"O que não pode ser medido não pode ser gerenciado." Uma das maiores dificuldades que as empresas de PMEs enfrentam é entender a importância da administração.
A grande maioria não tem idéia de seus custos, resultados e não pode medir as consequências de ações e mudanças feitas para melhorar.
Todos eles, por menores que sejam, geram informações (faturam, compram, pagam, coletam, transformam materiais ou prestam um serviço), mesmo aqueles que não possuem um sistema de gerenciamento contábil.
O problema está em como essas informações são usadas.
Se o objetivo básico da administração não for entendido, é provável que sejam tratados números infinitos que não significam nada e não refletem a realidade da empresa.
Os contadores devem ser responsáveis por gerar e apresentar essas informações como uma ferramenta, mas geralmente esse não é o caso. (Ver The Public Accountant in SME, artigo do mesmo autor).
Objetivo da administração
O objetivo básico e a razão de ser da administração é GERAR INFORMAÇÕES.
E essa informação deve ser gerada em duas direções:
"Da empresa para fora", são as informações geralmente tratadas e muito bem, destinadas a organizações externas (bancos, administração fiscal, governo e fornecedores), como declarações fiscais, balanços, demonstrativos de posição financeira, etc.. Nesse sentido, os Contadores Públicos são treinados para lidar com essa margem de informações com muita eficiência.
"Para dentro da empresa", ou seja, usando as informações como ferramenta de decisão. Para isso, deve ser apresentado de uma maneira que nos mostre os verdadeiros resultados da gestão.
Existem alguns indicadores que é essencial conhecer para tomar decisões, que também têm dois objetivos:
- Dê-nos resultados de gerenciamento
- Gere ações de correção ou melhoria.
- Equação básica da empresa
É uma equação muito simples que nos fornece ferramentas para melhoria e resultados de negócios.
Número de possíveis clientes
(Banco de dados ou número de clientes que poderiam comprar conosco)
X
Taxa de cobrança
(% de clientes que compram conosco em relação ao número de possíveis clientes)
=
Número de clientes
X
Número de compras por ano por cliente
(Média de compras por cliente por ano Número de faturas / N ° de clientes que compraram)
X
$ Por compra
(Faturamento médio para cada faturamento de compra / número de faturas)
=
Renda total
X
ganho%
=
Retorno anual
Essa equação simples, que pode ser aplicada a organizações de qualquer tamanho, fala sobre a eficácia do gerenciamento da empresa.
Precisamos conhecer cada um desses números perfeitamente.
Portanto, a administração consiste em estabelecer metas de incremento em cada uma delas, é interessante fazer o exercício para ver como a lucratividade anual aumenta, aumentando em 5% cada indicador da equação básica de nossa empresa. Não parece uma tarefa impossível, mas muito fácil de alcançar, e os resultados são surpreendentes.
Vamos ver como podemos otimizar cada um desses indicadores.
Número de possíveis clientes: são aquelas pessoas ou empresas que podem precisar de nossos produtos ou serviços. É essencial ter um banco de dados deles. Muitas vezes o mercado é tão amplo que parece impossível conhecer a todos, mas o objetivo é tentar aprender o máximo possível sobre o segmento e ver como o fazemos para que aqueles que não conhecem nosso produto saibam que nós existimos.
Índice de captura: porcentagem de clientes que compram de nós em relação a possíveis clientes. Para aumentar esse índice, devemos tentar conhecer as percepções e oferecer a esses clientes em potencial o que eles precisam. Em resumo, trata-se de medir o número de novos clientes que incorporamos. É o resultado das ações de marketing que decidimos.
De todas as ações promocionais, devemos medir a eficácia, se não se tornar uma despesa inútil. É muito fácil perguntar aos clientes como eles chegaram até nós e registrar a resposta.
Número de clientes: não é nem mais nem menos que a totalidade ou a base de clientes que compram de nós.
Número de compras por ano por cliente: devemos analisar profundamente a base de clientes. Saiba quanto cada um nos compra por mês e, com base nisso, veja qual lucratividade nos deixa.
Existem muito poucas verdades absolutas na gestão de negócios, e uma delas é a que diz que "20% dos clientes geram 80% da rotatividade para nós" e geralmente são os clientes mais abusados. O objetivo será, então, ver como fazemos para que todos os clientes comprem conosco mais vezes.
$ Por compra: é a média do valor por fatura emitida, ou seja, a média da venda a cada cliente. Devemos estabelecer uma meta de aumento, aumentando os preços, se o mercado permitir, aumentando a frequência de uso ou vendendo outros itens.
Renda total: é o volume de negócios anual. É um indicador que todos sabem, mas alcançar esse valor a partir da análise de: número de clientes e média de US $ por compra para cada cliente, permite orientar ações de melhoria, aprender sobre mudanças e, assim, controlar se essas ações são alcançadas o resultado esperado.
% de lucro: É a lucratividade que cada peso de faturamento nos deixa, sabendo que esse número tem a ver com o conhecimento dos custos da empresa. As ações de otimização desse número têm a ver com redução de custos, melhoria de compras, produtividade etc.
Rentabilidade anual: Esta é a razão de ser da empresa, é compreensível que muitos empreendedores não saibam esse número perfeitamente.
Se os números dessa equação básica forem conhecidos, estamos em condições de planejar ações de melhoria e teremos uma ferramenta para medir os resultados das ações tomadas.
Um caso real: talvez sirva para entender melhor a simplicidade e utilidade da Equação Básica
Número de perspectivas conhecidas 350
X
Taxa de captura 24,3%
=
Número de clientes ativos 85
X
Número de compras x cliente por ano (média) 7
X
$ Por fatura (média) $ 1.300
=
Faturamento anual total $ 773.500
X
% ganho 13%
=
Retorno anual $ 100.555
Deixo aos leitores o exercício de aumentar cada parâmetro em 5%, algo que não parece muito difícil de alcançar e que depende de nós. Adianto o resultado, a rentabilidade anual chega a US $ 139.131, quase US $ 40.000 a mais por ano !!!
Análise de custos
Geralmente, as PMEs não têm um entendimento claro de quais são seus custos operacionais, elas também se complicam com os critérios de como distribuir despesas indiretas em cada unidade de produto e nunca chegam a saber qual é a lucratividade de cada venda. Eles não sabem qual é o ponto de equilíbrio nem o lucro líquido da empresa.
Existem vários métodos de análise de custos, mas o de maior simplicidade, na minha opinião, é Custos Fixos, Custos Variáveis e Contribuição Marginal, que é o que implementamos em todas as PME com as quais trabalhamos. Espero que os especialistas em custos não se ofendam com essa simplificação, o objetivo é ter uma ferramenta de decisão simples que seja especialmente útil para as PME. Acredito que os erros que possam ocorrer são compensados pela simplicidade do cálculo e que não influenciam o resultado final, considerando o tamanho e a complexidade de cada empresa.
Para usar esse sistema de cálculo, devemos estabelecer um critério de quais custos consideraremos fixos e quais variáveis.
Custos variáveis (CV): são aqueles que variam com a quantidade produzida, ou seja, se produzimos mais, gastamos mais, como: materiais, matérias-primas, embalagens, amortização de matrizes e tudo o que faz parte do produto.
Custos fixos (CF): são os que temos todos os meses, mesmo que não produzamos nada, ou seja, eles não dependem da quantidade produzida. Salários de supervisão e liderança, aluguéis, alguns impostos, salários dos diretores (lembre-se de que estes devem fazer parte dos custos) e todas essas despesas gerais.
Critérios: trata- se de definir um critério de quais despesas são consideradas fixas e quais despesas variáveis, o maior problema e o que gera mais discussão é o trabalho. Em todos os casos, nas PME, aconselho considerar uma despesa fixa, pois, normalmente, os salários a serem pagos são os mesmos a cada quinzena, independentemente da produção dos mesmos.
Os serviços (eletricidade, gás, telefone) também aconselham considerá-los fixos, a menos que alguns deles possam ser atribuídos de forma confiável a cada unidade de produto.
Uma vez definidos os critérios e conhecidos todos os custos, podemos calcular qual é a lucratividade da empresa.
Método de cálculo
Nomenclatura: custos variáveis do CV
Custos fixos CF
PV de preço de varejo
Contribuição marginal CM
CM = PV - CV
A contribuição marginal é a diferença entre o preço de venda e os custos variáveis de cada unidade de produto.
Essa contribuição marginal é usada para pagar os custos fixos. Quando o CM total chega para pagar as despesas fixas, dizemos que estamos no ponto de equilíbrio, ou seja, o faturamento que nos paga as despesas sem perder ou vencer.
Quando CM (total) = CF, estamos no ponto de equilíbrio
CM% médio = CM médio / PV de faturamento total
Total CM = CM% média x faturamento total PV
No ponto de equilíbrio
PV (cobrança total do saldo) = CF / CM% média
Assim, podemos determinar a contribuição marginal por produto e conhecer a contribuição marginal média do que faturamos. Também devemos definir uma contribuição marginal mínima para definir preços, dependendo dos custos fixos que temos e da facilidade de atingir o ponto de equilíbrio. Sempre lembrando que os preços são definidos pelo mercado e não pelos nossos custos, a menos que seja um produto novo ou monopólio, e mesmo assim o mercado sempre define, de acordo com o preço, a quantidade vendável.
Uma vez atingido o ponto de equilíbrio, as condições de negociação são diferentes, posso decidir não abaixar o preço, porque já atingi esse objetivo ou, pelo contrário, abaixá-lo, pois qualquer contribuição marginal acima do ponto de equilíbrio é lucrativa.
Um caso real: um caso concreto pode ajudar a entender o conceito.
É um fabricante de acessórios para automóveis.
Custos fixos: Custos variáveis: Produto A Produto B
Salários $ 17.500 Materiais 12.50 16,70
Aluguéis $ 700 Embalagem 0,22 0,22
Luz, TE $ 2.200 Amortização de matrizes 0,12 0,12
Gas $ 800 Cartão de identificação 0,16 0,16
Salários dos diretores $ 15.000 Total $ 13,00 $ 17,20
Total $ 36.200 Preço de venda $ 35.00 $ 40.00
R $ 22,00Frete grátis
CM% 0,63 0,57
Se assumirmos que o mix de vendas é de 50% de cada produto, o CM% médio é de 0,6
assim
Faturamento do saldo = CF / CM% = US $ 36.200 / 0,6 = US $ 60.333 O faturamento que cobre despesas fixas não é ganho ou perdido.
Acima desse faturamento, a lucratividade de cada US $ 100 da venda é de US $ 60
Conclusões:
Colocar a empresa em números tira sentimentos, transformando-os em certezas.
Tomar decisões sem conhecer a realidade mais confiável é como iniciar uma jornada sem conhecer o destino, sem saber se temos ou não combustível ou se a rota escolhida está em posição de ser percorrida.
Temos que poder medir o resultado das ações de melhoria, para saber se atingimos os objetivos propostos, que sempre devem ser números.
Em vez de dizer que estou melhor, poderíamos dizer que cresci 10%.
Baixe o arquivo original
