O novo estilo de gestão da economia institucional que o Business Improvement pressupõe criou as bases para que as Empresas desenvolvessem de maneira organizada todas as transformações necessárias que permitam alcançar uma gestão econômica, eficiente e eficaz.
Sob as condições do colapso do campo socialista, bem como a intensificação do bloqueio pelos Estados Unidos, muitas de nossas indústrias foram severamente afetadas.
Pesquisas relacionadas a cobranças e pagamentos são de vital importância nesse contexto, dado o crescente processo de recuperação da economia nacional e levando em consideração que a melhoria dos negócios se baseia no autofinanciamento da entidade, o que exige que as empresas tenham Eles têm que cobrir suas despesas com sua receita e gerar uma margem de lucro para serem cada vez mais eficientes e competitivos, além de alcançar o uso racional das reservas da Companhia para o seu melhor funcionamento.
Este trabalho é realizado na empresa MONCAR, que não desconhece as incidências da economia e, junto com muitas entidades do país, junta-se à busca de maior desenvolvimento, eficiência econômica e uso racional de recursos financeiros e humanos
A investigação parte de uma pesquisa que permitiu reunir as informações preliminares básicas, incluindo o estudo completo do período correspondente aos anos de 2005 a abril de 2007.
O SISTEMA DE COBRANÇA E PAGAMENTO
O Sistema de Coleta e Pagamento, como foi chamado em nosso país, é o nome pelo qual o conjunto de instrumentos ou meios, instituições, procedimentos e sistemas de comunicação e informação são definidos internacionalmente, estabelecidos para organizar a execução do cobranças e pagamentos entre pessoas físicas e jurídicas, decorrentes da venda e compra de mercadorias e serviços e realizar, sob várias formas, as transferências dos recursos financeiros correspondentes entre as partes interessadas, principalmente por meio de suas contas bancárias.
Afeta significativamente a eficiência da política monetária estabelecida ou que se pretende estabelecer, portanto, suas modificações, práticas e conceitos devem ser identificados com os objetivos de curto e médio prazo da referida política.
Os instrumentos de cobrança e pagamento possuem várias formas, modalidades e possibilidades de uso.
Em nosso país, por razões conjunturais, nas quais as restrições materiais dos últimos anos não tiveram pouca influência, a partir de 1997, quando foram emitidos os primeiros “padrões para o controle de compras e vendas de bens e serviços e seus encargos e pagamentos ”, o“ cheque ”foi ratificado como instrumento fundamental para efetuar o pagamento das transações comerciais.
Principais Características da Empresa.
Objeto de negócios da empresa
A Moncar Company (Centro de Recondicionamento e Marketing de Equipamentos Usados) foi criada pela resolução nº 8, de 7 de fevereiro de 1995, emitida pelo Ministério da Economia e Planejamento com o seguinte objetivo corporativo:
Aquisição, recondicionamento e reparo de equipamentos e máquinas em segunda mão, bem como sua comercialização.
Para isso, possui as seguintes licenças de operação comercial:
- Recondicionamento e comercialização de empilhadeiras, leasing de empilhadeiras, serviços de reparo e manutenção técnica.
A empresa tem uma razão e uma estratégia; dominar totalmente o mercado nacional de equipamentos de movimentação de carga (empilhadeiras) em suas diferentes marcas, modelos e versões, tanto a diesel quanto a elétrica, oferecendo e fornecendo aos clientes equipamentos de ótima qualidade reconhecidos internacionalmente, a preços muito favoráveis e com eficiência e eficácia garantia em serviços de garantia e pós-venda. O suprimento principal será coberto com equipamentos de segunda mão totalmente reparados e restaurados aos seus parâmetros originais de fabricação.
Estrutura Atual da Companhia.
Considerando a experiência acumulada com o funcionamento da estrutura e o nível de especialização e desenvolvimento da Companhia ao longo desses anos e com o objetivo de cumprir satisfatoriamente o mandato social contido na estratégia da Companhia, avaliou a necessidade de ratificar e aprovar oficialmente uma organização estrutural que responda aos objetivos e tarefas atribuídos.
Estrutura da companhia
Cada Especialista Principal ou Diretor da UEB, além de suas próprias funções de gerenciamento, executa várias funções e tarefas específicas dentro da atividade que ele dirige.
Com exceção da atividade produtiva, as seis subdivisões estruturais restantes são compostas por apenas um pequeno número de trabalhadores (entre 3 e 6 pessoas).
Administração de contas e documentos a receber.
As contas e documentos a receber fazem parte do ativo circulante e são geradas como resultado das operações de vendas a crédito realizadas pela empresa e sua administração consiste em cinco estágios principais:
- As condições de venda devem ser determinadas. Por quanto tempo os clientes poderão pagar suas contas? Você deseja oferecer um desconto por pagamento imediato? Será necessário decidir a prova da dívida a ser exigida, a forma do contrato com o cliente.A probabilidade de pagamento dos clientes deve ser analisada. Isso será estimado com base em históricos de clientes anteriores ou em demonstrações financeiras passadas? As referências bancárias serão usadas como base? Será necessário decidir quanto crédito cada cliente está disposto a conceder. Você está jogando pelo seguro, negando-o a todos os clientes em potencial em dúvida? Ou você está assumindo o risco de algumas insolvências como parte do custo da criação de uma base permanente de clientes? Finalmente, uma vez concedido o crédito, surge o problema de angariar dinheiro no vencimento.Como acompanhar o andamento dos pagamentos? O que fazer com os infratores?
Existem várias técnicas estatísticas que ajudam a definir aspectos da política de crédito que devem ser executados. Entre elas, a análise discriminante múltipla (ADM), usada para calcular a importância que deve ser dada a cada variável dos critérios mínimos estabelecidos para a seleção de clientes e, assim, prever riscos comerciais de baixa qualidade; Existe também a técnica da árvore de decisão para decidir quais clientes devem receber crédito assim que as condições de venda forem estabelecidas, e o procedimento foi estabelecido para estimar a probabilidade de pagamento de cada cliente.
Contas recebíveis.
Contas a receber são os créditos que a empresa concede a seus clientes por meio de uma conta aberta no curso normal de uma empresa, como resultado da entrega de artigos ou serviços. Para reter clientes atuais e atrair novos clientes, a maioria das empresas passa a oferecer crédito. As condições de crédito podem variar dependendo do tipo de empresa e da filial em que opera, mas as entidades da mesma filial geralmente oferecem condições de crédito semelhantes.
As vendas a crédito, que resultam em contas a receber, normalmente incluem condições de crédito que estipulam o pagamento dentro de um número especificado de dias. Embora se saiba que todas as contas a receber não são cobradas dentro do período de crédito, é verdade que a maioria delas é convertida em dinheiro dentro de um período de menos de um ano; consequentemente, as contas a receber são consideradas como parte do ativo circulante da empresa, prestando muita atenção à sua administração eficiente.
O objetivo perseguido em relação à administração das contas a receber deve ser não apenas para cobri-las prontamente, mas também para as alternativas de custo-benefício que surgem nos diferentes campos de sua administração. Esses campos incluem a determinação das políticas de crédito acima mencionadas, análise de crédito, condições de crédito e políticas de cobrança.
Documentos para coletar.
A maioria das empresas pede que seus clientes assinem documentos quando o prazo de pagamento de suas contas vencidas for estendido. Nesses casos, as empresas preferem o uso de documentos a receber em vez de uma conta aberta, devido às seguintes vantagens listadas abaixo:
- O documento pode ser convertido em dinheiro antes de seu vencimento, se for descontado em um banco ou instituição financeira.Em caso de não pagamento, permite fazer uma reivindicação legal que possibilita a cobrança da dívida. o prazo da dívida, bem como o valor da mesma.Os documentos geram juros que aumentam a renda, uma vez que estes constituem uma cobrança pelo uso do dinheiro. Nos negócios, a maioria das transações de documentos ocorre dentro de um período inferior a um ano, e esse período geralmente é expresso em dias. O termo do documento torna necessário contar com precisão o número real de dias decorridos desde o dia seguinte à emissão do documento até o dia em que expira.
A nota promissória e a letra de câmbio são os documentos de cobrança mais amplamente usados hoje em empresas em todo o mundo. O primeiro constitui uma promessa incondicional de pagar uma quantia em dinheiro sob demanda, em uma data fixa ou em uma determinada data futura. Pode ou não acumular juros, deixando-o expresso no caso de serem cobrados.
O processo de cobrança dos documentos a receber é muito semelhante ao das contas a receber. Se o titular de uma letra de câmbio, na data de vencimento, não puder recebê-la, ele poderá protestá-la através de um processo judicial. Dessa forma, você pode reembolsar seu valor, protestos e custos de substituição. O valor a ser reivindicado é conhecido como conta de ressaca e inclui os seguintes itens: despesas de protesto, corretagem de negociações, danos de substituição e despesas de correspondência.
Financiamento de curto prazo.
Empréstimos de curto prazo são passivos que estão programados para serem reembolsados ao longo de um ano. O financiamento de curto prazo pode ser obtido com mais facilidade e rapidez do que o crédito de longo prazo, e as taxas de juros são geralmente muito mais baixas; Além disso, eles não restringem tanto as ações futuras de uma empresa quanto os contratos de longo prazo.
Existem quatro fontes principais de financiamento de curto prazo: crédito comercial, passivos acumulados, papel comercial e empréstimos bancários, com e sem garantia.
Análise do elemento de crédito no MONCAR.
Note-se que a política de crédito em vigor na Companhia é muito flexível. Não apresenta critérios mínimos para a seleção de seus clientes ou a quantidade de créditos que fornece. Não são solicitadas informações sobre a situação econômico-financeira de cada uma delas, nem são realizadas investigações em instituições bancárias que atestem a possibilidade real de cumprir os compromissos de pagamento..
As condições de crédito especificam as condições de pagamento para cada cliente a crédito.
Em geral, a cobrança de cada dívida é exigida dentro de um prazo de 30 (trinta) dias ao final da mesma.
Para cobrar as contas a receber no vencimento, a Companhia utiliza uma política de cobrança muito semelhante às demais entidades do país. Sabe-se que, à medida que a conta envelhece, o gerenciamento de coleções se torna mais pessoal e mais rigoroso. Quase sempre começa com uma reconciliação de contas, a receber da empresa e a pagar pelo cliente.
As cartas de lembrete da obrigação do cliente, as ligações telefônicas, as visitas pessoais e o procedimento legal constituem as etapas para prosseguir com a cobrança das contas vencidas.
Sabe-se que o objetivo perseguido em relação à administração de contas a receber deve ser não apenas para cobri-las prontamente, mas também prestar atenção às alternativas de custo-benefício que surgem nos diferentes campos de administração dessas contas.. Esses campos incluem a determinação de políticas de crédito, análise de crédito, condições de crédito e políticas de cobrança; portanto, a Companhia propõe:
- Estabeleça uma política de crédito mais restritiva.
- Estabeleça padrões de crédito com um critério mínimo que inclua termos de referência, prazos de pagamento e índices financeiros que constituam uma base quantitativa para a seleção de clientes.
- Estipule a quantidade de crédito para cada cliente e solicite que cada cliente forneça suas demonstrações financeiras dos últimos anos e a maior de suas contas a pagar, a fim de analisar sua estabilidade financeira. credibilidade do cliente através de instituições bancárias.
- Organize uma política de cobrança mais agressiva Realize um estudo de mercado para aumentar a carteira de clientes Aplique a resolução nº 91, de 6 de outubro de 2005, que implementa o mecanismo que permite que empresas estatais e empresas mercantis tenham capital 100%. O cubano autorizado a operar em moeda nacional (CUP) ou em pesos conversíveis (CUC), pode executar o cumprimento das obrigações acordadas com uma moeda diferente daquela originalmente contratada, a uma taxa de câmbio acordada pelas partes e em conformidade com outras requisitos.
Uma vez que exista uma política de crédito mais restritiva e uma política de cobrança mais agressiva, haverá clientes atuais, inadimplentes em pagamentos, que deixarão de optar pelos serviços da MONCAR. Portanto, sugere-se a realização de um estudo de mercado para buscar clientes que atendam aos critérios mínimos estabelecidos.
Para analisar a política de crédito, foi mencionado que a empresa pode contar com várias técnicas de análise de crédito, seja por índices financeiros, por meio da classificação de crédito por pontuações que calculam um índice de risco global para cada cliente; através da elaboração de melhores índices de risco, como o índice de qualidade de crédito determinado por meio de uma técnica estatística simples para calcular a importância que deve ser dada a cada variável da análise discriminante múltipla (ADM) para separar clientes pagantes de clientes não pagantes.
Depois de definir as condições de vendas e estabelecer o procedimento para estimar a probabilidade de pagamento de cada cliente, o próximo passo é decidir quais clientes devem receber crédito.
Utilizando a técnica de árvore de decisão, a empresa pode determinar de qual possibilidade de cobrança, a política da MONCAR deve ser conceder crédito.
Essa técnica pressupõe que a probabilidade de o cliente pagar seja "p". Se o cliente paga, é recebida receita adicional (ING) e há custos adicionais (COS); o lucro líquido seria o valor atual do ING-COS. Existe também a probabilidade (1 - p) de o cliente não pagar, o que significaria não receber receita e ter despesas adicionais. O benefício esperado das duas alternativas seria:
Benefício esperado de negar crédito = 0
Benefício esperado da concessão do crédito = p VA (ING - COS) - (1 - p) VA (COS)
Onde VA: valor presente
Portanto, a empresa deve conceder crédito se o benefício esperado exceder o de negá-lo.
Considerando a situação projetada da empresa em estudo, o cálculo do lucro mínimo esperado é:
| p VA (ING - COS) - (1 - p) VA (COS) | = | 0 0 |
| p (2919,0 - 2522,2) - (1 - p) (2522,2) | = | 0 0 |
| 2919,0 p - 2522,2p -2522,2 + 2522,2p | = | 0 0 |
| 2919,0 p | = | 2522,2 |
| p | = | 0,86 |
A política da MONCAR deve conceder créditos sempre que as possibilidades de cobrança forem superiores a 86%, uma vez que a empresa obterá um benefício
CONTAS A PAGAR
ASPECTOS FUNDAMENTAIS
Contas a pagar:
Contas a pagar decorrem da compra de bens materiais (estoques), serviços recebidos, despesas incorridas e aquisição de ativos fixos ou contratação de investimentos em processo.
Se são pagáveis a menos de doze meses, são registradas como Contas a Pagar a Curto Prazo e se o vencimento for superior a doze meses, em Contas a Pagar a Longo Prazo.
Esses passivos devem ser analisados para cada credor e em cada um deles para cada documento de origem (data, número e montante do documento) e para cada pagamento efetuado. Eles também devem ser analisados por idade para evitar pagar atrasos ou compensações.
As contas a pagar de longo prazo, ao final de cada período econômico, devem ser reclassificadas para Curto Prazo (com vencimento no próximo ano).
PRINCÍPIOS E PROCEDIMENTOS DE CONTROLE INTERNO
- Contas a pagarAs funções de recebimento no depósito, autorização de pagamento e assinatura do cheque para liquidação devem ser separadas e os valores recebidos e o pagamento pendente devem ser reconciliados periodicamente, de acordo com os controles contábeis, com os dos fornecedores. fornecedores que contenham cada Fatura, seu correspondente Relatório de Recebimento (quando aplicável) e a referência de cheque ou pagamento, cancelando as Faturas com o selo "Pago". É necessário manter atualizada as Contas a Pagar Sub-Principais, as Contas a Pagar Pagar vários e não apresentar saldos antigos As contas a pagar a fornecedores e vários devem ser discriminadas para cada fatura recebida e cada pagamento efetuado; bem como por idades e analisadas pelo Conselho de Administração.Devoluções e reclamações feitas a fornecedores devem ser controladas para garantir que os pagamentos sejam feitos pelo que é realmente recebido.
PROCEDIMENTOS INTERNOS DE VERIFICAÇÃO:
- Contas a pagar de curto prazo.
- Tabela contábil dos itens pendentes no subgrupo analítico devedor Verificação dos documentos nos arquivos de pagamento pelos credores (fornecedores) Verifique se há itens ou saldos de débito (contrários à natureza dessas contas). dívidas vencidas (mais de 30 dias) Verifique os contratos de pagamento subscritos.
- Várias contas a pagar.
- Analise os itens que compõem o saldo dessa conta, classifique-os de acordo com seu conteúdo, verifique sua tabela contábil e analise por idade para determinar a idade (mais de dias).Verifique os documentos justificativos das obrigações pendentes, bem como as reconciliações, confirmações e acordos de pagamento. Verifique se esta conta (Grupo) não registra o valor do contador no MN das operações na MLC que devem ser lançadas na conta Valor Pendente a Pagar no Ativo Circulante. Efeitos, Contas e Itens a Pagar a Longo Prazo.Verifique o quadro contábil dos saldos e itens que compõem esta conta em cada uma das subcontas e sub-análises principais por credores.Análise por idade, verificando se essa conta inclui exclusivamente aqueles que excedem um ano.Verifique os documentos nos registros de pagamento (contratos, acordos, etc.) Verifique reconciliações e confirmações com credores, analise obrigações pendentes e pendentes, bem como itens de débito (contrários à natureza desta conta).
Análise dos arquivos
Uma revisão foi realizada com base em uma amostra dos arquivos de coleta e pagamento, resultando no seguinte:
Foram revisados 40 arquivos para contas a receber e adiantamentos e depósitos, o que representa 31% do total existente.
Desse total, as seguintes deficiências foram detectadas de acordo com o guia de controle interno:
- 5 arquivos não tiveram a reconciliação da dívida que eles apresentam com a nossa entidade 7 não apresentaram a reconciliação de depósitos que essas empresas possuem em Moncar. 4 arquivos foram encontrados sem um contrato ou registro do cliente (foi resolvido na época). as dívidas não correspondiam ao cliente devido a um erro de código (foi feita uma prova de ajuste para conceder a dívida ao fornecedor correspondente). Em um dos arquivos, não havia cópia da fatura que evidenciasse que essa mercadoria havia sido cobrada ao fornecedor. cliente (corrigido instantaneamente)
Trabalho realizado com contas a receber
A partir de uma análise realizada sobre contas a receber cuja avaliação é deficiente, a administração do centro, juntamente com o departamento econômico, tem a tarefa de realizar um trabalho profundo sobre esse tema, fundamentalmente devido à importância nestes tempos e devido à situação que o país apresenta com a cadeia de inadimplência
Para toda essa situação, foi criada uma brigada para atualizar a reconciliação com clientes e fornecedores, além de completar todos os arquivos com todos os dados obrigatórios, atualizando diariamente em uma tabela todas as contas a receber, seja a reconciliação ou a cobrança (ver anexo de referência para as tabelas de contas a receber)
Comportamento das contas a receber e a pagar (2005-2007)
| Contas a cobrar | ||
| ANO | MT | MLC |
| 2005 | 752,2 | 443,4 |
| 2006 | 677,9 | 413,7 |
| ABRIL DE 2007 | 403,6 | 280,5 |
| Contas a pagar | ||
| ANO | MT | MLC |
| 2005 | 329,4 | 313,3 |
| 2006 | 1061 | 510,8 |
| ABRIL DE 2007 | 938,1 | 263,4 |
Análise de alguns aspectos do controle interno
- Há uma separação de funções entre o empregado do armazém que entrega os produtos ou mercadorias, aquele que prepara o faturamento e o responsável pela operação, bem como o responsável pela coleta das contas. contabilidade no final de abril de 2007 Existe um arquivo de contas a receber devidamente preparado, todas as folhas estão iniciadas, cunhadas, consecutivas, há uma explicação geral do arquivo e reconciliação com cada cliente do não reconhecimento da dívida. Apresenta comprovante de operação das contas levadas à investigação e proposta de comprovação de despesa em caso de aprovação, havendo saldo contrário à sua natureza do código 7653 (Ensuma Textil y Calzado), para 0,01 centavo que já foi ajustado.
Conclusões
- Com a aplicação de uma política de cobrança e pagamento consistente com a realidade que está sendo perseguida, a Moncar poderá solucionar os problemas existentes em sua administração.A situação atual de cobranças e pagamentos da entidade não é desfavorável, mas apresenta deficiências que devem ser resolvidas imediatamente. Existem deficiências na concepção da política de crédito da entidade.
recomendações
Recomenda-se que a empresa:
- Realizar um estudo de mercado rigoroso com base em clientes e fornecedores, realizar uma política de crédito consistente com a realidade Melhorar a atual estratégia de teste para detectar e eliminar todas as deficiências existentes no sistema de cobrança e pagamento da empresa, incluindo arquivos.
