Resumo
Esta pesquisa aborda uma questão importante para o desenvolvimento dos trabalhos da Direção Econômica da Universidade de Las Tunas, a fim de conseguir o aprimoramento da gestão econômico-financeira exigida pela atualização do modelo econômico de Cuba, onde o O controle da gestão das unidades orçamentadas do Ministério da Educação Superior será pautado principalmente nos manuais de gestão econômico-financeira. Para tanto, são necessárias ferramentas de trabalho que permitam aos gestores tomar decisões, como o aprimoramento da análise das Demonstrações Financeiras que são apresentadas mensalmente nos Conselhos de Administração. Desse modo, é abordado o problema gerado pelas insuficiências na gestão econômico-financeira da Universidade de Las Tunas,limitar a tomada de decisões, propondo-se um procedimento como solução para a concepção de manuais de normas e procedimentos de gestão económica e financeira, que contribuam para uma tomada de decisão oportuna e consequentemente para o cumprimento das metas e objectivos da Universidade de Las Tunas. A contribuição prática se constitui no procedimento de elaboração dos manuais de normas e procedimentos de gestão econômico-financeira da Universidade de Las Tunas.A contribuição prática se constitui no procedimento de elaboração dos manuais de normas e procedimentos de gestão econômico-financeira da Universidade de Las Tunas.A contribuição prática se constitui no procedimento de elaboração dos manuais de normas e procedimentos de gestão econômico-financeira da Universidade de Las Tunas.
Procedimento para elaborar o manual de normas e procedimentos econômicos financeiros para a tomada de decisões da Universidade de Las Tunas.
O procedimento descrito a seguir visa possibilitar a elaboração de manuais de procedimentos de gestão financeira e econômica para a tomada de decisão na Universidade de Las Tunas. É específico para esta organização universitária e constitui um instrumento de trabalho para a gestão económica.
Em cada uma das etapas consideradas na figura 1, são consideradas diferentes etapas que passam por diferentes momentos e níveis de complexidade, que do ponto de vista metodológico, garantem o entendimento para a concretização dos manuais de procedimentos de gestão. economia financeira, considerando em cada uma delas, seu objetivo, indicadores de seleção e as técnicas e instrumentos para sua implementação.
Desenho de regras e procedimentos econômicos financeiros
A seguir, são descritas as etapas do procedimento abrangente de elaboração dos manuais de gestão financeira e econômica em seu conteúdo e para cada um de seus componentes:
Etapa 1: Organizacional
Etapa 1: Crie um grupo de especialistas
Objetivo: Formar uma equipe multidisciplinar que permita a elaboração dos manuais de normas e procedimentos de gestão econômico-financeira para a tomada de decisões.
Indicadores de seleção:
- Composição da equipe: sugere-se entre 5 a 6 pessoas Capacidade de trabalhar em grupo.
Conhecimento.
Nível de Experiência.
Motivação e vontade de colaborar ao longo do processo.
Anos de antiguidade na Universidade de Las Tunas Vladimir Ilich Lenin
Técnicas e instrumentos:
Pesquisa: Aplicada a professores e especialistas da área econômica para avaliar as reais possibilidades de formação do grupo de especialistas. Apêndice 2.
Etapa 2: estudar as diretrizes para o desenvolvimento dos manuais de padrões e procedimentos
Objetivo: Alcançar a preparação do pessoal envolvido com a elaboração do manual.
Técnicas e instrumentos:
Análise documental: é realizada com base nas orientações dos Ministérios da Fazenda e Preços, Economia e Planejamento e Ensino Superior. Os documentos a serem analisados são as resoluções, instruções, metodologias.
Dinâmica de grupo: é realizada por meio de Workshop para discutir e pactuar o conteúdo das diretrizes estabelecidas para o manual de normas e procedimentos. Anexo 3.
Etapa 3: Determinação do cronograma de trabalho
Objetivo: Preparar a distribuição do trabalho de forma que cada membro da equipe conheça o momento, o local e seu grau de responsabilidade durante o momento do projeto.
Indicadores:
Período de tempo.
Espaço de especificação (local, contexto onde o processo ocorrerá).
Intervalos.
Técnicas e instrumentos:
Oficina organizacional: Para coordenar e estabelecer o início e término da atividade, estabelecer os papéis de cada membro participante e as áreas a serem desempenhadas. Anexo 4.
Etapa 2: Concretização
Etapa 4: executando o design
Objetivo: Execução do manual de normas e procedimentos da Gestão Econômica Financeira para a tomada de decisões da Universidade de Las Tunas.
Indicadores:
O manual de regras e procedimentos conterá a seguinte estrutura por componentes:
- Cover.Index.Introduction.Legalbase.Scope.Objective.Regras gerais.Procedimentos.Formas e instruções.Glossário de termos.Diagramas de fluxo ou pictogramas.Anexos.
Técnicas e instrumentos:
Nota 1: O Workshop decorrerá em diferentes sessões de trabalho de duas horas cada.
- Sessão 1: Realizada através de Workshop com o grupo de especialistas para determinar o conteúdo dos indicadores 1 a 4 que compõem o manual. Anexo 5. Sessão 2: Realizada por meio de Workshop com o grupo de especialistas para determinação do conteúdo dos indicadores 5 a 7 que compõem o manual. Anexo 5. Sessão 3: Realizada por meio de Workshop com o grupo de especialistas para determinar o conteúdo dos indicadores 8 e 9 que compõem o manual. Anexo 5. Sessão 4: Realizada por meio de Workshop com o grupo de especialistas para determinar o conteúdo dos indicadores 10 e 11 que compõem o manual. Anexo 5. Sessão 5: Realizada por meio de Workshop com o grupo de especialistas para determinar o conteúdo do indicador 12 que compõe o manual. Anexo 5.
Nota 2: O conteúdo do manual de normas e procedimentos de gestão econômica financeira para a tomada de decisão da Universidade de Las Tunas está ilustrado no Anexo 6 do CD.
Etapa 5: avaliação do projeto
Objetivo: Avaliar a viabilidade e aplicabilidade do manual de normas e procedimentos de gestão econômica financeira para a tomada de decisões da Universidade de Las Tunas elaborado.
Instrumentos e técnicas.
Avaliação de especialistas: Neste caso, a pesquisa do Anexo 7 é aplicada para avaliar se o manual com seu conteúdo é relevante e atende aos requisitos.
Nota 3: Esta avaliação não tem implicações na avaliação que é feita do procedimento geral e que é discutida na seção seguinte, pois é feita apenas para avaliar o conteúdo dos indicadores no manual.
Etapa 6: aprovação manual
Objetivo: Obter as respectivas autorizações formais das autoridades da Universidade de Las Tunas Vladimir Ilich Lenin.
Técnicas e instrumentos:
Reunião de trabalho: O grupo de especialistas se apresenta ao Conselho de Administração da Universidade para a aprovação oficial do manual.
Etapa 3: Socialização do manual
Etapa 7: Promova a divulgação do manual
Objetivo: Socializar o conteúdo do manual na Diretoria Econômica da Universidade Vladimir Ilich Lenin de Las Tunas e na Diretoria de Contabilidade e Finanças do Ministério da Educação Superior.
Indicadores:
Meios de comunicação.
Momentos e espaços de divulgação
Estrutura de informação para socialização.
Recursos disponíveis para comunicação.
Técnicas e instrumentos:
Dinâmica de grupo 1: Acertar com o grupo de especialistas quais seriam os meios, mecanismos, formas e formas de socializar as informações.
Dinâmica de grupo 2: Criar a estrutura das mensagens e a disponibilidade de recursos.
Assembléias participativas: Para socializar o manual.
Relatório documental escrito: Para socializar o manual.
Etapa 8: sistematizar a implementação do manual
Objetivo: Alcançar a implementação das respectivas etapas e etapas do procedimento.
- Indicadores: Periodicidade, monitoramento contínuo, instrumentos e técnicas, palestras.
Etapa 4: Avaliação e controle
Etapa 9: Feedback sobre as etapas anteriores e etapas do procedimento
Objetivo: Avaliar e controlar o andamento e consolidação das etapas e etapas do procedimento.
Indicadores:
- Supervisão e inspeção de conformidade
Técnicas e instrumentos:
- Assembléias: Por meio de workshops com membros da área administrativa, será registrado o nível de aceitação e implantação dos manuais.
Avaliação da relevância e aplicabilidade do procedimento proposto.
Para avaliar a relevância e aplicabilidade do procedimento, foi utilizado o método dos critérios do usuário, neste caso cabia aos técnicos e especialistas da gestão econômica fazer a avaliação do procedimento com base nas instalações, seu valor de uso ou usabilidade, acessibilidade à informação e uso imediato e uso dos dados. Veja o anexo 8.
A partir da aplicação do procedimento, resultados significativos têm sido obtidos, embora ainda seja conveniente continuar implementando um conjunto de ações para avaliar seu impacto geral. No entanto, estamos em posição de revisar esses resultados positivos com maior impacto.
Nos últimos anos, a Universidade de Las Tunas tem ampliado o escopo de seus processos substantivos, conseguindo o credenciamento de todos os manuais de normas e procedimentos elaborados e a gestão econômica financeira é credenciada pelo conselho nacional de credenciamento do Ministério da Educação Superior.
Em suma, a concepção de um sistema de acreditação para a gestão econômica e financeira do ensino superior, embora não se enquadre nas funções substantivas das instituições acadêmicas, é de fundamental importância para elas na medida em que visa melhorar os resultados em suas garantia material e financeira com alto grau de eficiência e eficácia.
A identificação dos pontos fortes e fracos de uma determinada entidade, como resultado do processo de acreditação, constitui uma ferramenta valiosa para a tomada de decisão e projeção estratégica.
Da mesma forma, é um processo que reforça o sentimento de pertença da comunidade universitária e pretende demonstrar que a gestão financeira e económica corresponde à instituição e não é exclusiva de determinadas áreas.
Por outro lado, é inegável que os dispositivos econômicos são submetidos com certa regularidade e frequência a diferentes eventos de controle e verificação de diferentes naturezas, de modo que a acreditação constitui um estímulo e reconhecimento de seus resultados.
Os resultados são obtidos com a aplicação do procedimento proposto, os quais são conhecidos através de inquéritos realizados a especialistas, técnicos e gestores da Direcção de Economia e da Universidade, além de se ter em conta a opinião das entidades a que pertence a Direcção A Economia dá-lhes informações (Estatística, Finanças e Planeamento). Refletimos alguns deles abaixo: Veja o anexo 7.
- A entrega das informações no prazo e com a qualidade exigida é garantida: A partir da sequência do procedimento proposto, o cronograma para as informações é garantido e, por sua vez, permite a revisão das mesmas antes da entrega para que sejam emitidas as qualidade exigida Relatórios são emitidos ao Conselho de Administração na data estabelecida e com as informações necessárias que permitem uma correta análise das deficiências para facilitar a tomada de decisões. Uma análise mais aprofundada da situação das contas a receber e pagamento. Neste caso, no primeiro caso, o maior peso é constituído pelas diversas contas a receber onde estão envolvidos trabalhadores e estudantes universitários e, através da análise efectuada, a informação é transmitida a cada corpo docente e área do centro.Permite a preparação de técnicos e especialistas em cada posto de trabalho, com base na funcionalidade do procedimento proposto. Constitui uma ferramenta decisiva para o cumprimento da estratégia para a garantia dos objetivos de trabalho do planejamento estratégico da organização no esfera econômica Garante a confiabilidade da informação contábil da Universidade, auxiliando no controle adequado dos recursos materiais e financeiros da Universidade. Permite a utilização da informação contábil como ferramenta de análise e tomada de decisão por parte do Gestão Universitária, com alto nível de informatização e automação em todos os processos econômico-financeiros, alcançando alto grau de profissionalização e especialização de funções;Para além de garantir a segurança informática e a separação das tarefas e funções de cada especialista, facilita o desenvolvimento de um novo modelo de gestão económico-financeira da Universidade em cumprimento das disposições do Ministério do Ensino Superior e tributando a implementação do diretrizes aprovadas no VI congresso do Partido pela Política Econômica e Social do nosso País. É garantida a adequada qualidade da gestão econômico-financeira, alcançando a melhoria contínua de todos os processos.Facilita o desenvolvimento de um novo modelo de gestão econômico-financeira da Universidade, atendendo ao estabelecido pelo Ministério da Educação Superior e tributando a implementação das diretrizes aprovadas no VI Congresso do Partido da Política Econômica e Social do nosso país. É garantida a qualidade adequada da gestão econômico-financeira, alcançando a melhoria contínua de todos os processosFacilita o desenvolvimento de um novo modelo de gestão econômico-financeira da Universidade, atendendo ao estabelecido pelo Ministério da Educação Superior e tributando a implementação das diretrizes aprovadas no VI Congresso do Partido da Política Econômica e Social do nosso país. É garantida a qualidade adequada da gestão econômico-financeira, alcançando a melhoria contínua de todos os processos.
Conclusões
Constatou-se que a análise e descrição de cada processo e suas deficiências possibilitaram desenhar um procedimento que facilita a elaboração e implementação de manuais de procedimentos contábeis, constituindo-se em um valioso instrumento de gestão financeira e econômica, que permite sua plena aplicação à gestão econômica. e garante que as políticas estabelecidas sejam bem elaboradas, aplicadas de forma satisfatória e não distorcidas.
Bibliografia
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Apêndice 1
Estrutura atual da gestão econômica
Estrutura atual da gestão econômica
Apêndice 2
Proposta de instrumento a ser aplicada (pesquisa)
A presente pesquisa tem como objetivo conhecer os critérios que os usuários têm sobre o modelo de Gestão Econômica Financeira da Universidade de Las Tunas e a capacidade de utilização dos manuais propostos, agradecemos sua resposta honesta às perguntas formuladas para auxiliar em nosso investigação:
1. Há quantos anos você atua na Instituição e especificamente na área econômica?
De 1 a 3 anos ____ de 3 a 5 anos ____ de 5 a 10 anos ____ 10 e mais
2. Você já participou de algum curso, seminário ou workshop sobre gestão econômica financeira?
Sempre _________ Sim _________ Não _________ Parcialmente _________
3. Quais são seus critérios em relação à gestão econômico-financeira realizada pelo centro? Você dá respostas rápidas e adequadas?
Bom _______ Regular ______ Mau ______ Não sei _______
4. Você considera que os procedimentos utilizados na gestão econômico-financeira são de fácil compreensão?
Sempre _________ Sim _________ Não _________ Parcialmente _________
5. Eles permitem ou facilitam a análise para tomar decisões corretas e oportunas?
Sempre _________ Sim _________ Não _________ Parcialmente _________
6. Você acha que os procedimentos estabelecidos promovem o trabalho em equipe?
Sempre _________ Sim _________ Não _________ Parcialmente _________
7. Você recebeu alguma preparação para o trabalho em equipe?
Sempre _________ Sim _________ Não _________ Parcialmente _________
8. Você acha que um procedimento é necessário para a concepção dos manuais de procedimento?
Sim _________ Não _________ Em parte _________
Anexo 3
Dinâmica de grupo: é realizada por meio de Workshop para discutir e pactuar o conteúdo das diretrizes estabelecidas para o manual de normas e procedimentos
O coordenador do workshop apresenta o exercício, definindo o seu objetivo e a importância desta etapa na definição do procedimento.
O grupo está dividido em três equipes, definindo os integrantes e o tema a ser discutido.
As equipes serão formadas por profissionais, especialistas e técnicos, com conhecimento da atividade.
Equipe Um: Analisará os regulamentos do Ministério das Finanças e Preços.
Equipe dois: Analisará o regulamento do Ministério da Economia e do Planejamento.
Equipe três: Analisará o regulamento do Ministério da Educação Superior.
Eles devem definir um facilitador e um registrador em cada equipe.
Cada equipe, sobre o assunto que aborda, deve selecionar os regulamentos que se aplicam à elaboração do Manual de Normas e Procedimentos Econômicos Financeiros. Bem como as ações aplicadas pela experiência de trabalho dos especialistas que podem ser consideradas na elaboração do Manual.
O facilitador do workshop propicia o intercâmbio entre as equipes do grupo, definindo os regulamentos que serão levados em consideração nesta etapa.
A oficina teve duração de 8 horas, em duas sessões.
Anexo 4
Tema: Determinação do horário de trabalho.
Objetivo: Preparar a distribuição do trabalho de forma que cada membro da equipe conheça o momento, o local e seu grau de responsabilidade durante o momento do projeto.
É realizado através de um workshop organizacional: São coordenadas e definidas as datas de início e término da atividade, bem como os papéis de cada membro participante e as áreas a serem desempenhadas.
Determinação do horário de trabalho
O workshop teve duração de 6 horas, em duas sessões.
Anexo 5
Tópico do workshop: Execução de Design.
Objetivo: são definidos o início e o fim da atividade, são estabelecidas as funções de cada membro participante e as tarefas a realizar.
O coordenador do workshop apresenta o exercício, definindo o objetivo do exercício e a importância da execução do projeto.
O cronograma de obra foi elaborado com as datas de início e término da execução do projeto.
O coordenador da oficina faz uma apresentação com os indicadores que irão compor o manual de regras e procedimentos.
- Cover.Index.Introduction.Legalbase.Scope.Objective.Regras gerais.Procedimentos.Formas e instruções.Glossário de termos.Diagramas de fluxo ou pictogramas.Anexos.
Nota 1: O Workshop decorrerá em diferentes sessões de trabalho de duas horas cada.
Sessão 1: Realizada através de Workshop com o grupo de especialistas para determinar o conteúdo dos indicadores 1 a 4 que compõem o manual.
Capa de Identificação (Título): Onde está indicado o nome do Manual, centralizado no meio da página. Deve conter também o logotipo da Universidade de Las Tunas e do Ministério, o número da versão, o código do Manual e a data de elaboração, entre outros.
Índice do Manual: O conteúdo do Manual será indicado de forma ordenada, indicando o número da página onde cada uma das partes do Manual está localizada.
Introdução: Uma breve descrição do motivo, finalidade e utilidade do Manual, o objetivo da área onde é realizada a documentação do processo e uma breve descrição (síntese) do seu conteúdo. Recomenda-se indicar a importância do Manual. Não deve ser maior que uma (1) página.
Base Legal: É o quadro legal que rege ou dá suporte legal para a execução do procedimento documentado. Indique os nomes, número do decreto, data de promulgação, número do Diário Oficial e data de publicação das leis, decretos, regulamentos ou resoluções que dão suporte legal ao procedimento. Se possível, indique a quantidade do (s) item (ns) específico (s) que tem (são) inerentes ao processo documentado (não obrigatório). Eles devem ser refletidos em uma ordem hierárquica decrescente.
Sessão 2: Realizada por meio de Workshop com o grupo de especialistas para determinar o conteúdo dos indicadores 5 a 7 que compõem o manual.
Escopo: Atingir os subsistemas com os quais trabalha a gestão econômica; Os meios materiais, finanças, caixa e banco, imobilizações corpóreas, planeamento, folha de pagamento e informatização, encontram-se dentro do manual de normas e procedimentos concebidos, para que sejam utilizados como ferramenta fundamental.
Objetivo: Orientar a pessoa sobre aspectos como: objetivos, funções, relacionamentos, políticas, procedimentos, normas, etc., especificar as funções e relações de cada unidade administrativa para definir responsabilidades, evitar duplicações e detectar omissões, auxiliar na execução corrigir o trabalho atribuído aos quadros e promover a uniformidade no trabalho, servir como meio de integração e orientação aos novos quadros, facilitando a sua incorporação às diferentes funções operacionais, fornecer informações básicas para o planeamento e implementação de reformas administrativas.
Normas Gerais: São as etapas ou requisitos obrigatórios que regulam a execução do processo. Cada procedimento deve ter suas regras gerais.
Sessão 3: Realizada através de Workshop com o grupo de especialistas para determinar o conteúdo dos indicadores 8 e 9 que compõem o manual.
Procedimento: Cada uma das etapas que devem ser realizadas para realizar o procedimento são descritos em detalhes. Devem ser redigidos de forma clara, precisa e concisa, indicando quem, como, quando e onde as atividades são realizadas. Eles são descritos começando com um verbo conjugado no terceiro. Pessoa singular no tempo presente.
Formulários e Instruções: Esta seção inclui todos os formulários utilizados para realizar o procedimento. Cada formulário deve conter suas respectivas instruções, nas quais serão detalhados pontos como nome do formulário, objetivo, tamanho, forma de impressão, número de cópias, sua distribuição e a descrição de cada um dos campos.
Sessão 4: Realizada por meio de Workshop com o grupo de especialistas para definição do conteúdo dos indicadores 10 e 11 que compõem o manual.
Glossário de termos: contém um pequeno conceito dos termos do procedimento usado no manual.
Fluxo do Processo, Fluxogramas ou Pictogramas: As etapas básicas do procedimento são apresentadas de forma gráfica e sequencial, servem para que o usuário do manual tenha um esboço do procedimento sem ter que ler todo o procedimento. O procedimento só será desenvolvido em uma única ferramenta.
Sessão 5: Realizada por meio de Workshop com o grupo de especialistas para determinar o conteúdo do indicador 12 que compõe o manual.
Anexos: Esta seção incluirá qualquer material que seja importante e que contribua para a execução do processo.
Anexo 6
Proposta de instrumento a ser aplicada (pesquisa)
A presente pesquisa tem como objetivo conhecer a aplicação do procedimento proposto e a capacidade de utilização dos manuais, agradecemos sua resposta honesta:
1. Considera que a aplicação deste procedimento garante a entrega da informação nos diferentes níveis e com a qualidade exigida?
Sempre _________ Sim _________ Não _________ Parcialmente _________
2. Com o procedimento proposto, é possível emitir relatórios ao conselho de administração nas datas estabelecidas e com as informações necessárias que permitam uma correta análise das lacunas, para facilitar a tomada de decisão em tempo útil?
Sim _________ Não _________ Em parte _________
3. Considera que este procedimento facilita a análise do contas a receber e a pagar?
Sim _________ Não _________ Em parte _________
4. Este procedimento permite a formação de técnicos e especialistas em cada trabalho?
Sim _________ Não _________ Em parte _________
5. Este procedimento constitui uma ferramenta decisiva para o cumprimento dos objetivos de trabalho, do planejamento estratégico da organização no âmbito econômico?
Sim _________ Não _________ Em parte _________
6. Esse procedimento facilita o desenvolvimento do novo modelo de gestão econômico-financeira da Universidade, em conformidade com o que for estabelecido pelo Ministério da Educação e atende às diretrizes aprovadas no VI Congresso do Partido?
Sim _________ Não _________ Em parte _________
Anexo 7
Avaliação da relevância do procedimento com base nos critérios dos usuários.
Com o objetivo de avaliar a relevância do procedimento levando em consideração seus critérios, agradecemos por expressar sua avaliação, propomos uma escala de 1 a 5 onde:
- Muito ruim Ruim Ruim Bom Bom Excelente
Avaliação da relevância do procedimento com base nos critérios dos usuários.
