Antes de começar, é importante tomar consciência do papel que o fornecedor desempenha em nossa empresa, ele é um "aliado", tão importante quanto um departamento ou um cliente.
Considerando o exposto, identificaremos, de quatro ângulos complementares, o que deve ser considerado para obter uma negociação tranquila com o fornecedor.
Nós.
Para começar, precisamos fazer uma auto-análise e isso nos leva a fazer as seguintes perguntas: somos claros sobre quais são nossas necessidades? Sabemos qual é o nosso negócio? Depois de esclarecer as respostas a essas perguntas, vamos ao processo de PLANEJAMENTO.
O planejamento consiste em determinar os objetivos e metas a serem alcançados para atender às nossas necessidades, começando com o estabelecimento de objetivos específicos para cada reunião com o fornecedor, embora possa haver um grande número, devemos limitá-los de forma que sejam possíveis de alcançar no mercado. tempo razoável de uma reunião. Portanto, dependendo do quanto sabemos sobre o nosso "executivo de contas", a primeira reunião é determinar o quanto ele sabe sobre a solução e o quanto eles estão interessados em atender às nossas expectativas, usamos isso para conhecê-los melhor.
Posteriormente, precisamos ter as informações necessárias para cada reunião, para coletá-las e organizá-las de acordo com o objetivo e a meta anteriores a ela. As informações fornecidas ao fornecedor devem ser claras, a fim de minimizar dúvidas sobre quais são nossas necessidades.
Os objetivos devem ser realistas, no sentido de que os prazos que estabelecemos possam ser cumpridos ou a tarefa solicitada esteja dentro de sua capacidade de resolução.
Nós e a reunião.
Idéias, metas e objetivos simples e claros, informações à mão. Nos apresentamos, apresentamos àqueles que nos acompanham (se houver) questões de rigor, pessoais ou sociais e começamos a detalhar o problema, mencionando por que os chamamos, é claro, porque sabemos que eles podem resolver esse problema.. É importante não ser rígido na direção da reunião, pois isso pode tencioná-la, por isso é bom e saudável desviar a conversa com piadas, mesmo que pareça informal, é uma boa medida para relaxá-las e nos relaxar, abrindo espaços de confiança.
Algo muito importante que devemos considerar é que devemos sempre nos sentir confiantes tanto em nossas habilidades quanto em nós mesmos, não dependendo da hora ou do local da reunião, o que implica que devemos estar sempre preparados para isso. De acordo com o exposto, podemos dizer que não importa onde a reunião é realizada ou quando é realizada, é exatamente onde queremos estar, onde devemos estar e o momento certo para isso. Importante, se não nos sentirmos seguros ou totalmente, é aconselhável deixar a negociação para mais tarde, pois isso pode ser prejudicial. Por outro lado, é necessário encerrar a reunião para incentivar todos os tópicos propostos a serem discutidos.
Finalmente, no que diz respeito à reunião, é relevante tomar notas e pedir especialmente atas de cada reunião. Com o exposto, poderemos determinar onde estamos no processo de negociação.
Nós e o fornecedor.
Nesta parte, usaremos os conceitos de ORGANIZAÇÃO e CONTROLE, para facilitar a lembrança dessas dicas.
Com a Organização, distribuímos as funções e os recursos para atingir nossos objetivos, portanto, devemos ter em mente que a solução é o trabalho do fornecedor, não interferimos nisso, deixamos suas idéias fluírem. O brainstorming que o provedor tem é sempre bom; portanto, devemos constantemente considerá-lo. Como temos nossas idéias claras, saberemos como orientá-lo quando ele sair do curso, um provedor que não tem uma conversa ativa conosco e apenas leva notas e acenos de cabeça, não serão úteis, pois o feedback simplesmente não existe. Dentro dos recursos, é importante saber o que temos e até que ponto podemos envolver; se sairmos disso, a negociação se torna um fracasso, porque a solução já é irreal.
Defina as responsabilidades de cada um e lembre-se de que nossos requisitos são a base para que o fornecedor nos entregue seus requisitos, com os quais devemos ter cuidado, para que não passem responsabilidades que não nos correspondem.
Com o Controle, avaliamos as reuniões, melhorando as deficiências e fortalecendo os sucessos, devemos eliminar os problemas não substanciais ou além do controle de ambos, realizar as modificações apropriadas, dependendo da reunião anterior, para aplicá-las na próxima. Garantimos que estamos indo para onde deveríamos e, acima de tudo, sabemos que o provedor está indo para onde precisamos. Lembremos que as negociações não terminam quando as reuniões terminam, elas sempre continuam por e-mail, telefone ou alguma outra forma de comunicação; é assim que devemos continuar com controle e, sobretudo, com feedback.
A competição livre é um benefício que podemos usar para alcançar nossos objetivos, ou seja, não ter um único fornecedor e, é claro, deixá-los saber que estão em uma competição, isso facilitará a negociação, pois eles estarão dispostos a negociar e ouvir, Veremos que eles farão um esforço e, acima de tudo, haverá aqueles que realmente estão interessados em nossa empresa e em relacionamentos de colaboração de longo prazo.
A pressão é uma boa ferramenta quando a aplicamos em sua medida justa, no entanto, devemos ter cuidado para não sermos pressionados, para evitar isso, devemos seguir tudo o que foi indicado acima.
Todas as informações que o fornecedor nos fornece devem ser organizadas de maneira fácil de entender e rápida de consultar; Resumir, destacar, será de grande ajuda para nós, pois facilitará a tomada de decisões.
Uma boa maneira de organizar e controlar é sempre manter um registro, no qual escreveremos as atividades que foram realizadas, os emails enviados e recebidos, etc.
Trabalho em equipe.
Você pode pensar que a negociação é muito solitária, no entanto, isso não é trabalho de uma pessoa, é uma equipe. Nisto, teremos aqueles que coletam as informações de que precisamos no início, que analisam a veracidade das informações que eles nos fornecem. Há muitas coisas que não conheceremos em profundidade (técnicas, políticas, jurídicas etc.), por isso é necessário ter a pessoa certa para nos ajudar nisso. Ter uma equipe ao nosso lado também nos permite não nos sentirmos sozinhos, é muito importante ter o apoio de pessoas em quem confiamos, assim teremos uma posição firme na frente do fornecedor.
Em resumo:
- O fornecedor é um aliado estratégico para fornecer soluções para os problemas que surgem.
- Planejamento, objetivos e metas claros. Quando perdemos o norte, podemos lê-los e saber a direção que devemos tomar; isso também será útil para orientar nossos fornecedores. Informações que nos apoiam.
- Nas reuniões, precisamos ter idéias claras, objetivos e metas claros, informações à mão.
- É sempre o lugar e o momento certos para negociar. Mas devemos nos sentir seguros e inteiros.
- Organização, distribuímos funções, responsabilidades e recursos com eficiência.
- Controle, avaliação para melhorar e fortalecer a nós mesmos, não perder nosso norte, nem deixá-los perder.
- Livre concorrência, facilita a negociação e abre a mente do fornecedor.
- Informação organizada, fácil de entender e rápida de consultar. Também devemos acompanhar nossas ações e atividades, blog.
- O trabalho em equipe, com o apoio de outras pessoas, nos dá uma posição firme e segura na negociação.
