O feedback é uma atividade que pode se tornar uma ferramenta de aprimoramento extremamente importante, até uma vantagem competitiva; no entanto, seu uso foi esquecido por muitas organizações e seu verdadeiro objetivo foi deturpado em outras pessoas devido ao seu mau uso.
O significado original do feedback é compartilhar com uma pessoa ou um grupo deles as sugestões, preocupações e observações identificadas em algum ato ou processo, a fim de melhorar seu funcionamento. É por isso que o chamado "feedback" é excelente para eliminar erros, falhas e vícios em equipes de trabalho, pessoas e organizações inteiras.
Apesar disso, muitas empresas deixaram de lado a prática dessa prática. Eles simplesmente não têm o hábito de revisar e analisar as maneiras pelas quais trabalham. Ou porque evitam confrontar seus colaboradores; Eles tiveram experiências negativas com implementações de feedback incorretas ou simplesmente porque não levam tempo para fazê-lo. Nessas instituições, é comum que os mesmos erros sejam repetidos, pela mesma pessoa ou por outra pessoa.
Também descobrimos que as coisas sempre são feitas da mesma maneira, mas não porque elas tenham um sistema operacional eficaz, mas porque não têm inovação. Nesses casos, a falta de comunicação e assertividade torna-se uma esteira rolante como a da bagagem do aeroporto; somente, em vez de uma mala passando na nossa frente de tempos em tempos, o que reaparece são os mesmos erros e más práticas.
Por outro lado, existem empresas que praticam feedback, mas o uso incorreto desse instrumento de comunicação faz com que perca sua eficácia e, com isso, a possibilidade de se tornar verdadeiras organizações inteligentes, nas quais o aprendizado constante lhes permite desenvolver melhores execuções, reduzir custos, aumentar a eficácia, inovar, desenvolver equipe de alto desempenho, etc.
É muito fácil identificar se o significado original do feedback já foi distorcido em nossa organização. Por exemplo, se você comunica que haverá uma reunião para dar feedback, o que você acha automaticamente que são perguntas negativas, então estamos no caminho errado. Por pensar negativamente, quero dizer o seguinte tipo de associação mental em relação ao feedback: "eles vão chamar minha atenção", "eles apenas vão criticar meu trabalho e desempenho"; "Chegou a hora da tortura e das queixas"; "É a hora da vingança", "terei de ouvir os conselhos do papai ou do perfeito cavalheiro"; etc. É uma pena que um processo que possa ser tão enriquecedor e útil para gerar aprendizado e melhorar a produtividade se torne uma dor de cabeça ou um espaço para reparação ou crítica do desempenho de outra pessoa.
No entanto, nem tudo está perdido, podemos recuperar o verdadeiro senso de feedback e, com ele, as vantagens que ele pode trazer para nossa pessoa, equipe ou toda a organização. Quando aprendemos a dar e receber feedback de forma profissional, abrimos as possibilidades de aprimoramento e podemos criar uma grande vantagem competitiva em nossa empresa.
Lembremos que hoje uma das virtudes das empresas de sucesso é sistematizar seus processos de aprendizado e, para obtê-lo, precisamos capitalizar nossos sucessos e erros. Quando realizamos uma atividade relevante ou concluímos um ciclo ou processo, é importante analisar o que fizemos bem, o que podemos melhorar e o que devemos impedir que aconteça novamente, além de identificar o que causou os pontos anteriores. Esse é o coração e o objetivo do feedback, quando não o fazemos ou o recebemos com uma atitude proativa, certamente o que haverá será conseqüências negativas.
Entre eles, um dos mais comuns é que as relações profissionais são prejudicadas e a confiança entre os colegas que participaram do tempo "retro" diminui.
10 idéias práticas para obter feedback eficaz na empresa
Então, vejamos dez pontos práticos que podem ser úteis para tirar o máximo proveito dos processos de feedback em nossas organizações.
1. Dar feedback deve ser um processo frequente
Lembre-se de que o objetivo central é gerar aprendizado e aprimoramento. Infelizmente, algumas organizações só têm sessões de feedback a cada seis meses ou na revisão anual de desempenho. Imagine um tenista ou jogador de golfe cujo treinador apenas lhe diz o que melhorar uma ou duas vezes por ano. Seria terrível, porque naquela época ele certamente já havia perdido muitos torneios. Você deve receber feedback após cada torneio ou mesmo durante o mesmo. Dessa forma, você pode corrigir a tempo e melhorar seus resultados imediatamente. Nas empresas, é conveniente fazer o mesmo.
2. O feedback deve ser algo sistematizado ou estabelecido como norma
É importante incluir a sessão de feedback como parte formal de qualquer processo. Em projetos curtos, é aconselhável fazê-lo assim que terminarem e em processos mais longos, é aconselhável agendar várias sessões, para que os erros possam ser corrigidos e os sucessos possam ser capitalizados ao longo do caminho.
3. Feedback não é um debate
Este é um ponto que geralmente é esquecido e transforma sessões de feedback em verdadeiras batalhas na história. Quando alguém nos dá feedback, tudo o que precisamos fazer é ouvir, anotar e decidir o que vamos levar para o nosso crescimento e quais idéias vamos descartar. Essas sessões não devem explicar ou justificar a nós mesmos. As sessões de trabalho e análise são para discutir os pontos, as sessões de feedback não.
4. Quando damos feedback, devemos confiar nos fatos
Para manter a objetividade, precisamos descrever o que aconteceu, não nossas interpretações e opiniões sobre o assunto. Verifique antes de falar se você é apoiado por suposições ou eventos verificáveis. Lembremos que as pessoas pensam com base em nossas interpretações e perdem objetividade. Para evitar isso, devemos comentar os fatos. A maneira mais fácil de fazer isso é descrevendo o que aconteceu e citando exemplos específicos.
5. O processo ideal é face a face
Embora agora a tecnologia permita que tenhamos sessões remotas, o ideal é ter essas reuniões pessoalmente para compartilhar as informações olhando a outra pessoa nos olhos. Um erro comum é conversar olhando para o teto, o chão, as janelas etc. Isso quebra a confiança e diminui a eficácia do processo. Se você quiser fazer isso remotamente, é recomendável usar o sistema de vídeo para poder ver o outro e não apenas o sistema de áudio.
6. Dê feedback sobre as coisas que a outra pessoa pode mudar
A idéia é gerar aprendizado e aprimoramentos, pelo mesmo motivo que o foco da conversa deve incitar situações nas quais a pessoa mencionada tem possibilidades de modificação.
7. Deve ser dado sobre quem está presente
Embora isso seja óbvio, algumas pessoas confundem feedback com falar sobre os ausentes. Isso não é feedback, é fofoca. Alguém pode mudar suas ações sobre algo que não comentou? O feedback deve ser dado à pessoa envolvida.
8. Deve ser oportuno
Isso significa que não devemos deixar passar muito tempo. É inútil dar "retro" a algo que aconteceu dois meses atrás. Isso deve ser feito imediatamente, para que todos tenham em mente o que foi dito e possam corrigi-lo rapidamente.
9. Precisamos fazer isso com a intenção de ajudar, não punir
Antes de dar feedback, precisamos anotar em uma folha os pontos que abordaremos; identifique os fatos que citaremos e verifique se nossa intenção não é ridicularizar, vingar ou punir o outro. Se o fizéssemos, não apenas essa reunião será ineficaz, mas também distorceremos o significado de qualquer feedback que damos posteriormente, porque se espalhará a notícia de que estamos fazendo isso para prejudicar, não para ajudar.
10. Insira feedback nos processos de melhoria contínua
Vamos usar o feedback como uma ação comum em nossos processos de melhoria, tanto pessoais quanto em grupo. Lembre-se de que não apenas podemos dar feedback, também precisamos recebê-lo. Isso implica humildade e atitude de aprendiz. Podemos não gostar do que ouvimos, mas certamente é o que devemos ouvir.
Os pontos anteriores são idéias que podem aumentar a eficácia desses processos, mas a parte relevante aparece logo depois e consiste em fazer um esforço para colocar em prática o que ouvimos e ajudar aqueles que dão feedback a agir em seus próprios desafios. Por fim, o que buscamos é alcançar melhores níveis de execução e resultados.
