos que não seja feito muito cedo. Por quê? Bem, nosso raciocínio é que, se fizermos isso com bastante antecedência, corremos o risco de a equipe esquecer as informações importantes que estamos tentando comunicar a elas. Essa comunicação deve ser direta e deve conter apenas as informações necessárias sobre a mudança no processo. Não há mais nada a acrescentar, uma vez que, na melhor das hipóteses, a equipe já sabe os motivos e como as mudanças foram feitas, bem como tudo relacionado ao processo geral que eles realizam e seus objetivos; por tudo isso,Na realização, eles só precisam entender o que está mudando no trabalho ou na tarefa que realizam. Além disso, você também precisa se comunicar com as partes interessadas e executivos, pois é essencial atualizá-los sobre as melhorias que estão sendo feitas e como elas beneficiarão todo o projeto.
Etapa 5: Implementar
O último passo é iniciar o processo revisado. No entanto, deve-se notar que é muito possível que seja necessária uma “aprovação oficial” antes de iniciá-la, portanto ela deve ser obtida o mais rápido possível para que o trabalho no projeto não seja visto atrasado, impedido ou detido. Idealmente, a essa altura, todos os detalhes foram cobertos e os recursos estão prontos, e para executar a implementação do processo revisado, é necessária apenas uma ação tão simples quanto enviar um email ou ligar. a um conselho onde todos os recursos relevantes são informados de que podem começar a usá-lo.
Feito tudo isso, o líder do projeto pode relaxar um pouco com a garantia de que o projeto está progredindo da melhor maneira possível… até que outra pessoa ressalte que existe outra parte de um dos processos que não está funcionando..
Talvez o que mencionamos no início sobre a existência de um processo para avaliar processos não pareça mais tão exagerado, certo?
