Durante os últimos meses de um ano e o primeiro dos novos, as organizações realizam exercícios de reflexão e planejamento que chamam de "estratégicos", a fim de construir as diferentes linhas de trabalho dos seguintes períodos (por exemplo, meses, trimestres, semestres, anos) para um estado que é assumido como desejado.
Em nossa experiência, existem vários fatores que devem ser considerados para que o planejamento estratégico seja bem-sucedido:
1. Defina a meta do workshop de planejamento
As oficinas de planejamento são os meios para um fim. Portanto, a alta gerência deve determinar o objetivo e os objetivos dos Exercícios de Planejamento a serem realizados, respondendo à pergunta: O que eu quero?
2. Definição de Entregas e Resultados Esperados
Embora pareça trivial, um elemento de sucesso é ter definido os produtos que você deseja obter das atividades realizadas. A partir do relatório ou relatório, são garantidos formatos, assinatura de acordos, material de apoio (áudio, vídeo, fotos), entre outros que demonstram que os objetivos propostos foram alcançados e também a implementação dos acordos e programas de trabalho.
3. Seleção de participantes
Os participantes representam o domínio e o escopo de responsabilidade do sistema planejado e é necessário selecioná-los para que os atores possuam a autoridade necessária no workshop e nas ações subseqüentes. O número não deve ser uma limitação, pois existem metodologias para grupos pequenos (ou seja, menos de 20 pessoas) e grandes grupos (por exemplo, centenas ou milhares de pessoas).
4. Compreensão das relações internas entre os participantes
O design correto de uma Oficina de Planejamento deve considerar as relações interpessoais entre os atores, principalmente se houver sessões nas equipes de trabalho, a fim de evitar discussões destrutivas e estranhas ao final do exercício e, pelo contrário, permitir a equidade em tudo momento.
5. Seleção da metodologia a ser usada
O arcabouço geral do planejamento é o mesmo na maioria das metodologias e abrange desde a exploração do meio ambiente, o diagnóstico do sistema, a definição do estado desejado, a definição de propostas ou linhas de ação e seu desenvolvimento.
No entanto, dependendo do objetivo pretendido (consulte o ponto 1), o modelo de planejamento deve ser diferente. Um exercício de planejamento orçamentário versus um exercício na busca de novos paradigmas organizacionais não é o mesmo, ou uma sessão com 15 pessoas versus o alto consenso para construir uma federação como a da África do Sul com a participação de todos os grupos étnicos.
6. Desenho da agenda de trabalho ou fases do workshop
Todo exercício de planejamento deve ter um programa de tempos estimados para cada estágio, dinâmica, plenário, sessão, entre outros elementos, para garantir que, em um período de tempo, os resultados finais e, consequentemente, os objetivos esperados sejam alcançados.
7. Tome a decisão de fazê-lo sozinho ou com facilitadores externos
É sempre aconselhável contratar especialistas externos para realizar as Oficinas de Planejamento, uma vez que é o meio de acessar diferentes metodologias, mas o mais importante é que os participantes da empresa podem se concentrar na discussão e construção de seu plano e deixar um terceiro, realizar atividades de mediação e facilitação, bem como documentação de produtos e resultados.
8. Preparação dos materiais a serem utilizados na oficina
Com o design aprovado pela organização, é necessário projetar e transportar todos os materiais necessários no workshop, não apenas artigos de papelaria básica e materiais audiovisuais, mas materiais visuais (por exemplo, pôsteres, guias), formatos (por exemplo, papel ou eletrônico), mídia intercâmbio de informações (por exemplo, redes, pen drives), entre outros, tanto para sessões plenárias quanto, quando apropriado, para sessões em grupos de trabalho.
9. Documentação de todas as informações e resultados gerados
As Oficinas de Planejamento geram informações diversas, sejam verbais, escritas ou mesmo na linguagem corporal, que na maioria dos casos não são documentadas como parte do arquivo.
Um bom projeto de oficina considera o tópico de documentação eletrônica, fotográfica, videográfica, gravações de áudio, padronização com formatos ou registros de cada fase do exercício de planejamento.
10. Geração de programas de trabalho imediatos "30-100"
Um risco de qualquer exercício de Planejamento Estratégico é a execução tardia ou simplesmente a omissão das ações e, portanto, recomenda-se que todos os participantes tenham responsabilidades claras nos próximos 30 e 100 dias após o workshop para executar ações corretivas imediatas, formação de equipes e início de ações que darão frutos nos próximos trimestres ou semestres.
Um bom exercício de planejamento é medido em duas dimensões: a primeira em termos de euforia e gosto por realizar um evento de planejamento satisfatório; a segunda dimensão é medida de acordo com o grau de implementação de todas as ações propostas e, é claro, a consecução das metas e objetivos estabelecidos.
Finalmente, todos os resultados de um exercício de planejamento devem ser revisados periodicamente (pelo menos trimestralmente) e devem ser modificados quando exigidos pela organização para enfrentar seu ambiente e melhorar sua capacidade de resposta.
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