Você parou para descobrir que escopo deve ser considerado ao redigir um convite. A seguir, apresento algumas experiências, contribuições e reflexões específicas visando a uma aplicação impecável do protocolo.
A maioria de nós fica lisonjeada por ser convidada para uma variedade de atividades; é uma expressão de afeto, retribuição, amizade e uma oportunidade interessante de estreitar o relacionamento interpessoal. Lembre-se: você será recebido de boa vontade se colocarmos em prática algumas dicas que farão nosso hóspede se sentir importante.
No serviço social, pode-se fazer isso por telefone ou e-mail em eventos desprovidos de formalidades. Nos nossos dias é cada vez mais comum o recurso às redes sociais para este fim. Na minha opinião, um convite impresso gera maior receptividade, faz a diferença, constitui um gesto singular e evita transcrever a informação para a sua agenda. Tudo dependerá, é claro, do tipo de evento.
Ao nível corporativo existem detalhes inerentes ao “protocolo empresarial”. É imprescindível que os produtores de eventos novos, pitorescos e neófitos dominem plenamente essas pinceladas, para oferecer orientações e conselhos corretos aos seus clientes. Em empresas com longa trajetória de mercado, observo mediocridades e órfãos ilimitados que corroboram a importância dessa questão. O mesmo acontece em empresas estatais e privadas cujas áreas de imagem corporativa, marketing, relações públicas ou similares relegam esses fatores que definem o sucesso ou o fracasso de uma noite.
Para começar, o cartão terá o holograma da união em selo seco branco elevado (de dia) e em selo seco dourado (à noite) no centro da parte superior. A sobriedade da escrita é imprescindível, colocando data, hora e local (nessa ordem), além de garantir que sua qualidade, desenho, cor e caligrafia sejam compatíveis com a natureza do ato. Ao convidar uma pessoa, é apropriado dizer “você gostou”; se convidarem vários, ele dirá "eles estão satisfeitos".
No caso de um concurso internacional, pode ser redigido em dois idiomas. A roupa do homem é a única consignada e, do lado direito, coloque a palavra correta de acordo com o que foi oferecido no final do evento: brinde, coquetel, etc. Pule as expressões "brinde de honra", "recepção" ou o adjetivo da moda. A palavra "recepção" é usada apenas na esfera oficial.
Da mesma forma, as desculpas vão na extremidade inferior esquerda. Nem todo mundo conhece a abreviatura tradicional francesa "RSVP" (responda, por favor). Por este motivo, exorto-vos a colocar "desculpas" ou "confirmar presença" e um número de telefone ou email. Assim será fácil de entender para quem está alheio a esses costumes. Caso pretenda restringir o acesso de quem não foi convidado, vale a pena anotar “convite pessoal, presente na admissão”.
Recuse-se a copiar textos semelhantes. Tenha certeza de que eles conterão muitos erros de forma e substância. Convites de casamento, formaturas universitárias, batismos, missas de falecidos, inaugurações, entre outros, escondem uma miríade de omissões e erros crassos. Use originalidade, criatividade e garanta uma escrita impecável. Evite transformá-lo em bilhete de bingo ou rifa, repleto de cores, enfeites, relevos e extravagâncias inesgotáveis. Enquadre-o em uma moldura mínima de elegância.
Inúmeras vezes, o seguinte passa despercebido: Os rótulos são deselegantes. Eles são usados apenas para publicações comerciais, brochuras, revistas, etc. Não é apropriado colocar um rótulo semelhante ao usado nas bulas com as vendas mensais dos supermercados. Escreva o nome à mão ou imprima na capa do envelope.
Quando a informação adicional for extensa (mapa de localização, passe de estacionamento de veículos, etc.), coloque uma folha adicional; nunca o contrário. Eu sugiro ter um banco de dados atualizado para classificar nomes, posições e endereços errados. Aqueles que dizem "e senhora" são frequentes e, por coincidência, o destinatário é solteiro. Assumir esses abundantes detalhes fará a diferença e mostrará profissionalismo.
O meio e o tempo usados para sua entrega são um primeiro "termômetro" da deferência do hospedeiro. Isso é perceptível no ambiente amigável e familiar, onde é comum apelar para a intimidade existente para justificar certas indelicações. A forma como é enviada reflete, sem ambigüidades, o interesse no atendimento do participante. Um anúncio tardio mostra indiferença, planejamento deficiente e pode-se presumir que o convidado não entrou na lista principal de participantes. Um informal acontece com uma semana de antecedência, um conclave de negócios com dez dias, uma atividade formal com vinte dias e um casamento com um mês.
É aconselhável telefonar para reconfirmar a presença de altos funcionários quando suas posições forem reservadas no palco principal ou em uma área preferencial. Recordemos o que afirma o artigo 6º do Cerimonial do Estado e Cerimonial Regional (DS 096-2005-RE): “… A única autoridade nacional que pode fazer-se representar em cerimónia ou acto oficial é o Presidente da República. A sua representação pode recair sobre a pessoa de um Vice-Presidente da República que assumir a sua precedência ”. Este assunto não deve ser negligenciado. A esse respeito, quero alertar que em "Peruland" é comum que autoridades públicas estejam representadas e injustificadamente seus emissários servis exigem se instalar na posição reservada ao titular do convite.
Além disso, é ilustrativo evocar o artigo 14 do dispositivo acima mencionado: “Em qualquer ato ou cerimônia oficial com a presença do Chefe de Estado ou do Vice-Presidente em seu nome, o anfitrião ocupará o segundo lugar de precedência. No caso de uma personalidade de maior precedência do que o anfitrião também estar presente, o anfitrião será colocado em terceiro lugar de precedência ”. Um excelente anfitrião conhecerá os precedentes para evitar situações sem brilho. Quando há convergência de entidades públicas e privadas, dependendo das circunstâncias, é aplicável o “protocolo combed”. Ou seja, os elementos do protocolo oficial e comercial coincidem.
Um comentário conveniente entre parênteses. Evite abusar do novo termo " protocolo ". Eu escuto com insistência os aprendizes anfitriões, amadores de eventos e mestres de cerimônia sem noção dizerem: "convite do protocolo", "foto do protocolo", "programa do protocolo", "discurso do protocolo", "equipe do protocolo", "brinde do protocolo", entre outros absurdos gênio. Por favor, como anfitrião, aja alto, sóbrio, afável e com um senso genuíno de relevância. Desista de qualquer denominação crioula, apóstata, enjoativa e caricatural.
A experiência confirma, embora pareça uma afirmação indecente, que o protocolo e o cerimonial devem estar a cargo de especialistas e especialistas. É uma questão de magnitude vital para os entusiastas iniciantes. Daí a necessidade insistente e urgente de prevenir sua distorção em um ambiente saturado de excentricidades, loucuras e inopias. Não permitamos esta desnaturação agressiva que gera anarquia e confusão.
Recomendação final: dispensar os habituados a condutas impróprias que possam prejudicar o desenvolvimento de sua festa. O anfitrião é, reitero, responsável pelo que ali aconteceu, mesmo que não tenha sido o protagonista direto. Se um participante tem comportamentos deploráveis, o organizador do evento deve interceder. Do contrário, sua inação o comprometerá.
Sempre um convite é uma oportunidade extraordinária de expandir as relações humanas, promover soft skills e encontrar vizinhos fora da nossa zona de conforto, onde vivem acorrentados indivíduos exuberantes. Divertir com correção mostra sutileza e equilíbrio, disposição para interagir e, além disso, exibirá cortesia edificante. Lembre-se da frase do escritor, advogado e político francês do século XVIII, Anthelme Brillat-Savarín: “ Hospedar é assumir a responsabilidade pelo bem-estar do hóspede durante o tempo em que ele estiver sob nosso teto”.
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(*) Professor, consultor em organização de eventos, protocolo, imagem profissional e etiqueta social.
