As organizações são pressionadas por ambientes cada vez mais competitivos e exigentes. Neste artigo, são examinadas as principais causas que dificultam os processos de mudança nas organizações e propõe-se um conjunto de orientações culturais, estruturais e gerenciais que, em conjunto, podem facilitar e promover a melhoria contínua da competitividade.
1. Neutralize os medos
Muitas organizações são dominadas pelo medo. Para gerenciar com êxito qualquer alteração, é essencial neutralizar os medos que a impedem:
Medo das consequências da mudança
Os envolvidos nos processos de mudança temem repercussões negativas na esfera pessoal (perda de status, perda de poder hierárquico, perda econômica, etc.). Isso explica comportamentos tão negativos quanto ocultar informações, apresentar dificuldades fictícias ou até mesmo cometer atos de sabotagem em alguns projetos. Os líderes devem mostrar e entender que a mudança desejada terá um impacto positivo em todos os níveis.
Medo de punição
Às vezes, os problemas são ocultos por medo de que o processo de mudança se degenere em uma "caça às bruxas". Os problemas nunca devem ser personalizados. Nunca se deve procurar culpados, mas falhas no sistema e oportunidades de melhoria.
Medo de confronto pessoal O
medo de consequências e o medo de punição podem causar tensões e confrontos pessoais. Para evitar esse problema, devemos eliminar suas causas.
Medo da incompetência e do fracasso
Para que as mudanças desejadas ocorram, é preciso haver um clima de confiança e colaboração entre as pessoas que compõem a organização. A confiança é muito delicada: difícil de ganhar, mas extremamente fácil de perder. Portanto, os líderes devem semear e cultivar essa confiança com determinação.
Medo da falta de reconhecimento
Qualquer mudança implica unir vontades e dedicar recursos. Se os esforços das pessoas que fazem a mudança não forem reconhecidos e recompensados, será difícil contar com sua colaboração e envolvimento em projetos futuros novamente.
2. Explique a necessidade de mudança
Algumas organizações se contentam em obter uma rotatividade que considerem aceitável. Nessas circunstâncias aparentemente favoráveis, a complacência dificulta a justificação de alterações. Todo o pessoal da organização deve estar convencido da necessidade de mudança, caso contrário isso dificilmente ocorrerá. Para despertar essa consciência, os líderes devem ajudar a destacar questões que podem ser omitidas consciente ou inconscientemente.
- Essa bonança é temporária ou estrutural? Estamos obtendo a maior lucratividade possível? Estamos mantendo os clientes fiéis? Estamos aproveitando todo o talento de nossa equipe? Nossa organização está obtendo melhores resultados que a concorrência? Estamos perdendo participação de mercado? ? Estamos bem posicionados para lidar com ameaças futuras? (produtos substitutos, novos concorrentes) Devemos apostar mais no aprimoramento tecnológico ou em novos produtos?
A reflexão estratégica pode ser entendida como as etapas que devem ser revertidas para dar um salto maior.
3. Lidere a mudança
Não basta convencer a necessidade de mudança: é necessário direcionar todas as vontades e recursos na direção certa.
Para uma organização sobreviver e ter sucesso, ela deve ter uma base firme de crenças compartilhadas nas quais basear todas as suas decisões e relacionamentos.
Nível 1: Missão, Visão, Valores
Se você perguntar a seus funcionários sobre a missão, visão e valores de sua organização e obtiver respostas díspares, sua organização terá um sério problema cultural e estratégico. Da mesma forma, se você não sabe o que responder a essa pergunta ou as respostas não correspondem à realidade, sua organização tem um problema sério.
Os membros de uma organização devem assumir e compartilhar a razão de ser da empresa (missão), um destino (visão), o curso a seguir para alcançar esse destino (estratégias e objetivos) e os comportamentos, atitudes e princípios que governam a empresa. relacionamentos a bordo e com o meio ambiente (valores).
Algumas organizações declaram com formalismo solene sua visão, missão e valores. Em muitos casos, essas idéias orientadoras declaradas são totalmente diferentes daquelas que operam na realidade. Esse desacordo entre as idéias norteadoras declaradas e as reais causa confusão, hipocrisia e desconfiança entre os membros de qualquer organização. Declarações e políticas somente geram confiança, unidade de ação e facilitam a mudança quando são realmente assumidas e compartilhadas por todos.
Quais valores devemos promover para facilitar a mudança?
- Iniciativa e capacidade de assumir riscos Inovação Foco em clientes externos e internos Foco em causas, não resultados Delegação de autoridade e responsabilidade a líderes naturais (empoderamento) Reconhecimento de realizações Decisões de consenso
Nível 2: Estratégias:
As estratégias devem ser consistentes com as idéias norteadoras (missão, visão e valores). Diferentemente dessas, as estratégias estão mudando e devem ser definidas e atualizadas de acordo com as condições ambientais e as prioridades da organização em todos os momentos.
Nível 3: Objetivos:
Os objetivos de uma empresa não devem se concentrar exclusivamente em faturamento ou rentabilidade, pois ambos os parâmetros são sempre uma conseqüência da eficiência da gestão. Os objetivos devem ser quantificados por meio de indicadores de efetividade e eficiência, que permitam focar a melhoria nas causas que originam os problemas e condicionam os resultados. Os objectivos devem ser e S cas, M comestíveis, deve ser responsável Um unsigned, deve ser R ealizables e deve ser prevista em t ime (SMART).
Essa implantação em três níveis deve ser realizada de maneira coerente, com a participação e o envolvimento de todos os líderes e deve ser amplamente divulgada a todos os funcionários.
4. Não permita que o urgente o impeça de realizar as importantes
Não permita que o dia-a-dia impeça você de tomar medidas firmes e constantes no caminho da melhoria. Você deve definir prioridades, levando em consideração não apenas a urgência, mas também a importância das ações.
| Prioridade | + Importante | - Importante | |
| + Urgente | Eu | II | III |
| II | III | IV | |
| - urgente | III | IV | V |
Não economize recursos para o que é importante: a relação benefício / custo será quanto maior, mais importante será a mudança. A importância da mudança é tanto maior quanto mais profunda ela é. A mudança fundamental (mas provavelmente também a mais difícil de gerenciar) é a mudança cultural.
5. Dê transparência à gerência: Comunique, Comunique, Comunique…
Forneça treinamento e informações. Os funcionários precisam saber o que os gerentes sabem, eles devem ter informações econômico-financeiras, a situação da empresa em relação à concorrência, ameaças, oportunidades, pontos fortes, pontos fracos, expectativas dos clientes, evolução do mercado, etc. Não esqueça que a comunicação é um processo que flui nos dois sentidos. Somente dessa maneira todos poderão entender e se envolver nas decisões tomadas. O comprometimento é uma condição necessária para liberar, desenvolver e explorar a maior fonte de vantagem competitiva sustentável de qualquer organização: o talento das pessoas.
6. Use a liderança como estilo de gerenciamento
As organizações precisam de menos chefes e mais líderes. Os chefes baseiam sua autoridade na hierarquia, acumulação de informações e antiguidade, enquanto os líderes baseiam sua autoridade no conhecimento, na capacidade de construir consenso, consistência e comprometimento com os valores da organização. Os líderes são facilitadores que desempenham um papel crítico na neutralização dos medos que impedem e retardam a mudança.
Um líder também intervém como um catalisador que promove e incentiva mudanças na organização, motivando seus colaboradores, removendo barreiras, abrindo caminho, transmitindo confiança por exemplo, comunicação interna, treinamento e informação. Para exercer a liderança, você simplesmente precisa liderar pelo exemplo e ser consistente com os princípios e valores declarados pela organização em todas as decisões e relacionamentos. Os líderes naturais devem receber total destaque, responsabilidade e autoridade.
7. Tomar decisões por consenso
Você deve fugir da tributação. O consenso requer o compartilhamento de informações, valores e estratégias e a reflexão sobre as causas profundas dos problemas. O contraste de opiniões evita erros de apreciação. Não devemos temer o debate. O debate não cria conflito quando um interesse comum é compartilhado. O consenso é mais difícil e leva mais tempo que a fiscalização, mas essa dificuldade é mais do que compensada pela facilidade e rapidez na implementação das decisões tomadas, graças ao comprometimento do povo. Tudo isso garante a eficácia e a eficiência das decisões tomadas por consenso.
8. Tomar decisões com base em dados, não em opiniões
Os dados oferecem maior capacidade de convicção do que opiniões. A análise e interpretação dos dados nos permitem tomar decisões mais confiáveis, estabelecendo relações de causa-efeito que explicam a evolução dos resultados da organização e nos levam a determinar sistemática e objetivamente os objetivos de melhoria.
9. Estabelecer estruturas e processos organizacionais que promovam gerenciamento participativo e comunicação interna e externa
A maioria das organizações possui estruturas excessivamente departamentais, hierárquicas e burocráticas que dificultam a eficiência da organização. Os burocratas tentam justificar a perpetuação dessa burocracia inútil e sufocante que somente eles favorecem. O gerenciamento eficiente requer estruturas e processos racionais, ágeis e flexíveis, que permitem otimizar recursos, facilitando a comunicação interna, a participação, a orientação ao cliente, a colaboração e a melhoria contínua.
| Processos | Estruturas Organizacionais | |
| Comunicação Interna e Participação de Pessoas | Sugestões de gerenciamento de conhecimento para ações preventivas e de aprimoramento Rotação de trabalho e flexibilidade da equipe
Avaliação de desempenho Avaliação do clima de trabalho Revisão do Sistema e Balanced Scorecard |
Comitês de coordenação Grupos de melhoria Células de produção autogerenciadas (Mini-fábricas) |
| Comunicação externa com clientes, fornecedores e partes interessadas | Avaliação da satisfação do cliente Gerenciamento de reclamações e reclamações Marketing
Alianças estratégicas Avaliação de Fornecedores e Subempreiteiros |
Células de produção autogerenciada pelos gerentes de produto (minifábricas) |
10. Orçamento e controle de despesas com base em valor agregado
O processo e o controle orçamentário podem ser um empecilho para a mudança. Quando os novos orçamentos são elaborados a partir dos anos anteriores, com variações incrementais em cada item do orçamento e sem questionar a alocação de recursos, as fontes de ineficiência nas organizações são perpetuadas.
A abordagem “Orçamento Base Zero”, por outro lado, baseia-se na revisão periódica da alocação de recursos às atividades e à empresa, a fim de diferenciar aqueles que são necessários daqueles que são desnecessários, aqueles que fornecem mais ou menos recursos. menos valor, aqueles que são essenciais para o desempenho da missão, visão e valores da organização e aqueles que podem ser subcontratados a um custo menor. Essa análise estruturada das atividades e seus custos permite elaborar orçamentos otimizados e coerentes com a visão, visão e estratégias previamente estabelecidas, promovendo a orientação para a melhoria contínua.
11. Faça a mudança mais ambiciosa
Embora pareça contraditória, a experiência mostra que quanto maior a profundidade e magnitude da mudança, maiores as chances de sucesso.
Essa circunstância provavelmente se deve ao fato de que, em uma mudança profunda, somos obrigados a modificar a cultura e a estrutura da organização. Este é o axioma no qual a "Reengenharia de Gerenciamento" se baseia. Esses aspectos culturais e estruturais, que permanecem inalterados em pequenas mudanças incrementais, são precisamente o que atrasa as mudanças.
Resumo:
Ninguém duvida que a maior fonte de vantagem competitiva esteja na capacidade da organização de mobilizar e orientar o talento de todos os seus membros. No entanto, a maioria das organizações perde esse enorme potencial. Os seguintes slogans nos permitem enfrentar com sucesso o desafio de melhorar a competitividade:
1. Neutralize os medos
2. Explique a necessidade de mudança
3. Altere o guia
4. Não permita que o urgente impeça que você realize o que é importante
5. Dê transparência à gerência: Comunique, Comunique, Comunique…
6. Use a liderança como um estilo gestão
7. Tome decisões por consenso
8. Tome decisões com base em dados, e não em opiniões
9. Estabeleça estruturas e processos organizacionais que promovam gerenciamento participativo e comunicação interna e externa
10. Orçamento e controle de despesas com base em valor agregado
11 Faça a mudança mais ambiciosa
