A boa execução de uma boa política de crédito é essencial para a administração bem-sucedida das contas a receber
Para reter clientes e atrair novos, a maioria das empresas acha que o crédito precisa ser oferecido. Os termos de crédito podem variar entre diferentes campos industriais, mas as empresas dentro do mesmo campo industrial geralmente oferecem termos de crédito semelhantes.
As vendas a crédito, que resultam em contas a receber, normalmente incluem condições de crédito que estipulam o pagamento por um número especificado de dias. Embora todas as contas a receber não sejam cobradas dentro do período de crédito, a maioria delas é convertida em dinheiro em menos de um ano; consequentemente, as contas a receber são consideradas como ativo circulante da empresa.
Contas a receber representam o crédito que a empresa concede a seus clientes com uma conta aberta
Políticas de crédito
A política de crédito de uma empresa define o tom para determinar se e quanto crédito deve ser concedido a um cliente. A empresa não deve lidar apenas com os padrões de crédito estabelecidos, mas também com o uso correto desses padrões ao tomar decisões de crédito.
Fontes adequadas de informação e métodos de análise de crédito devem ser desenvolvidos. Cada um desses aspectos da política de crédito é importante para a administração bem-sucedida das contas a receber da empresa. A execução inadequada de uma boa política de crédito ou a execução bem-sucedida de uma política de crédito ruim não produzem resultados ótimos.
Padrões de crédito
Os padrões de crédito da empresa definem os critérios mínimos para concessão de crédito a um cliente. Questões como avaliações de crédito, referências, períodos médios de pagamento e certos índices financeiros oferecem uma base quantitativa para estabelecer e aplicar padrões de crédito.
Ao realizar a análise das normas, uma série de variáveis fundamentais deve ser levada em consideração, como despesas de escritório, investimento em contas a receber, estimativa de inadimplência e volume de vendas da empresa.
Despesas de escritório
Se os padrões de crédito forem flexíveis, mais crédito será concedido. Os padrões flexíveis de crédito aumentam os custos do escritório, por outro lado, se os padrões de crédito são mais rigorosos, menos crédito é concedido e, portanto, os custos diminuem.
Investimento em contas a receber
Existe um custo relacionado ao gerenciamento de contas a receber. Quanto maior a média de contas a receber da empresa, mais caro é gerenciar e vice-versa. Se a empresa tornar seus padrões de crédito mais flexíveis, o nível médio de contas a receber deve ser aumentado, enquanto que, se houver restrições nos padrões, eles deverão diminuir.
Portanto, temos que os padrões de crédito mais flexíveis resultam em custos de gerenciamento mais altos e as restrições nos padrões resultam em custos de gerenciamento mais baixos.
A execução inadequada de uma boa política de crédito ou a execução bem-sucedida de uma política de crédito ruim não produzem resultados ideais
As mudanças no nível de contas a receber relacionadas a modificações nos padrões de crédito decorrem, principalmente, de dois fatores, nas variações de vendas e outro em relação às cobranças estreitamente vinculadas, uma vez que se espera que as vendas aumentem. Como a empresa torna seus padrões de crédito mais flexíveis, resultando em um número médio de contas a receber, mas se, por outro lado, as condições de crédito se tornam menos flexíveis, poucas pessoas recebem crédito realizando um estudo minucioso de suas contas. capacidade de pagamento, portanto, a média de contas a receber diminui devido à diminuição no número de vendas.
Em conclusão, as mudanças nas vendas e cobranças operam simultaneamente para gerar altos custos de gerenciamento de contas a receber quando os padrões de crédito são mais flexíveis e reduzidos quando os padrões de crédito são mais rigorosos.
Provisão para devedores duvidosos
Outra variável afetada pelas mudanças nos padrões de crédito é a estimativa de inadimplência. A probabilidade ou risco de adquirir uma conta difícil de cobrar aumenta à medida que os padrões de crédito se tornam mais flexíveis e vice-versa, isso também dado pelo estudo de clientes e sua capacidade de pagar a curto e longo prazo..
Volume de vendas
Conforme observado nos parágrafos anteriores, à medida que os padrões de crédito se tornam mais flexíveis, espera-se que as vendas aumentem e as restrições diminuam, de modo que os efeitos dessas mudanças tenham um impacto direto nos custos e receitas da empresa. e, portanto, o lucro esperado.
Avaliação de padrões de crédito
Para determinar se uma empresa deve estabelecer padrões de crédito mais flexíveis, é necessário calcular o efeito que estes têm sobre os ganhos marginais nas vendas e sobre o custo do investimento marginal nas contas a receber.
Custo do investimento marginal em contas a receber
O custo do investimento marginal em contas a receber pode ser calculado estabelecendo a diferença entre o custo de gerenciamento de contas a receber antes e depois da implementação de padrões de crédito mais flexíveis.
O índice financeiro das contas a receber médias deve ser calculado primeiro.
O investimento médio nas contas a receber é calculado, calculando a porcentagem do preço de venda que representa os custos da empresa e multiplicando-a pela média das contas a receber.
Finalmente, o custo do investimento marginal em contas a receber deve ser calculado fazendo a diferença entre o investimento médio em contas a receber com o programa proposto e o atual.
O investimento marginal representa a quantia adicional de dinheiro que a empresa deve comprometer com as contas a receber se tornar seu padrão de crédito mais flexível.
Tomando uma decisão
Para decidir se uma empresa deve flexibilizar seus padrões de crédito, o lucro marginal nas vendas deve ser comparado ao custo do investimento marginal nas contas a receber.
Se os lucros marginais forem maiores que os custos marginais, os padrões de crédito deverão ser mais flexíveis; caso contrário, os aplicados no momento da empresa devem ser mantidos inalterados.
Quando um cliente deseja obter matérias-primas, serviços ou outros recursos, ele aborda as diferentes empresas que podem lhe fornecer crédito, por isso é importante ter um bom histórico de crédito, pois essa é a chave para a avaliação feita pelo departamento de crédito da empresa. a empresa fornecedora
Continuando o estudo que está sendo realizado com a administração eficaz e eficiente das contas a receber e aplicando as ferramentas já descritas, será feito um esboço das premissas que as empresas aplicam para conceder crédito a seus clientes.
Uma vez que a empresa estabeleceu seus padrões de crédito, devem ser estabelecidos procedimentos para avaliar os solicitantes de crédito. Freqüentemente, a empresa deve determinar não apenas os méritos do cliente pelo crédito, mas também calcular o valor pelo qual o cliente pode responder.
Feito isso, a empresa pode estabelecer uma linha de crédito, estipulando o valor máximo que o cliente deve à empresa a qualquer momento. Linhas de crédito são estabelecidas para eliminar a necessidade de verificar o crédito de um cliente importante toda vez que uma compra é feita a crédito.
A análise de crédito é dedicada à coleta e avaliação de informações de crédito dos solicitantes para determinar se eles atendem aos padrões de crédito da empresa.
Ignorando se o departamento de crédito da empresa está avaliando os méritos de crédito de um cliente que deseja fazer uma transação específica ou de um cliente comum para estabelecer uma linha de crédito, os procedimentos básicos são os mesmos, a única diferença é o detalhamento da análise.
Uma empresa agiria com pouca prudência ao gastar mais dinheiro do que a quantia que seus clientes adquirem para conceder-lhes um crédito. As duas etapas básicas do processo de investigação de crédito são a obtenção de informações de crédito e a análise das informações para tomar a decisão de crédito.
Obtenção de informações de crédito
Quando um cliente que procura crédito chega a uma empresa, o departamento de crédito normalmente inicia um processo de avaliação de crédito solicitando ao solicitante o preenchimento de diferentes formulários solicitando informações financeiras e de crédito, além de referências de crédito. Trabalhando com base no pedido de crédito, a empresa obtém informações de crédito adicionais de outras fontes.
Se a empresa concedeu anteriormente crédito ao solicitante, ela já possui suas informações históricas sobre os padrões de pagamento do solicitante. As principais fontes externas de informações de crédito são fornecidas pelas demonstrações financeiras, pelos escritórios comerciais de referência, trocas de informações de crédito, verificação bancária e consulta com outros fornecedores.
Estados financeiros
Ao solicitar que o solicitante forneça suas demonstrações financeiras dos últimos anos, a empresa pode analisar a estabilidade financeira do solicitante, sua liquidez, lucratividade e capacidade de endividamento. Embora nenhuma informação sobre as regras de pagamento anteriores apareça em um Balanço ou Demonstração de Resultados, o conhecimento da situação financeira da empresa pode indicar a natureza da gestão financeira total.
A disposição da empresa requerente de fornecer essas declarações pode ser um indicador de sua situação financeira. As demonstrações financeiras auditadas são essenciais na análise de crédito para candidatos que desejam fazer grandes compras com crédito ou que desejam ter linhas de crédito abertas.
Agências de referência
As empresas podem obter informações de crédito por meio de sistemas de troca de referência, que é uma rede que altera as informações de crédito de forma recíproca. Ao concordar em fornecer informações de crédito a essa agência de crédito sobre seus clientes atuais, uma empresa adquire o direito de solicitar informações da agência de crédito relacionadas a clientes em potencial.
Os relatórios obtidos por meio desses relacionamentos de troca de informações de crédito são mais do que analíticos sobre casos definidos. Geralmente, são cobradas taxas para cada solicitação.
O objetivo geral em relação à administração das contas a receber deve ser não apenas cobrá-las prontamente, mas a alternativa custo-benefício
Trocas diretas de informações de crédito
Outra maneira de obter informações de crédito pode ser por meio de associações locais, regionais ou nacionais. Essas associações podem ser organizadas como parte de certas associações industriais e comerciais. Freqüentemente, uma associação do setor mantém certas informações de crédito disponíveis para todos os seus membros.
Verificação bancária
Pode ser possível que o banco da empresa obtenha informações de crédito do banco do solicitante. No entanto, é provável que o tipo de informação obtida seja muito vago, a menos que o requerente assista o negócio em sua busca. Uma estimativa do saldo de caixa da empresa é normalmente fornecida.
Outros fornecedores
Isso consiste em obter informações de outros fornecedores que vendem o solicitante de empréstimo e perguntar sobre as regras de pagamento e seus relacionamentos entre empresas.
Análise de informações de crédito
As demonstrações financeiras e o razão de contas a pagar de um requerente de crédito podem ser usadas para calcular seu prazo médio de contas a pagar. Esse valor pode ser comparado com as condições de crédito que a empresa oferece atualmente. Uma segunda etapa pode ser o prazo das contas a pagar do solicitante para ter uma idéia melhor das regras de pagamento.
Para os clientes que solicitam grandes empréstimos ou linhas de crédito, uma análise detalhada da liquidez, rentabilidade e dívida da empresa deve ser feita usando as demonstrações financeiras da empresa. Uma comparação cíclica de proporções semelhantes em anos diferentes deve indicar algumas tendências de desenvolvimento.
Uma empresa pode estabelecer índices ou programas de avaliação de crédito adaptados aos seus próprios padrões de crédito. Não há procedimentos estabelecidos, mas a empresa deve adaptar sua análise às suas necessidades. Isso dá uma sensação de confiança de que você está assumindo os tipos de riscos de crédito desejados.
Uma das principais contribuições na decisão final do crédito é o julgamento subjetivo do analista financeiro sobre os méritos que uma empresa possui para o crédito. Para determinar o mérito do crédito, o analista deve adicionar seu conhecimento da natureza da administração do solicitante, referências de outros fornecedores e regras históricas de pagamento da empresa a quaisquer valores quantitativos estabelecidos.
Com base na sua própria interpretação subjetiva dos padrões de crédito da empresa, você pode tomar uma decisão final sobre se o requerente deve receber o crédito e provavelmente o valor. Muitas vezes, essas decisões são tomadas por uma única pessoa, mas por um comitê de revisão de crédito.
As condições de crédito de uma empresa especificam as condições de pagamento estipuladas para todos os clientes de crédito.
Condições de crédito
As condições de crédito ajudam a empresa a obter mais clientes, mas é preciso muito cuidado, pois podem ser oferecidos descontos que às vezes podem ser prejudiciais à empresa.
Alterações em qualquer aspecto das condições de crédito da empresa podem afetar sua lucratividade total. Os fatores positivos e negativos relacionados a essas mudanças e os procedimentos quantitativos para avaliá-las são apresentados abaixo.
Nível ideal
A empresa deve determinar qual é o nível ideal de despesas de cobrança do ponto de vista de custo-benefício.
Descontos para pagamento imediato
Quando uma empresa estabelece ou aumenta um desconto para pagamento imediato, mudanças e efeitos nos lucros podem ser esperados, isso porque o volume de vendas deve aumentar, pois se uma empresa estiver disposta a pagar o preço por unidade por dia, ela diminui. Se a demanda for elástica, as vendas deverão aumentar como resultado da queda desse preço.
Além disso, o período médio de cobrança deve diminuir, reduzindo assim o custo de gerenciamento de contas a receber. A diminuição na cobrança vem do fato de alguns clientes que anteriormente não obtiveram descontos no pagamento agora o fazem.
A estimativa de contas ruins deve diminuir, pois, como em média os clientes pagam mais cedo, a probabilidade de uma conta ruim deve diminuir, esse argumento se baseia no fato de que quanto mais tempo o cliente demora para pagar, menor a probabilidade de o faça. Quanto mais tempo passa, mais oportunidades existem para um cliente se declarar tecnicamente insolvente ou falido.
Tanto a redução no período médio de cobrança quanto a estimativa de inadimplência devem resultar em um aumento nos lucros. A desvantagem de um aumento em um desconto de pagamento imediato é uma diminuição na margem de lucro por unidade, pois há mais clientes recebendo o desconto e pagando um preço mais baixo.
A redução ou eliminação de um desconto para pagamento imediato teria efeitos opostos. Os efeitos quantitativos das mudanças nos descontos de pronto pagamento podem ser avaliados por um método semelhante à avaliação das mudanças nas condições de crédito.
Período de desconto para pagamento imediato
O efeito líquido das mudanças no período de desconto para pagamento imediato é bastante difícil de analisar devido aos problemas na determinação dos resultados exatos das mudanças no período de desconto atribuíveis a duas forças relacionadas ao período médio de Forma de pagamento.
Quando um período de desconto de pagamento antecipado aumenta, há um efeito positivo nos lucros, porque muitos clientes que não receberam o desconto de pagamento antecipado agora o fazem, reduzindo assim o período médio de cobrança.
Se, no momento da concessão do crédito, o cliente decidir pagar sua conta em um período menor do que o período estipulado, ele terá direito a um desconto.
No entanto, também há um efeito negativo nos lucros quando o período de desconto aumenta, porque muitos dos clientes que já estavam recebendo o desconto à vista ainda podem recebê-lo e pagar mais tarde, atrasando o período médio de cobrança. O efeito líquido dessas duas forças no período médio de coleta é difícil de quantificar.
Período de crédito
Mudanças no período de crédito também afetam a lucratividade da empresa. Efeitos de lucro podem ser esperados de um aumento no período de crédito e de vendas, mas é provável que o período de coleta e a estimativa de inadimplência também aumentem, portanto o efeito líquido sobre os lucros pode ser negativo.
Políticas de cobrança
As políticas de cobrança da empresa são os procedimentos a seguir para cobrar suas contas a receber no vencimento. A eficácia das políticas de cobrança da empresa pode ser parcialmente avaliada examinando o nível de estimativa de inadimplência.
Esse nível não depende apenas das políticas de cobrança, mas também da política de crédito na qual sua aprovação se baseia. Supondo que o nível de contas em atraso atribuível às políticas de crédito da empresa seja relativamente constante, pode-se esperar um aumento nas despesas de cobrança para reduzir as contas de difícil cobrança da empresa.
O aumento das despesas de cobrança deve reduzir a estimativa de inadimplência e o prazo médio de cobrança, aumentando os lucros. Os custos dessa estratégia podem incluir perda de vendas, além de maiores despesas de cobrança, se o nível de gerenciamento da coleção for muito intenso; Em outras palavras, se a empresa pressiona demais seus clientes a pagar suas contas, eles podem ficar chateados e levar seus negócios para outro lugar, reduzindo assim as vendas da empresa.
A empresa deve tomar cuidado para não ser muito agressiva no gerenciamento de cobranças; se os pagamentos não forem recebidos até a data de vencimento, deverá aguardar um período razoável antes de iniciar os procedimentos de cobrança.
Modalidades do procedimento de coleta
Várias formas de procedimentos de coleta são normalmente usadas. À medida que uma conta envelhece cada vez mais, o gerenciamento de coleções se torna mais pessoal e mais rigoroso. Os procedimentos básicos de coleta usados na ordem normalmente seguida no processo de coleta.
- Cartas: Após um determinado número de dias a partir da data de vencimento de uma conta a receber, a empresa normalmente envia uma carta em boas condições, lembrando o cliente de sua obrigação. Se a conta não for coletada dentro de um determinado período após o envio da carta, uma segunda carta mais permanente será enviada. Cartas de cobrança são a primeira etapa do processo de cobrança de contas em atraso. Chamadas telefônicas: se as cartas forem inúteis, o gerente de crédito da empresa poderá ligar para o cliente e exigir pagamento imediato. Se o cliente tiver uma desculpa razoável, é possível fazer arranjos para estender o período de pagamento. Uso de agências de cobrança: Uma empresa pode entregar contas ruins a uma agência de cobrança ou a um advogado para execução. Normalmente, as taxas para esse tipo de gerenciamento de cobrança são bastante altas e pode ser possível receber uma porcentagem muito menor do que você espera receber. Procedimento Legal: Esta é a etapa mais estrita do processo de coleta. É uma alternativa que a agência de cobrança usa. O procedimento legal não é apenas oneroso, mas pode obrigar o devedor a declarar falência, reduzindo assim a possibilidade de negócios futuros com o cliente e sem garantir o recebimento final das transferências.
Há um ponto além do qual custos adicionais de cobrança não fornecem retorno suficiente; a empresa deve levar esse ponto em consideração.
É o fim deste ciclo de administração de contas a receber, que, conforme explicado nos artigos anteriores, é de grande importância para a empresa e para os responsáveis pela área financeira e contábil.
